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Realizar el trabajo de CRM en Outlook

Si usted es como muchas personas, usa Microsoft Outlook como centro de administración de comunicaciones, programación, y contactos para el negocio. Puede seguir usando la interfaz familiar de Outlook e integrar Microsoft Dynamics CRM a la vez mediante Microsoft Dynamics CRM para Outlook, cliente de Outlook proporcionada por Microsoft Dynamics CRM.

En esta página:

Qué ofrece CRM para Outlook

Explorar CRM para Outlook

¿Qué caracterísicas de Outlook no están disponible en CRM para Outlook?

Notas sobre privacidad

Qué ofrece CRM para Outlook

Cuando se utiliza Dynamics CRM para Outlook, puede tener acceso a todas las funcionalidades base de CRM directamente desde Outlook.Dynamics CRM para Outlook también proporciona funcionalidad adicional que no está disponible en el cliente web. Por ejemplo, puede:

  • Realice un seguimiento de correo electrónico, citas, contactos y tareas de Outlook. Cuando realiza el seguimiento de un registro en Dynamics CRM para Outlook, una copia de ese registro "se inserta" en CRM y se sincronizan los dos registros. Tras realizar el seguimiento de un registro, puede actualizarlo en Dynamics CRM para Outlook o en CRM. El seguimiento proporciona una buena forma de mantener su información personal separada de la información del negocio, ya que sólo la información que sigue manualmente se inserta en CRM.Dynamics CRM para Outlook también sincroniza automáticamente los registros de su propiedad desde CRM hasta Dynamics CRM para Outlook.Más información: Información general del seguimiento de registros en CRM para Outlook

  • Aplique plantillas de correo electrónico de CRM o adjunte documentación de ventas y artículos de Knowledge Base de CRM cuando envía un mensaje de correo electrónico de Outlook a los clientes.

  • Aproveche la funcionalidad nativa de Outlook para personalizar las vistas de datos de CRM. Por ejemplo, puede clasificar, filtrar, formatear, agrupar y clasificar las vistas de la misma forma que administra las vistas en Outlook, y puede abrir varias vistas de forma inmediata. También puede agregar formato condicional y establecer seguimientos.

  • Obtenga acceso a los datos de CRM sobre la marcha trabajando en modo sin conexión.Dynamics CRM para Outlook proporciona filtros de sincronización sin conexión que puede modificar antes de desconectarse, de modo que solo lleve los datos que necesita con usted. Cuando está sin conexión, los cambios se almacenan en la unidad local. Cuando vuelva a conectarse, Dynamics CRM para Outlook automáticamente sincroniza los datos de nuevo con el servidor de CRM.Más información: Trabajar sin conexión con CRM para Outlook

  • Cree documentos de combinar correspondencia de MicrosoftWord para enviar cartas de formulario o mensajes de correo electrónico de formulario a contactos, cuentas o listas de correo de marketing. También puede usar combinar correspondencia para crear faxes y ofertas.Más información: Creación de un documento de combinación de correspondencia de Microsoft Word con CRM para Outlook


Nota

Si las personas de su organización comparten el mismo equipo utilizando distintas cuentas de usuario, cada una puede instalar y usar Dynamics CRM para Outlook para su propia cuenta.


Explorar CRM para Outlook

Cuando instala CRM para Outlook, el software agrega varios elementos de la interfaz de usuario a la pantalla de Outlook.

Panel de navegación

Verá una carpeta de su organización en el panel de navegación en el lado izquierdo de la pantalla. Bajo el nombre de su organización, verá una lista de carpetas de CRM. Use estas carpetas para desplazarse al área y abrir diferentes tipos de registros.


Si se conecta a más de una organización, verá una carpeta separada para cada organización en el panel de navegación.

Cinta de opciones

Tiene acceso a comandos en Dynamics CRM para Outlook a través de la cinta de opciones. La cinta de opciones muestra los distintos botones y características en función del contexto. Por ejemplo, si ve una lista de oportunidades, la cinta muestra los botones relacionados con oportunidades. Para citas, contactos, y tareas, verá una sección especial de CRM en la cinta de opciones.


Listas, vistas, y el panel de lectura

Cuando se usa el panel de navegación para abrir una carpeta para un tipo de registro (cuentas, por ejemplo), verá una lista de registros. La lista está determina por la vista en la que está y los criterios de búsqueda o filtro que ha aplicado.

Cuando selecciona un registro de la lista, los detalles para ese registro se muestran en el panel de lectura bajo la lista. Los datos del panel de lectura son de solo lectura, una forma rápida de ver el contenido de un registro. Si desea editar los datos de CRM, haga doble clic en el registro de la lista.


Puede cambiar la ubicación del panel de lectura o activarlo o desactivarlo. También puede personalizar los que usted ve en el panel de lectura.Más información: Personalización del panel de lectura en CRM para Outlook

¿Qué caracterísicas de Outlook no están disponible en CRM para Outlook?

Debido a que Microsoft Dynamics CRM usa los controles estándar de Internet Explorer, por lo que algunas características de Outlook no están disponibles en Dynamics CRM para Outlook. Use las soluciones en la siguiente tabla para las características que no están disponibles.

Característica de

Solución alternativa

Firmas de correo electrónico

Use una plantilla de correo electrónico global o use las firmas de correo electrónico nativos en Outlook.

Características de edición de texto

Use los controles de edición estándar. Por ejemplo, pulse Entrar para líneas de espaciado doble y Mayús+Entrar para líneas de espaciado sencillo.

Adjuntar archivos durante la creación

Guarde una actividad de correo electrónico antes de adjuntar archivos.

Mover registros mediante arrastrar y colocar

No existe una solución para arrastrar y colocar los registros. Arrastrar y colocar registros produce pérdida de datos.

Recordatorios

Después de sincronizar con Outlook, se crean avisos cada 15 minutos para las citas y actividades de servicio creadas en las carpetas de Microsoft Dynamics CRM o en la aplicación web.

Calendario de servicios de Microsoft Dynamics CRM

El calendario de servicios de CRM no está disponible de forma predeterminada, pero puede solicitar al administrador del sistema que lo agregue.

Notas sobre privacidad

Para usar Microsoft Dynamics CRM para Outlook, debe iniciar sesión con sus credenciales (una dirección de correo electrónico y una contraseña). Puede elegir guardar esta información localmente para que no se le vuelva a solicitar cada vez que abra Outlook. Si elige guardar esta información localmente, CRM para Outlook se conectará de forma automática a Microsoft Dynamics CRM Online cada vez que abra Outlook.

Una vez que inicie sesión y use CRM para Outlook por primera vez, la conexión entre su equipo y CRM Online siempre estará abierta mientras tenga acceso a Internet. Solo puede desconectar la conexión entre el equipo y CRM usando una opción de configuración, pero si se desconecta la conexión, CRM para Outlook puede presentar un rendimiento menor.

Si usa CRM para Outlook para realizar un seguimiento del correo electrónico, el hilo de correo electrónico será visible para los usuarios de la organización que tengan permiso para verlo.

Por cada correo electrónico que reciba, CRM para Outlook enviará a CRM Online la dirección de correo electrónico del remitente y del destinatario, y la línea de asunto del mensaje. Esto permite a CRM Online validar si el servicio de CRM Online debe o no almacenar un mensaje de correo específico. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, el servicio CRM mantiene una copia del mismo y será visible para los demás usuarios de su organización que tengan los permisos adecuados. Si detiene el seguimiento de un elemento, esa copia se elimina automáticamente del servicio CRM Online solo si es el propietario del elemento.

Si usa Microsoft Dynamics CRM Online, cuando usa la característica Sincronizar con Outlook, los datos de CRM que sincroniza se "exportan" a Outlook. Se mantiene un vínculo entre la información de Outlook y la información de CRM Online para asegurarse de que la información permanece actual entre los dos. Sincronizar con Outlook descarga solo los identificadores de registros de CRM relevantes para usar cuando un usuario intenta realizar el seguimiento y establecer referente a un elemento de Outlook. Los datos de la empresa no se almacenan en el dispositivo.

Para determinar si los usuarios de su organización tienen permiso para sincronizar datos de CRM con Outlook, un administrador utiliza roles de seguridad.