Uso compartido seguro de archivos para pequeñas empresas

Como empleado o propietario de una pequeña empresa, a menudo necesitas compartir archivos con tus compañeros de trabajo y clientes. Pero ¿es seguro tu método actual de uso compartido de archivos? ¿Mantienes protegidos y seguros tus registros importantes y datos confidenciales? 

Vamos a explorar las ventajas y desventajas del uso compartido seguro de archivos.  

¿Qué es el uso compartido seguro de archivos? 

El uso compartido de archivos es simplemente el acto de enviar archivos a otra persona. En el pasado, es posible que hayas enviado archivos como adjuntos en los correos. Luego, la otra persona podía editarlos y enviártelos de nuevo, y así sucesivamente. 

Es posible que incluso hayas usado un sitio para uso compartido de archivos. Ambos métodos plantean varios riesgos de seguridad. 

El uso compartido seguro de archivos es el acto de compartir archivos para que estén protegidos contra amenazas online y solo puedan acceder a estos las personas a las que el propietario haya concedido permiso. Los servicios de almacenamiento en la nube ofrecen un uso compartido seguro de archivos y protección con las siguientes características de seguridad: 

  • Acceso basado en permisos 
  • Acceso protegido con contraseña 
  • Cifrado de archivos 
  • Supervisión de actividades de inicio de sesión sospechoso  
  • Detección de virus  
  • Detección de ransomware 
  • Autenticación en dos fases 
  • Vínculos de uso compartido que expiran 

Estas características de seguridad ayudan a garantizar que solo las personas con permiso puedan acceder al archivo. Además, ayudan a proteger los archivos contra hackers, malware y otras amenazas online. 

¿Qué tipos de archivos deben compartirse de forma segura? 

Idealmente, todos los archivos que tu negocio comparte internamente o con los clientes deben estar protegidos. El uso compartido de archivos funciona para todos los archivos empresariales, entre los que se incluyen los siguientes: 

  • Información legal 
  • Datos financieros 
  • Información sobre personal o recursos humanos 
  • Información privada de los trabajadores 
  • Proyectos secretos 
  • Planes de adquisición o fusión 

El uso compartido seguro de archivos protege los archivos de un acceso inapropiado, de actores malintencionados, ransomware, virus y otras amenazas online.  

Métodos de uso compartido seguro de archivos 

El 58% del tiempo, las víctimas de ciberataques son pequeñas empresas. Los proveedores de almacenamiento en la nube conocen bien este problema. Saben que la seguridad de los archivos y datos es una preocupación seria. Muchos incluyen las siguientes características para ayudar a proteger los archivos: 

  • Protección con contraseña. Puedes enviar vínculos a archivos protegidos con contraseña. Solo los destinatarios que conocen la contraseña pueden acceder al archivo.  
  • Vínculos con fecha de expiración. Los vínculos con fecha de expiración revocan el acceso después de cierto tiempo. Permiten que los destinatarios tengan acceso a los archivos durante un período de tiempo limitado. 
  • Permisos variados. Con los permisos de acceso a los archivos, puedes seleccionar quién puede ver, comentar, editar o volver a compartir los archivos. Por ejemplo, puedes limitar el acceso a una persona, un grupo, todos los empleados de la compañía o cualquier usuario.   
  • Historial de versiones. Alguien puede hacer modificaciones no deseadas en un archivo compartido. El historial de versiones te permite restaurar un archivo al borrador anterior. 
  • Papelera de reciclaje. Puedes eliminar un archivo sin querer. En este caso, puedes restaurar archivos desde la papelera de reciclaje
  • Protección contra la eliminación masiva de archivos. Puedes eliminar un gran número de archivos por accidente. En ese caso, tu proveedor de almacenamiento en la nube te enviará una alerta. También enumerará los pasos para recuperar esos archivos. 
  • Supervisión de actividad. Los proveedores vigilan y bloquean los intentos de inicios de sesión sospechosos. La vigilancia automatizada evita el acceso no autorizado a tu cuenta. 
  • Cifrado. Con el almacenamiento en la nube, un tipo de código de cifrado siempre oculta tus archivos a los hackers entrometidos. 
  • Detección de virus. Los archivos se examinan durante el proceso de descarga en busca de virus conocidos. 
  • Protección física. Los centros de datos donde se almacena tu contenido tienen responsables de seguridad y sensores de movimiento. También usan vigilancia mediante video y alertas de detección de intrusiones. 
  • Protección de red. Las redes dentro y fuera de los centros de datos tienen firewalls. Estos limitan el tráfico desde ubicaciones no autorizadas. 
  • Supervisión del teléfono. Los equipos de software supervisan y corrigen los problemas de seguridad apenas surgen. 
  • Almacenes. Tienes que verificar tu identidad antes de poder tener acceso a estas carpetas seguras. Protegen archivos en caso de que una persona tenga acceso a tu dispositivo o cuenta. 

Cómo proteger mejor los archivos de almacenamiento en la nube 

El almacenamiento en la nube es seguro. Aun así, puedes tomar más medidas para proteger tus archivos tanto en el almacenamiento como en tus dispositivos. Puedes:  

Crear una contraseña segura. 

Una contraseña segura es una primera línea de defensa eficaz. Puede impedir que las personas no autorizadas tengan acceso a tus archivos. Tu contraseña debe: 

  • Tener ocho caracteres o más. 
  • No contener palabras completas. 
  • No incluir nombres de usuario o nombres reales. 
  • Ser diferente de otras contraseñas tuyas. 
  • Usar letras mayúsculas y minúsculas.  

Usar autenticación en dos fases.

La autenticación en dos fases protege tu cuenta contra los hackers. Forma parte de un proceso avanzado de inicio de sesión. Tu proveedor de almacenamiento en la nube te enviará un código a tu smartphone, correo o aplicación. Luego, puedes escribirlo y acceder a tus archivos.  

Habilita el cifrado de archivos en los dispositivos móviles

Tu proveedor puede cifrar los archivos que conservas en la aplicación móvil para iOS o Android. Este cifrado protege tus datos cuando otra persona usa tu smartphone. Si piratean o roban tu smartphone, el cifrado puede darte tranquilidad. Es un requisito indispensable si almacenas archivos en tu smartphone. 

Trabaja en colaboración con archivos compartidos 

La colaboración ocupa la mayor parte de nuestro tiempo en el trabajo. Con esto en mente, los servicios de almacenamiento en la nube ofrecen características para ayudar a los equipos a trabajar en colaboración con archivos. Todos los cambios o comentarios en los archivos se sincronizan en tiempo real, por lo que los miembros de los equipos siempre están trabajando en un documento actualizado.  

Hay varias cosas que los destinatarios pueden hacer con los archivos compartidos. Entre ellas se incluyen: 

  • Ver. Cualquier persona con la que hayas compartido el archivo puede verlo. Para ello, no necesita iniciar sesión en la plataforma de almacenamiento en la nube.  
  • Descargar. Las personas con las que hayas compartido el archivo pueden descargarlo. Si deseas más seguridad, puedes optar por bloquear las descargas.  
  • Editar. Con permisos totales de edición, el destinatario puede editar tu documento. Es mejor habilitar el control de cambios antes de compartir para que después puedas aprobar o rechazar las modificaciones.  
  • Comentar. Las personas con acceso al archivo pueden agregar y responder comentaros en él.  
  • Colaborar. Varias personas pueden editar el archivo al mismo tiempo con la colaboración en tiempo real. Todos los cambios en los archivos se sincronizarán en tiempo real y se actualizarán automáticamente para todos los editores. 
  • Compartir. Las personas con permisos de edición pueden compartir tu archivo. Sin embargo, las personas sin permisos de edición pueden reenviar el vínculo si así lo deciden. Algunos servicios permiten deshabilitar el uso compartido para los usuarios. 

Elije una solución segura de uso compartido de archivos 

Hay varias opciones de uso compartido de archivos en el mercado. Cuando revises tus opciones, presta atención a estos requisitos indispensables:  

  • Opciones de seguridad. Elige una solución con opciones de seguridad sólidas. Los vínculos protegidos por contraseñas y permisos son fundamentales. Los vínculos que expiran son útiles si compartes contenido con socios externos.  
  • Cifrado. Tus archivos necesitan estar seguros cuando los compartes y mientras están en el almacenamiento. Elige un proveedor que use cifrado.  
  • Facilidad de uso. Tu solución de almacenamiento necesita ser fácil de usar. Debes ser capaz de compartir rápidamente, recibir y trabajar con los miembros de tu equipo en los archivos. Además, no debes tener problemas para cambiar los niveles de permisos. 

Uso compartido seguro de archivos para tu equipo 

El uso compartido de archivos acelera los proyectos. Pero sin precauciones adicionales, tus datos pueden estar en riesgo. El uso compartido seguro de archivos simplifica los flujos de trabajo del equipo y protege tus archivos.  

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