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Configurar otra organización para usar con Dynamics 365 para Outlook

Si es miembro de más de una organización de Microsoft Dynamics 365 y usa Microsoft Dynamics CRM 2015 para Outlook o posterior, puede usar este procedimiento para configurar cada organización.

  1. Cierre Outlook.

  2. Realice una de las acciones siguientes:

    • En Windows 8 o Windows 10, elija Inicio, busque Asistente para configuración y, después presione Entrar.

    • En versiones anteriores de Windows, elija Inicio, elija Todos los programas, elija Microsoft Dynamics CRM 2015 o Microsoft Dynamics 365> Asistente para configuración.

  3. En el cuadro de diálogo Asistente para configuración de Microsoft Dynamics CRM 2015 para Outlook o Asistente para configuración de Microsoft Dynamics 365 2016 para Outlook, elija el botón Agregar para agregar una nueva organización.

    Verá el siguiente cuadro de diálogo (o similar):

  4. Realice una de las acciones siguientes:

    • Si usa Dynamics 365 (online), seleccione Dynamics 365 (online) de la lista.

    • Si usa CRM 2015 local o una versión posterior, abra un explorador, inicie sesión en el sitio web de la organización de Dynamics 365, copie la dirección URL (copie toda la dirección) de la barra de direcciones y, a continuación péguela en el cuadro de diálogo Agregar una organización de Microsoft Dynamics 365.

  5. Elija Conectar.

  6. Si se le solicita, especifique sus credenciales.

  7. Repita los pasos 2 a 5 para cada organización que desee agregar.

  8. Si desea cambiar la organización que sincroniza los mensajes de correo electrónico, citas, contactos y tareas, seleccione la fila de la organización y luego elija Sincronizar.

    Cuando se le pregunte si desea cambiar su organización primaria o de sincronización, elija Aceptar.


    Nota

    La información solo puede sincronizarse con una organización. Puede conectarse o trabajar con más de una organización. Si se conecta a más de una organización, ambas aparecen en el panel de navegación de Dynamics 365 para Outlook.


  9. Elija Aceptar.

  10. En el asistente, elija Cerrar.

Notas sobre privacidad

Para usar Microsoft Dynamics 365 para Outlook, debe iniciar sesión con sus credenciales (una dirección de correo electrónico y una contraseña). Puede elegir guardar esta información localmente para que no se le vuelva a solicitar cada vez que abra Outlook. Si elige guardar esta información localmente, Dynamics 365 para Outlook se conectará de forma automática a Microsoft Dynamics 365 (online) cada vez que abra Outlook.

Una vez que inicie sesión y use Dynamics 365 para Outlook por primera vez, la conexión entre su equipo y Dynamics 365 (online) siempre estará abierta mientras tenga acceso a Internet. Solo puede desconectar la conexión entre el equipo y Dynamics 365 usando una opción de configuración, pero si se desconecta la conexión, Dynamics 365 para Outlook puede presentar un rendimiento menor.

Si usa Dynamics 365 para Outlook para realizar un seguimiento del correo electrónico, el hilo de correo electrónico será visible para los usuarios de la organización que tengan permiso para verlo.

Por cada correo electrónico que reciba, Dynamics 365 para Outlook enviará a Dynamics 365 (online) la dirección de correo electrónico del remitente y del destinatario, y la línea de asunto del mensaje. Esto permite a Dynamics 365 (online) validar si el servicio de Dynamics 365 (online) debe almacenar o no un mensaje de correo específico. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, el servicio de Dynamics 365 mantiene una copia del mismo, que será visible para los demás usuarios de su organización que tengan los permisos adecuados. Si detiene el seguimiento de un elemento, esa copia se elimina automáticamente de Dynamics 365 (online) solo si es el propietario del elemento.

Si usa Microsoft Dynamics 365 (online), cuando usa la característica Sincronizar con Outlook, los datos de Dynamics 365 que sincroniza se "exportan" a Outlook. Se mantiene un vínculo entre la información de Outlook y la información de Dynamics 365 (online) para asegurarse de que la información permanece actualizada entre los dos. Sincronizar con Outlook descarga solo los identificadores de registros de Dynamics 365 relevantes que hay que usar cuando un usuario intenta realizar el seguimiento y establecer referente a un elemento de Outlook. Los datos de la empresa no se almacenan en el dispositivo.

Para determinar si los usuarios de su organización tienen permiso para sincronizar datos de Dynamics 365 con Outlook, un administrador utiliza roles de seguridad.