¿El solo hecho de pensar en tener demasiados correos electrónicos te hace sudar frío? ¿Tu buzón es una mezcla desordenada de mensajes no leídos y tareas guardadas para más adelante?
No tiene por qué ser así. El sueño de una bandeja de entrada organizada puede parecer muy lejano, pero está más cerca de lo que crees.
El correo electrónico, como cualquier otra herramienta, le agrega valor a tu vida si lo usas correctamente. Con un plan inteligente, puedes convertir la bandeja de entrada en uno de tus mejores aliados en términos de la comunicación.
Tu correo electrónico es parte de tu identidad: cuídalo
Este principio podría considerarse como regla de oro de la administración del correo electrónico. Como eres una persona ocupada, es imprescindible que tu dirección de correo electrónico solo la tengan quienes la necesitan. Si está en demasiados lugares, sin lugar a dudas tu bandeja de entrada se desbordará.
Un método para proteger tu identidad es tener un par de direcciones. Tienes tu dirección de correo electrónico “real”, la que usas todos los días. La dirección alternativa es la que puedes usar para completar formularios, hacer compras en línea, etc. Esa segunda dirección dirigirá todos los mensajes promocionales y otro correo basura para que tu dirección principal siempre esté limpia.
En un mundo donde muchas personas intentan mantener un equilibrio laboral y personal, las direcciones de correo electrónico separadas son un excelente lugar para comenzar. Solo tienes que usar una aplicación con la que puedas administrar fácilmente ambas cuentas en un solo lugar, pero por separado.
No esperes que la bandeja de entrada se organice sola
La procrastinación puede darte problemas en muchas áreas de la vida. Eso es especialmente cierto cuando se trata de los correos electrónicos. Si no te encargas de los correos electrónicos poco después de que lleguen, pronto tendrás un desastre en las manos.
Intenta establecer un horario para revisar la bandeja de entrada. Por ejemplo, puedes administrar los correos electrónicos tres veces al día. Haz esta tarea por la mañana, después de almuerzo y antes de irte a casa. Con tres veces al día que la revises, estarás lo suficiente al corriente sin haber ocupado todo el día.
Usar la tecnología a tu favor es útil en esta búsqueda. Prueba la característica Reproducir mis correos electrónicos de Outlook para iOS. Esta característica lee los correos electrónicos en voz alta y te ofrece un práctico resumen de tu bandeja de entrada y de tu calendario.
Ya sea que lo uses para ver qué hay de nuevo en tu bandeja de entrada en el trabajo o para una cuenta personal, puedes leer los mensajes y hacer acciones en ellos simplemente con comandos de voz o deslizando un dedo para clasificarlos sobre la marcha. Si quieres responder un correo electrónico, simplemente dicta un mensaje corto y envíalo. Es ideal para que te pongas al día en la mañana mientras te vas al trabajo o durante la hora del almuerzo, cuando es probable que tengas las manos ocupadas en otra cosa.
Eliminación implacable
Borrar un correo electrónico puede ser difícil. Incluso si piensas que nunca más vas a necesitar ese mensaje, sigue siendo duro presionar el botón… pero tienes que hacerlo.
Es fundamental borrar los correos electrónicos intrascendentes, porque pueden tener un costo mental si los dejas ahí. La sensación de desorden en tu bandeja de entrada te puede abrumar, incluso si esos mensajes no son necesarios. Si borras correos del trabajo con frecuencia, estás dando un pequeño paso para tener menos estrés.
¿Todavía no te convences de poder adquirir este hábito? Prueba con un paso intermedio: en lugar de borrar los correos electrónicos de inmediato, desliza el dedo para programarlos para que vuelvan a tu bandeja de entrada en un momento más adecuado. De lo contrario, borra el resto y disfruta el fin de semana.
No necesitas una novela
Todos somos culpables de usar demasiadas palabras de vez en cuando. Es fácil dejarse llevar en los correos electrónicos cuando un mensaje más corto serviría sin problemas.
Aprende a escribir mensajes más cortos cuando te escribas con colegas y clientes, así como con amigos y familiares. Con correos electrónicos más cortos, ahorrarás tiempo y tu mensaje será más claro.
Escribir correos electrónicos cortos e informativos es todo un arte. Al principio puede parecerte difícil, pero mejorarás con la práctica. Pronto te darás cuenta de que tus mensajes no tiene más que algunas pocas frases.
También puedes usar viñetas para presentar ideas de manera rápida y concisa. Los destinatarios de los mensajes quedarán felices con estos correos cortos y tú podrás hacer más cosas día a día.
El equipo del Centro de crecimiento se ocupa de ayudarte a iniciar, administrar y llevar adelante tu empresa.