¿Alguna vez te ha parado en seco un mensaje de correo como este? “El archivo que intentas enviar supera el límite de tamaño permitido para el correo electrónico”. Por suerte, hay otras opciones para enviar archivos grandes.
Vamos a explorar otras formas de enviar archivos grandes y ayudarte a decidir cuál es la mejor.
Por qué no puedes enviar archivos grandes como datos adjuntos
Puede ser frustrante ver tu correo devuelto o bloqueado debido a un adjunto grande. ¿Por qué sucede esto?
La mayoría de los proveedores de servicios de Internet (ISPs) y proveedores de correo electrónico limitan los tamaños de los archivos que puedes cargar o enviar por correo. Estos límites impiden que cantidades de enormes de datos ralenticen sus servicios. Los límites de tamaño varían de un proveedor de servicios a otro.
A veces, puedes adquirir la capacidad de transmitir archivos más grandes. Por ejemplo, algunos proveedores de correo empresarial te permiten enviar archivos de hasta 150 MB, lo cual supera con creces el límite habitual. Sin embargo, no tienes que actualizar tu cuenta de correo para enviar archivos grandes. Hay otros métodos para enviar datos adjuntos grandes que no requieren que cambies tu nivel de servicio.
Los mejores métodos para enviar archivos grandes
Si tu archivo es demasiado grande para enviarlo por correo, tienes otras tres opciones para hacerlo.
Almacenamiento en la nube
Aunque el almacenamiento en la nube suele verse como una herramienta para almacenar y proteger archivos, también es genial para enviar o compartir documentos grandes y elementos multimedia. Después de cargarlos en el almacenamiento en la nube, puedes compartirlos con un vínculo simple, independientemente de su tamaño.
Si estás trabajando en un documento o una hoja de cálculo, probablemente verás un botón Compartir en la esquina superior. Al hacer clic en ese botón, se generará un vínculo que puedes enviar por correo, chat o mensaje de texto.
Si estás viendo tus archivos en la nube en una carpeta, puedes hacer clic con el botón derecho en un archivo para que aparezca la opción para compartir. Incluso puedes compartir una carpeta entera.
Software de chat y reuniones
Las plataformas de comunicación y colaboración combinan chat en el lugar de trabajo, videoconferencias y almacenamiento de archivos. Estos sistemas suelen estar integrados con almacenamiento en la nube y facilitan el envío de archivos por chat.
Sitios de transferencia de archivos
Los sitios de transferencia de archivos permiten cargar un archivo grande y luego enviar un vínculo a alguien para que pueda descargar el archivo. Algunos sitios ofrecen este servicio y otros necesitan una suscripción.
Antes de usar sitios como estos, ten en cuenta los protocolos de seguridad que tienen implementados. Estos sitios probablemente no tienen protocolos sólidos de seguridad o privacidad. Debido a esto, es mejor usar un proveedor de almacenamiento en nube para compartir archivos.
Las ventajas de enviar archivos grandes a través del almacenamiento en la nube
Después de todo, enviar archivos grandes a través del almacenamiento en la nube es la manera más segura y rentable de hacerlo.
El almacenamiento en la nube tiene muchas más ventajas que otros métodos, entre las que se incluyen las siguientes:
Facilidad de uso
Puedes enviar archivos grandes a través de una invitación de correo o un vínculo directo. Los destinatarios simplemente hacen clic en el vínculo para tener acceso al archivo. No necesitarán una cuenta con el proveedor de almacenamiento en nube para usar el vínculo.
Seguridad
Los servicios de almacenamiento en la nube son muy seguros. Incluyen características como cifrado de archivos, supervisión de actividad inicio de sesión sospechoso, detección de ransomware, detección de virus, autenticación en dos fases y vínculos de uso compartido protegidos con contraseña. Si tus archivos son confidenciales, el almacenamiento en la nube ofrece las mejores garantías. Además, para garantizar que solo las personas adecuadas tengan acceso a tus archivos compartidos, puedes enviarles vínculos protegidos con contraseña que expiran después de un tiempo.
Permisos
Cuando envías archivos con el almacenamiento en la nube, puedes establecer los permisos de acceso para restringir quién puede verlos, comentar en ellos, editarlos o volver a compartirlos. Por ejemplo, puedes limitar el acceso a una persona, un grupo, todos los empleados de la compañía o cualquier usuario.
Recuperación
También puedes protegerte de los errores humanos. Si tu destinatario elimina el archivo, puedes recuperarlo de la papelera de reciclaje. Si accidentalmente modifica tu archivo, puedes restaurar el borrador anterior usando el historial de versiones integrado.
Copia de seguridad
Todos los archivos que mantienes en el almacenamiento en la nube tienen una copia de seguridad. Si tu computadora se pierde, te la roban o se descompone, seguirás teniendo tus datos.
Colaboración
Probablemente hay una razón por la que estás compartiendo un archivo grande. En la mayoría de los casos, querrás que otra persona trabaje con el archivo. La colaboración es una de las ventajas principales del almacenamiento en la nube. Puedes compartir archivos grandes con tus compañeros de trabajo. Luego, ellos pueden sugerir o realizar modificaciones en tiempo real. Incluso puedes controlar los cambios para ver qué elementos agregan o eliminan los demás.
Menos almacenamiento
El uso de almacenamiento en la nube ocupa menos almacenamiento local en tu dispositivo y menos almacenamiento de tu cuota de correo asignada.
Costo
La mayoría de los servicios de almacenamiento en la nube ofrecen un plan gratuito y un plan de pago. Si estás usando el plan de suscripción, ¿por qué deberías pagar más para actualizar tu servicio de correo o adquirir un servicio de un sitio de transferencia de archivos?
Enviar archivos grandes con correo puede ser una experiencia frustrante. Afortunadamente, el almacenamiento en la nube es un método rápido, seguro y rico en características para enviar archivos de gran tamaño.