Consejos esenciales para proteger los datos de los clientes

Con la cantidad de violaciones de datos incrementado día a día, actualmente es más importante que nunca que todas las empresas tomen medidas para proteger los datos de los clientes. Es importante tener un enfoque proactivo ya que es mejor que reaccionar ante un desastre que se pudo prevenir, lo cual podría costarle a una empresa su reputación, clientes e ingresos.

Aprende a proteger la información de los clientes con unos cuantos consejos sólidos para mantener felices a los clientes y segura a la empresa.

Conoce lo que posees y en dónde se ubica

Una de las primeras cosas que deben tomarse en cuenta es realizar un balance. ¿Qué tipo de datos de los clientes se poseen? ¿Números de tarjetas de crédito? ¿Números del INE o IFE? ¿Direcciones personales?

Además, se debe saber en dónde y cómo se almacena toda esta información confidencial y personal. Puede estar en teléfonos celulares, unidades USB, tabletas, computadoras o incluso en servidores. Organiza todos estos datos por tipo y ubicación, asegurándote de que todo se actualice conforme a esto.

No olvides lo básico

Antes de invertir grandes cantidades de tiempo y dinero en software de seguridad, es recomendable iniciar con lo básico. Instala software antivirus y de seguridad en todas las computadoras y dispositivos de la empresa (y asegúrate de que siempre estén actualizados).

Debido a que es probable que recibas correos de nuevos contactos a diario, nada es mejor que ser precavido al abrirlos. Del mismo modo en el que uno se mantiene al día con las últimas tendencias sociales, es importante mantenerse al día con los últimos virus, malware y riesgos de seguridad.

Involucra a tus empleados

Aprender a proteger los datos de los clientes no servirá de mucho si los mismos empleados se vuelven un riesgo. Enseña lo que aprendas a tu equipo, para que puedan contribuir y ayudarte a mantener segura la información confidencial.

Realiza juntas con frecuencia para discutir los pasos que todos deben realizar, las nuevas medidas de seguridad que se piensan colocar y cómo usarlas. Lo único que hace falta es una pequeña falla para que ocurra una violación de datos.

Quédate únicamente con lo que necesites

Durante el tiempo que manejes tu negocio es muy probable que se recolecte mucha información de los clientes. Revisa poco a poco todos los datos para determinar cuáles son esenciales y cuáles son superfluos. No te quedes con nada innecesario y mucho menos sigas recolectándolo.

Recuerda, tienes obligación de proteger todos los datos confidenciales y privados que te hayan sido provistos. Además, asegúrate de que únicamente utilices información como números de INE o de tarjetas de crédito para fines legítimos y absolutamente necesarios.

Limita el acceso de tus empleados a los datos

No hagas que tu compañía se vuelva una escena salida de una película de terror en la cual el terror viene desde dentro de la casa misma. En otras palabras, tus empleados deberán tener únicamente acceso a los datos de los clientes que necesitan para realizar su trabajo. Esto se vuelve particularmente importante si se tiene una pequeña empresa con unos cuantos empleados.

Revisa los deberes de cada empleado y compáralos con la información del consumidor que necesitan para llevarlos a cabo. No sería muy agradable descubrir que uno de tus empleados es el criminal que estás tratando de alejar de tu empresa.

Considera usar un servidor dedicado

Si tienes una pequeña empresa, quizás utilices un servidor compartido para ahorrar dinero. Aunque se entiende, es de igual forma un riesgo. No sabes quién tenga acceso a ese servidor o el tipo de información almacenada y visible en el servidor.

Por encima de todo, no permitas que las debilidades o riesgos de alguien más se vuelvan tuyas. Un servidor dedicado disminuye los riesgos e incrementa la tranquilidad, seguro vale la pena el gasto.

Destruye documentos físicos confidenciales

Quizás no lo sepas, pero la ley requiere que te deshagas de toda la información de los clientes utilizada con fines comerciales. Llevar a cabo esto significa que es necesario quemar o destruir documentos que contengan información sensible o confidencial. Toma en cuenta el tiempo que debes conservar los documentos comerciales necesarios y asegúrate de destruirlos una vez que ya no sean necesarios.

Cabe señalar que esto también es válido con archivos digitales. Ten en cuenta que simplemente el presionar “eliminar” en tu computadora no elimina por completo los archivos del sistema. Además de llevar a cabo la práctica de vaciar la papelera de reciclaje (Windows) o la carpeta de basura (Mac), existen programas para eliminar software por completo que destrozan de forma digital los archivos confidenciales de las computadoras y discos duros de tu empresa. Asegúrate de darles uso.

No olvides la seguridad física

Sólo imagina la vergüenza de comprar el programa de seguridad digital más sofisticado para que al final entre un ladrón por una puerta abierta y se lleve una computadora o disco duro. Incluso aunque el criminal no pueda acceder a la información, los datos no dejan de estar en las manos equivocadas y no existe forma de saber si alguien más será capaz de acceder a dicha información confidencial eventualmente.

Implementa las medidas necesarias para reforzar la seguridad física, tales como comprar cables y cerrojos de calidad, almacenar los archivos y documentos físicos confidenciales en un cuarto cerrado y asegurarte de que los empleados apaguen sus equipos. Además, puedes establecer controles de acceso en tus instalaciones para que sepas quién tiene acceso a ciertos lugares e información. Incluso si trabajas desde tu hogar, tener seguridad adicional para tu negocio nunca es una mala idea.

Idealmente, lo que quieres lograr es reducir tus vulnerabilidades al aprender a proteger la información de los clientes.