Archivado de emails: 5 razones por las que esta es la mejor función de correo que nunca usas

Ya sea que trabajes en el mundo corporativo o no, tal vez envíes y recibas múltiples correos todos los días. Es una forma rápida y conveniente de comunicarte con pares, colegas, clientes, amigos y familiares. Por supuesto, el email es una herramienta de comunicación muy popular para las empresas, en parte debido a su capacidad de documentar conversaciones y funcionar como un repositorio de información con capacidad de búsqueda.

De hecho, existen estudios que sugieren que tres cuartas partes de la propiedad intelectual de una organización está dentro de los sistemas de email y mensajería. Eso significa que es importante proteger estos datos y no solo enviarlos a la papelera. Pero mantener tanta información puede sobrecargar los servidores de almacenamiento de tu empresa.

Entonces, ¿cuál es la mejor solución?

El archivado de emails no es nuevo. Hace años que existe esta herramienta, ¿por qué la usan tan pocas empresas? Aquí presentamos cinco beneficios de usar la solución de archivado de emails:

  • Almacenamiento. Cuando se archiva datos de correo electrónico en servidores dinámicos, puede reducirse significativamente el desempeño, ya que los servidores se llenan. La únicas opciones que quedan son eliminar correos (no es una buena idea ya que pueden perderse datos importantes de forma definitiva), o almacenarlos en cualquier otro lugar. El archivado de emails responde a esta segunda opción y traslada datos a un servidor seguro fuera de las instalaciones o el entorno de la nube. Algunas soluciones usan la compresión avanzada y/o duplicación para reducir el espacio de disco requerido en el archivo, a veces en un 50 por ciento o más.
  • Restauración. En función de las soluciones de copia de seguridad que tengas, el archivado de emails puede acelerar el proceso cada vez que necesites restaurar datos. Esto se debe a que los datos archivados ocupan menos espacio. Además, se agiliza y facilita la restauración de correos no archivados ya que se disminuye la carga de datos en el servidor.
  • Seguridad. Solo porque tus antiguos correos están "fuera de la vista" y almacenados en otro lugar no significa que no tengan la misma protección que los correos en el entorno de tu bandeja de entrada dinámica. Si tienes la solución de archivado de emails correcta, tus datos se conservan inmutables y protegidos con copias de seguridad de datos constante y excelentes funcionalidades de recuperación ante desastres. Para un mejor servicio, busca un proveedor que ofrezca fiabilidad, disponibilidad y desempeño con un tiempo de actividad garantizado del 99.9 por ciento y acuerdo de nivel de servicio con respaldo financiero.
  • Productividad. Cuando tus servidores estén saturados con toneladas de datos de correo, la búsqueda de un email o asunto específico puede ser lenta y difícil. Además, al deshacerte de los límites de la casilla de email y configurar automáticamente el archivado de emails, los empleados ya no tienen que emplear su valioso tiempo eliminando correos o trasladándolos a archivos PST como antes. Finalmente, cuando les das a tus empleados acceso fácil a datos de correo archivados y con copia de seguridad, colocas el poder en sus manos: eso significa que no tendrán que pedirle al equipo de TI que lo haga en su lugar.
  • Cumplimiento. La mayoría de las industrias necesita que las organizaciones guarden los registros comerciales, y dado que los correos con frecuencia contienen esos registros, eliminarlos no es una opción. Algunas industrias, como la de la salud, los servicios financieros, la industria farmacéutica y la industria de la energía tienen reglamentaciones incluso más estrictas acerca de los registros comerciales que deben guardarse.

Cuando consideres una solución de archivado de emails, recuerda investigar a los proveedores y seleccionar uno que entregue una solución fácil de usar que te permita mantener el control y estándares de seguridad y fiabilidad elevados.

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