Conoce tu ROI para las reuniones online

Por Dianna Booher, redactora invitada de Microsoft

Conoce los números. No los números de la empresa, sino de tu propio equipo. Las reuniones online pueden ahorrarte una enorme cantidad de tiempo y dinero en costos de desplazamientos y productividad. Y eso asumiendo que la reunión sea realmente necesaria.

Considera la rentabilidad de la inversión de todas las reuniones para determinar si más reuniones presenciales podrían (y deberían) ser reuniones online, y qué reuniones podrían cancelarse por completo.

Conoce tu ROI

Los planificadores de convenciones y las empresas de seminarios públicos pueden decirte exactamente la rentabilidad de la inversión (ROI) que prevén para su capital de inversión. Sus hojas de cálculo mostrarán el costo por reunión para el alquiler de la propiedad, presupuesto del orador, catering, entretenimiento y publicidad, entre otros. También cuentan con una hoja de cálculo para los ingresos, que incluye las inscripciones generales, inscripciones antes y después de la conferencia, ventas de productos y concesiones. Por último, su hoja de cálculo procesará el beneficio con el cien por cien de asistencia, noventa por ciento de capacidad, ochenta por ciento de capacidad y así sucesivamente.

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Para tener éxito como al coordinar reuniones online, también necesitarás calcular tu ROI para las reuniones de personal o reuniones de proyecto y asegurarte de que generas valor.

Paso 1: Estima el salario anual promedio de los asistentes a la reunión (o el salario real, si lo conoces).

Paso 2: Divide ese número entre 2087 horas (el número promedio de horas de trabajo anual, estimado por la Oficina de Personal de EE.UU.). El resultado será el salario promedio por hora de los asistentes.

Paso 3: Multiplica el salario promedio por hora por el número de personas en la reunión online.

Paso 4: Multiplica ese costo por hora por el número de horas de reunión estimadas. (Por ejemplo: Multiplica por 1 si la reunión durará 1 hora. Multiplica por 1.5 si la reunión durará 90 minutos, etcétera).

Un ejemplo práctico:

$100,000 = Salario base anual promedio de los asistentes

$140,000 = Costo total real promedio de los asistentes (multiplicado por 1.4 para tener en cuenta el salario base, los impuestos y los beneficios)

$60.08 = Salario por hora promedio de los asistentes

X 7 = Personas en la reunión

$469,56 = Costo de la reunión por hora para 7 personas

X 1.25 = Reunión de 75 minutos

$586.95 = Costo de una reunión de 75 minutos (sin incluir el costo de la plataforma para la reunión)

El total de $586.95 representa el costo de la reunión. Considera el resultado de la reunión. ¿Compensan las ideas, decisiones y recomendaciones ese costo? Tú decides. Pero ese resultado es la rentabilidad del costo de la reunión. Por supuesto, no siempre es posible anticipar el ROI en la fase de planificación, pero hay veces que sí. A menudo, puedes determinar de forma inmediata que la agenda que tienes en mente no merece el tiempo de planificación dedicado a esta cuestión. Con esa información, puedes cancelar la reunión o ajustar tu agenda.

Afrontar los hechos

Mira atentamente la programación regular de reuniones de proyectos, reuniones de personal y reuniones con los clientes. Haz las cuentas. Comprueba el resultado típico de las reuniones. Plantea las preguntas difíciles:

  • ¿Cuál es el costo real de la reunión en tiempo y dinero?
  • ¿Qué reuniones ofrecen resultados reales?
  • ¿Qué reuniones presenciales pueden convertirse en reuniones online para ahorrar tiempo y dinero?
  • ¿Qué reuniones pueden evitarse por completo?

Ahora estás preparado. ¡Afronta lo evidente!

Dianna Booher es autora de 47 best sellers, con ediciones publicadas en 60 idiomas. Ayuda a las empresas a comunicarse de forma clara y a los jefes a ampliar su influencia con una fuerte presencia ejecutiva. Es redactora habitual para Forbes, HuffPost y The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

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