Consejos para dirigir reuniones eficaces con el personal

Las reuniones suelen ser un desperdicio de tiempo y no tienen resultados medibles. Los ejecutivos superiores asisten a reuniones con actitudes escépticas y estrategias de salida en mano. 

Puede pensar que no es mucho lo que está en juego durante las  reuniones de trabajo en su pequeña empresa . Se trata de su negocio; usted decide si una reunión es importante. Sin embargo, si les paga a los miembros del personal para que asistan, considere los costos. 

Si una reunión de 90 minutos le cuesta $750 dólares en nóminas y $75 en refrigerios, mientras que todo el trabajo se estanca, ¿vale la pena? ¿Justificarán sus resultados el costo y la pérdida de 90 minutos de productividad? 

Aquí le contamos cómo dirigir reuniones de calidad para su pequeña empresa.  

¿Cómo se facilita una reunión? 

Las reuniones eficaces requieren: 

  • Planificación 
  • Administración del tiempo y del personal durante la reunión 
  • Seguimientos posteriores a la reunión 

Planificación 

Agendas típicas de una reunión: 

  • Realizar una lluvia de ideas sobre soluciones a desafíos y enfoques respecto a nuevas oportunidades. Se identificó un problema u oportunidad en su negocio. Actualmente, no sabe cómo avanzar. Deberá  realizar una lluvia de ideas  con su equipo. 
  • Diseñar o actualizar un producto o servicio. Su equipo tiene una idea. Ahora tienen que reunirse para planificar su ejecución. 
  • Comunicar información importante. Su negocio está creciendo y los nuevos avances tendrán un efecto sobre el personal. Usted desea comunicar estos cambios a todo el equipo al mismo tiempo. 
  • Proporcionar un foro para recibir comentarios. Usted desea saber qué piensa un grupo o cuáles son sus inquietudes actuales. Una reunión es la oportunidad para compartir las ideas y los pensamientos. 

Actualmente, las reuniones se llevan a cabo con todas las personas físicamente en el mismo salón o con algunos asistentes virtuales. Participantes de diversas partes del mundo y diferentes zonas horarias pueden asistir a reuniones gracias a las  soluciones para reuniones en línea. Ahora una reunión suele definirse solo por el tiempo, no por la ubicación. Es más fácil asistir a las reuniones establecidas solo por el tiempo, pero eso no significa que debe haber una mayor cantidad de ellas. 

¿Necesita celebrar una reunión? 

Esta es la pregunta más crítica en la etapa de planificación previa a la reunión: ¿necesita celebrar una? ¿Es una reunión de grupo (digital o física) la mejor manera de resolver el problema? ¿Ya agotó otras formas de manejar su situación sin éxito? 

Si utiliza otras formas de herramientas de comunicación grupal como el correo electrónico, las plataformas de gestión de proyectos y la administración de relaciones con el cliente (CRM) o el software de ventas, ¿hay algo que se pueda hacer en una reunión que estas herramientas no puedan? ¿Trabajan bien los equipos de forma conjunta con estas herramientas? 

¿Tendrá éxito su equipo si les distribuye preguntas, tareas o anuncios a través de un  software de gestión de proyectos

Celebre una reunión de grupo solamente si cree que ofrecerá la mejor solución para su actual problema. 

¿Cuál es el tema y el resultado deseado de la reunión? 

Una vez que ha decidido celebrar una reunión, defina el tema a tratar y determine cuál sería un resultado exitoso. 

Ejemplo de tema para reunión: su empresa de fabricación tiene un conflicto de recursos. 

La empresa tiene dos órdenes personalizadas de producción de dispositivos. Desafortunadamente, hay fechas de entrega en conflicto porque ambos pedidos tienen un tipo específico de widget personalizado (tipo Z) en sus núcleos. El dilema es que solo se cuenta con una máquina que fabrica  widgets Z personalizados.  

Resultado deseado de la reunión: descubrir una manera de entregar ambos pedidos a tiempo. 

Crear una agenda de reunión 

Ya definidos el tema y el resultado de la reunión, es momento de crear una agenda detallada de la misma. 

En Internet encontrará muchas plantillas para agenda de reuniones. Por ejemplo, esta  agenda clásica de reunión  para Microsoft Word puede satisfacer mucha necesidades de la pequeña empresa. 

Cada reunión es diferente. Perfile los pasos específicos de los desafíos de cada reunión hacia su objetivo. Defina cada parte de la reunión y divídala en secciones cronometradas. En consecuencia, las reuniones pueden durar de algunos minutos hasta varios días. 

Este es un ejemplo de esquema de agenda para una reunión de una hora: 

  • Presentaciones de los asistentes: 10 minutos 
  • Explicación del tema: 10 minutos 
  • Lluvia de ideas: 20 minutos 
  • Selección de la mejor solución: 10 minutos 
  • Documentación de la solución y asignación de tareas: 10 minutos

Durante la reunión 

En la reunión real, un cronómetro puede ayudar a que el equipo mantenga el enfoque. Además, motiva a los asistentes a seguir avanzando y a no distraerse con detalles que no son esenciales. 

Pida a los participantes que guarden las ideas y preguntas no relacionadas con el tema para otro momento. 

Recuerde que todos difieren en la manera de aprender y procesar la información. Si alguien está luchando con un concepto, pregúntele qué necesita. 

¿Serviría dibujar el concepto? ¿Organizarlo en notas adhesivas? ¿Volver a revisarlo después por escrito? Si dispone de un equipo pequeño, con el transcurso del tiempo, entenderán más sobre cómo procesar las ideas. 

Desafíe a los participantes de las reuniones a que compartan sus ideas. Un miembro del equipo que se queda callado podría tener las mejores sugerencias, aunque puede que no le guste hablar ante grupos o frente al jefe. 

¿Quiénes deben estar en la reunión? 

Incluya el menor número de personas posible. Un grupo más ajustado mantendrá el enfoque de la reunión. Si es necesario, puede invitar a más colaboradores a una reunión futura. 

En el ejemplo de fabricación, el equipo mínimo debería incluir: 

  • Un miembro del equipo que comprenda el proceso de fabricación en su conjunto. 
  • Un miembro del equipo que maneje la máquina que fabrica widgets Z. 
  • Un miembro del equipo que comprenda a los clientes. 

Los miembros teóricos y prácticos del equipo suelen encontrar las mejores soluciones conjuntamente.  

Por ejemplo, un operador de la máquina tipo Z conoce los límites de ella y cuánto tiempo tarda en limpiarse y restablecerse. Un ingeniero, considerando la situación en su conjunto, podría encontrar una forma de variar el orden de la construcción del dispositivo.  

La solución: para la empresa A, el widget Z será la primera parte del proceso de ensamblaje. Para la empresa B, el widget Z será la última parte. Los equipos podrán comenzar a ensamblar un conjunto de dispositivos sin el widget Z. Las empresas A y B recibirán sus encargos a tiempo. 

Después de la reunión:

  • Realice un seguimiento de los participantes de la reunión. 
  • Averigüe si las ideas y soluciones propuestas van avanzando. 
  • Determine los próximos pasos. 
  • Esté abierto a los comentarios para mejorar reuniones futuras.

Comience con estos consejos. Impresione al personal y a sus posibles socios comerciales con reuniones productivas y bien planificadas. 

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