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Establecimiento de las opciones de libreta de direcciones en Dynamics 365 para Outlook

Con Microsoft Dynamics 365 para Outlook, cuando redacta un mensaje de correo electrónico o configura una reunión, puede buscar un contacto de Dynamics 365 directamente desde el campo Para del mensaje de correo electrónico o la cita. De forma predeterminada, sólo los contactos que se sincronizan con Dynamics 365 para Outlook y otros tipos de registros que posee (como cuentas y clientes potenciales) aparecen en la libreta de direcciones. Use este proceso si desea sincronizar todos los contactos de Dynamics 365, incluidos los contactos que no posee, o sincronizar tipos de registro adicionales que no posee.


Nota

La libreta de direcciones se sincroniza con Dynamics 365 de forma automática cuando inicia Dynamics 365 para Outlook y, después, cada 24 horas.


  1. En Dynamics 365 para Outlook, elija Archivo y, a continuación elija Dynamics 365 > Opciones.

  2. En el cuadro de diálogo Definir opciones personales, elija la pestaña Libreta de direcciones.


    Nota

    Esta pestaña no está disponible en la aplicación web de Dynamics 365.


  3. Para Contactos, seleccione una de las siguientes opciones:

    • Buscar coincidencias sólo con los contactos sincronizados con Microsoft Dynamics 365. Esta opción se encuentra seleccionada de forma predeterminada. Déjelo como está si sólo desea poder acceder a los contactos que se sincronizan gracias a los filtros de sincronización en línea.Más información: Seleccione los registros que desea sincronizar entre Dynamics 365 y Outlook o Exchange

    • Buscar coincidencias con todos los contactos en Microsoft Dynamics 365. Seleccione esta opción si desea que todos los contactos de Dynamics 365 estén disponibles en la libreta de direcciones.

  4. Para Otros tipos de registros, seleccione uno de los siguientes:

    • No coincide. Seleccione esta opción si no desea sincronizar otros tipos de registros, como cuentas o clientes potenciales.

    • Buscar coincidencias sólo con los elementos que yo poseo. Ésta es la opción predeterminada. Déjela como está si no desea sincronizar tipos de registro adicionales que no posea.

    • Buscar coincidencias con todos los elementos de Microsoft Dynamics 365. Seleccione esta opción si desea sincronizar todos los tipos de registros, incluidos los tipos de registro que no posea.

  5. Si su libreta de direcciones es lenta o si hay tipos de registro que desea excluir de la libreta de direcciones, en Cambiar los tipos de registros que se sincronizarán con la libreta de direcciones, seleccione el botón Seleccione o cambie los valores de este campo.

  6. Agregue o quite tipos de registro y, a continuación, elija Aceptar.

  7. Para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo, elija Aceptar.

Notas sobre privacidad

Para usar Microsoft Dynamics 365 para Outlook, debe iniciar sesión con sus credenciales (una dirección de correo electrónico y una contraseña). Puede elegir guardar esta información localmente para que no se le vuelva a solicitar cada vez que abra Outlook. Si elige guardar esta información localmente, Dynamics 365 para Outlook se conectará de forma automática a Microsoft Dynamics 365 (online) cada vez que abra Outlook.

Una vez que inicie sesión y use Dynamics 365 para Outlook por primera vez, la conexión entre su equipo y Dynamics 365 (online) siempre estará abierta mientras tenga acceso a Internet. Solo puede desconectar la conexión entre el equipo y Dynamics 365 usando una opción de configuración, pero si se desconecta la conexión, Dynamics 365 para Outlook puede presentar un rendimiento menor.

Si usa Dynamics 365 para Outlook para realizar un seguimiento del correo electrónico, el hilo de correo electrónico será visible para los usuarios de la organización que tengan permiso para verlo.

Por cada correo electrónico que reciba, Dynamics 365 para Outlook enviará a Dynamics 365 (online) la dirección de correo electrónico del remitente y del destinatario, y la línea de asunto del mensaje. Esto permite a Dynamics 365 (online) validar si el servicio de Dynamics 365 (online) debe almacenar o no un mensaje de correo específico. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, el servicio de Dynamics 365 mantiene una copia del mismo, que será visible para los demás usuarios de su organización que tengan los permisos adecuados. Si detiene el seguimiento de un elemento, esa copia se elimina automáticamente de Dynamics 365 (online) solo si es el propietario del elemento.

Si usa Microsoft Dynamics 365 (online), cuando usa la característica Sincronizar con Outlook, los datos de Dynamics 365 que sincroniza se "exportan" a Outlook. Se mantiene un vínculo entre la información de Outlook y la información de Dynamics 365 (online) para asegurarse de que la información permanece actualizada entre los dos. Sincronizar con Outlook descarga solo los identificadores de registros de Dynamics 365 relevantes que hay que usar cuando un usuario intenta realizar el seguimiento y establecer referente a un elemento de Outlook. Los datos de la empresa no se almacenan en el dispositivo.

Para determinar si los usuarios de su organización tienen permiso para sincronizar datos de Dynamics 365 con Outlook, un administrador utiliza roles de seguridad.