Qué pueden aprender los empleados de tu equipo de TI para garantizar mejores reuniones online

A medida que aumentó la cantidad de empleados que trabaja desde casa y durante sus viajes, las videoconferencias se convirtieron en una forma clave de conexión entre colegas. Las reuniones online son una parte cada vez más importante de las comunicaciones y la colaboración diarias de nuestras empresas.

Trabajar con tu equipo de TI puede otorgarles una ventaja a los empleados al garantizar que están bien equipados para reuniones virtuales y saben cómo usar mejor la tecnología disponible. Esto también puede ahorrar tiempo valioso a tu equipo de TI, ya que ayuda a los empleados a preparar correctamente sus llamadas de videoconferencia.

Comprueba las configuraciones con anticipación

Antes de la llamada, los empleados deben confirmar con TI que tienen todos los complementos necesarios y la tecnología más actualizada. Además, varios minutos antes de la reunión, los empleados deben verificar por sí mismos que las entradas y salidas de cámara y micrófono están conectadas a la llamada.

Evitar demoras innecesarias

Las instancias de video y audio retrasado o no sincronizado pueden ser comunes, con frecuencia debido a problemas de conectividad de red. Para garantizar que esto no afecte las reuniones, los empleados pueden solicitar que el equipo de TI configure la calidad del servicio para priorizar el tráfico de la red hacia tu solución de videoconferencia para los empleados que hacen llamadas desde dentro de la oficina. La cantidad de llamadas entrantes también puede hacer más lenta la conexión. Con esto en mente, los empleados deben incluir solo a los participantes clave o agrupar a varios asistentes en una llamada entrante individual cuando sea posible.

Las perspectivas de TI pueden mejorar la experiencia de la reunión

Con tantas funciones disponibles en las soluciones de conferencias virtuales de hoy, los empleados no siempre están al tanto de las funcionalidades disponibles para sus reuniones online. Tu equipo de TI puede darles a los empleados pautas para usar salas de chat dinámicas en la aplicación, pizarras interactivas de colaboración y herramientas para compartir archivos y mejorar la siguiente llamada.

Desarrollar y compartir una lista de verificación de consejos

Una excelente forma de impulsar el éxito es que tus empleados y el equipo de TI trabajen juntos para desarrollar consejos que puedan compartir dentro de la empresa y usar para garantizar que las reuniones virtuales se desarrollen con la mayor eficiencia posible. Cada organización es diferente y cada una tendrá sus consideraciones particulares, pero a continuación encontrarás algunos consejos para comenzar una lista de verificación de TI para tus empleados:

        
  • Al usar un micrófono externo, los organizadores y asistentes de una reunión pueden tener que cambiar la opción predeterminada, "audio integrado" y seleccionar el micrófono como dispositivo de audio.
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  • Para evitar ruido de fondo accidental que perjudique el flujo de la conversación y disminuya la velocidad con la que los participantes pueden comunicarse, los empleados deben alentar a los participantes de la reunión a permanecer en silencio hasta que tomen la palabra.
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  • Para quienes planean compartir su pantalla, dejar preparado todo con anticipación ayuda a evitar sorpresas inesperadas. Abrir pestañas o intentar abrir archivos durante una reunión puede hacer más lenta la llamada y hacer que la pantalla se retrase.

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