Dynamics 365
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Configurar Dynamics 365 para Outlook

Si usted es como muchas personas, usa Microsoft Office Outlook como centro de administración de comunicaciones, programación, y contactos para el negocio. Puede seguir usando la interfaz familiar de Outlook e integrar Microsoft Dynamics 365 a la vez mediante Microsoft Dynamics 365 para Outlook.Dynamics 365 para Outlook también puede proporcionar acceso a los datos de Dynamics 365 mientras está desconectado.Más información: Realice su trabajo de Dynamics 365 en Outlook mediante Dynamics 365 para Outlook


Importante

Para instalar y usar Dynamics 365 para Outlook, su organización debe ejecutar Microsoft Dynamics 365 Server.


Paso 1: Revise los requisitos previos para la instalación

Iniciar sesión como administrador local

  • Para instalar Dynamics 365 para Outlook deberá poder iniciar sesión en el equipo como usuario con privilegios de administrador local.

    En compañías más pequeñas, Dynamics 365 para Outlook se instala con frecuencia manualmente equipo por equipo. Pueden llevar a cabo estas instalaciones los administradores o usuarios individuales con privilegios de administrador local familiarizados en general con la instalación de software.

Compruebe los requisitos de software

Compruebe los requisitos de hardware y red

Instale actualizaciones

  • Antes de instalar Dynamics 365 para Outlook, asegúrese de que tiene todas las actualizaciones más recientes de Microsoft Office, incluidas todas las actualizaciones de seguridad de Microsoft Update.Vaya a Microsoft Update.

Comprobar permisos

Paso 2: Descargue el software

Antes de que usted o sus usuarios instalen Dynamics 365 para Outlook, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Asegúrese de que ha completado las personalizaciones de Dynamics 365 deseadas. Si los usuarios usarán Dynamics 365 para Outlook en modo sin conexión, para máximo rendimiento, habilite sólo los tipos de registro (entidades) y vistas mínimos requeridos para uso sin conexión. Para obtener más información, consulte TechNet: Personalizar el sistema Dynamics 365.

  • Directiva de grupo No se admite la redirección de carpetas con archivos sin conexión en Dynamics 365 para Outlook. Si los datos de Dynamics 365 se almacenan con los archivos sin conexión redirigidos, es posible que los usuarios no puedan usar Dynamics 365 para Outlook.Más información: TechNet: Uso de redirección de carpetas

  • Para que la sincronización funcione correctamente, se recomienda habilitar el modo de intercambio en caché en Outlook.Más información: Office: Habilitar o deshabilitar el modo de intercambio en caché

Descargue el software

  1. En Dynamics 365, haga clic en el icono Configuración y, a continuación haga clic en Aplicaciones para Dynamics 365.

  2. En la página Aplicaciones para Dynamics 365, haga clic en Descargue desde el Centro de descarga Microsoft.


    Sugerencia

    Si lo prefiere, puede descargar el software desde esta página web.


  3. Si ve uno o más cuadros de diálogo Advertencia de seguridad, haga clic en Ejecutar en cada uno de ellos.

    El software iniciará la transferencia y mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

  4. En el cuadro de diálogo Introducción a Dynamics 365 para Outlook, en 2. Configurar, haga clic en Copiar para copiar la dirección URL de la organización al Portapapeles del equipo. Usted pegará esta dirección URL en el siguiente paso Configurar.

  5. Haga clic en Ejecutar, cuando se le solicite, para descargar el software.

  6. En el cuadro de diálogo Buscar carpeta, seleccione una carpeta para almacenar los archivos extraídos de Outlook. Se recomienda almacenar los archivos extraídos en una carpeta aparte (seleccione la opción Crear nueva carpeta en el cuadro de diálogo para crear una carpeta sin salir del asistente).

  7. En la página Contrato de licencia, si acepta el contrato de licencia, seleccione Acepto el contrato de licencia y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  8. Realice una de las acciones siguientes:

    • Para instalar Dynamics 365 para Outlook sin capacidad sin conexión, haga clic en Instalar ahora.

    • Para instalar Dynamics 365 para Outlook con capacidad sin conexión, haga clic en Opciones, seleccione la casilla Funcionalidad sin conexión en la página Personalizar instalación y, a continuación, haga clic en Instalar ahora. Si no instala la funcionalidad sin conexión durante la instalación, puede agregarla después eligiendo Desconectarse en Dynamics 365 para Outlook.


      Importante

      Si no puede instalar funcionalidad sin conexión, asegúrese de que no tiene ninguna actualización de Windows pendiente.Obtenga más información sobre actualizaciones de Windows


  9. Cuando se le solicite, reinicie Outlook.

Paso 3: Configurar Dynamics 365 para Outlook

Después de reiniciar Outlook, verá el siguiente cuadro de diálogo:

  1. Presione Ctrl+V para pegar la dirección URL que copió en el paso anterior Descargar el software y, a continuación haga clic en Conectar. También puede especificar una dirección URL de servidor o de detección.

  2. Si se le solicita una contraseña, escriba la contraseña.


    Sugerencia

    Si desea agregar otra organización, puede ejecutar el Asistente para configuración de nuevo una vez que haya configurado correctamente la primera organización. Para ejecutar el Asistente para configuración, en la pantalla de inicio de Windows 8, busque Asistente para configuración y ejecútelo. En versiones anteriores de Windows, haga clic en Inicio > Todos los programas > Microsoft Dynamics 365 y, a continuación, haga clic en Asistente para configuración.

    Si se produce un problema al configurar Dynamics 365 para Outlook con la organización de Dynamics 365 (online), use el Ayudante de soporte técnico y recuperación de Microsoft para diagnosticar y corregir el problema. Necesitará iniciar sesión en la herramienta de diagnóstico con sus credenciales de Dynamics 365 (online).


Si usted es como muchas personas, usa Microsoft Office Outlook como centro de administración de comunicaciones, programación, y contactos para el negocio. Puede seguir usando la interfaz familiar de Outlook e integrar Microsoft Dynamics 365 a la vez mediante Microsoft Dynamics CRM 2015 para Outlook.Dynamics CRM 2015 para Outlook también puede proporcionar acceso a los datos de Dynamics 365 mientras está desconectado.Más información: Realice su trabajo de Dynamics 365 en Outlook mediante Dynamics 365 para Outlook

Vea un vídeo sobre instalación, configuración, y actualización (5:19)


Importante

  • Para instalar y usar Dynamics CRM 2015 para Outlook, su organización debe ejecutar Microsoft Dynamics CRM Server 2015.

  • Microsoft Dynamics CRM 2013 para Microsoft Office Outlook no es compatible con Microsoft Dynamics CRM Server 2015. Como mínimo, debe actualizar CRM 2013 para Outlook a UR1 para usarlo con Microsoft Dynamics CRM Server 2015.Más información: TechNet: Actualización de CRM 2013 para Outlook a CRM 2015 para Outlook


Paso 1: Revise los requisitos previos para la instalación

Iniciar sesión como administrador local

  • Para instalar Dynamics 365 para Outlook deberá poder iniciar sesión en el equipo como usuario con privilegios de administrador local.

    En compañías más pequeñas, Dynamics 365 para Outlook se instala con frecuencia manualmente equipo por equipo. Pueden llevar a cabo estas instalaciones los administradores o usuarios individuales con privilegios de administrador local familiarizados en general con la instalación de software.

Compruebe los requisitos de software

Compruebe los requisitos de hardware y red

Instale actualizaciones

  • Antes de instalar Dynamics 365 para Outlook, asegúrese de que tiene todas las actualizaciones más recientes de Microsoft Office, incluidas todas las actualizaciones de seguridad de Microsoft Update.Vaya a Microsoft Update.

Comprobar permisos

Paso 2: Descargue el software

Antes de que usted o sus usuarios instalen Dynamics CRM 2015 para Outlook, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Asegúrese de que ha completado las personalizaciones de Dynamics 365 deseadas. Si los usuarios usarán Dynamics CRM 2015 para Outlook en modo sin conexión, para máximo rendimiento, habilite sólo los tipos de registro (entidades) y vistas mínimos requeridos para uso sin conexión. Para obtener más información, consulte TechNet: Personalizar el sistema Dynamics 365.

  • Directiva de grupo No se admite la redirección de carpetas con archivos sin conexión en Dynamics 365 para Outlook. Si los datos de Dynamics 365 se almacenan con los archivos sin conexión redirigidos, es posible que los usuarios no puedan usar Dynamics 365 para Outlook.Más información: TechNet: Uso de redirección de carpetas

  • Para que la sincronización funcione correctamente, se recomienda habilitar el modo de intercambio en caché en Outlook.Más información: Office: Habilitar o deshabilitar el modo de intercambio en caché

Descargue el software

  1. En la interfaz de usuario de Dynamics 365, haga clic en Obtener Dynamics 365 para Outlook en la barra de mensajes.


    Sugerencia

    Si lo prefiere, puede descargar el software desde esta página.


  2. Si ve uno o más cuadros de diálogo Advertencia de seguridad, haga clic en Ejecutar en cada uno de ellos.

    El software iniciará la transferencia y mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

  3. En el cuadro de diálogo Introducción a Dynamics 365 para Outlook, en 2. Configurar, haga clic en Copiar para copiar la dirección URL de la organización al Portapapeles del equipo. Usted pegará esta dirección URL en el siguiente paso Configurar.

  4. Haga clic en Ejecutar, cuando se le solicite, para descargar el software.

  5. En el cuadro de diálogo Buscar carpeta, seleccione una carpeta para almacenar los archivos extraídos de Outlook. Se recomienda almacenar los archivos extraídos en una carpeta aparte (seleccione la opción Crear nueva carpeta en el cuadro de diálogo para crear una carpeta sin salir del asistente).

  6. En la página Contrato de licencia, si acepta el contrato de licencia, seleccione Acepto el contrato de licencia y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  7. Realice una de las acciones siguientes:

    • Para instalar Dynamics 365 para Outlook sin capacidad sin conexión, haga clic en Instalar ahora.

    • Para instalar Dynamics 365 para Outlook con capacidad sin conexión, haga clic en Opciones, seleccione la casilla Funcionalidad sin conexión en la página Personalizar instalación y, a continuación, haga clic en Instalar ahora. Si no instala la funcionalidad sin conexión durante la instalación, puede agregarla después eligiendo Desconectarse en Dynamics 365 para Outlook.


      Importante

      Si no puede instalar funcionalidad sin conexión, asegúrese de que no tiene ninguna actualización de Windows pendiente.Obtenga más información sobre actualizaciones de Windows


  8. Cuando se le solicite, reinicie Outlook.

Paso 3: Configurar Dynamics 365 para Outlook

Después de reiniciar Outlook, verá el siguiente cuadro de diálogo:

  1. Presione Ctrl+V para pegar la dirección URL que copió en el paso anterior Descargar el software y, a continuación haga clic en Conectar. También puede especificar una dirección URL de servidor o de detección.

  2. Si se le solicita una contraseña, escriba la contraseña.


    Sugerencia

    Si desea agregar otra organización, puede ejecutar el Asistente para configuración de nuevo una vez que haya configurado correctamente la primera organización. Para ejecutar el Asistente para configuración, en la pantalla de inicio de Windows 8, busque Asistente para configuración y ejecútelo. En versiones anteriores de Windows, haga clic en Inicio > Todos los programas > Microsoft Dynamics 365 y, a continuación, haga clic en Asistente para configuración.


Si usted es como muchas personas, usa Microsoft Office Outlook como centro de administración de comunicaciones, programación, y contactos para el negocio. Puede seguir usando la interfaz familiar de Outlook e integrar Microsoft Dynamics 365 a la vez mediante CRM 2013 para Outlook.Dynamics 365 para Outlook también puede proporcionar acceso a los datos de Dynamics 365 mientras está desconectado.Más información: Realice su trabajo de Dynamics 365 en Outlook mediante Dynamics 365 para Outlook


Importante

Si usa Microsoft Dynamics CRM 2011 (local), no actualice al cliente de Microsoft Dynamics CRM 2013 para Outlook; siga usando el cliente de Microsoft Dynamics CRM 2011 para Outlook.

Si usa CRM 2013 (local) o Dynamics 365 (online), puede actualizar a CRM 2013 para Outlook o puede usar Microsoft Dynamics CRM 2011 para Outlook si aún no está listo para actualizar. Si usa Microsoft Dynamics CRM 2011 para Outlook con CRM 2013 para Outlook o Dynamics 365 (online), no podrá utilizar el cliente de Outlook en modo sin conexión, sin embargo. Se recomienda actualizar a CRM 2013 para Outlook tan pronto como sea posible.


Paso 1: Revise los requisitos previos para la instalación

Iniciar sesión como administrador local

  • Para instalar Dynamics 365 para Outlook deberá poder iniciar sesión en el equipo como usuario con privilegios de administrador local.

    En compañías más pequeñas, Dynamics 365 para Outlook se instala con frecuencia manualmente equipo por equipo. Pueden llevar a cabo estas instalaciones los administradores o usuarios individuales con privilegios de administrador local familiarizados en general con la instalación de software.

Compruebe los requisitos de software

Compruebe los requisitos de hardware y red

Instale actualizaciones

  • Antes de instalar Dynamics 365 para Outlook, asegúrese de que tiene todas las actualizaciones más recientes de Microsoft Office, incluidas todas las actualizaciones de seguridad de Microsoft Update.Vaya a Microsoft Update.

Paso 2: Descargue el software

Antes de que usted o sus usuarios instalen CRM 2013 para Outlook, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Asegúrese de que ha completado las personalizaciones de Dynamics 365 deseadas. Si los usuarios usarán CRM 2013 para Outlook en modo sin conexión, para máximo rendimiento, habilite sólo los tipos de registro (entidades) y vistas mínimos requeridos para uso sin conexión. Para obtener más información, consulte TechNet: Personalizar el sistema Dynamics 365.

  • Directiva de grupo No se admite la redirección de carpetas con archivos sin conexión en Dynamics 365 para Outlook. Si los datos de Dynamics 365 se almacenan con los archivos sin conexión redirigidos, es posible que los usuarios no puedan usar Dynamics 365 para Outlook.Más información: TechNet: Uso de redirección de carpetas

  • Para que la sincronización funcione correctamente, se recomienda habilitar el modo de intercambio en caché en Outlook.Más información: Habilitar o deshabilitar el modo de intercambio en caché

Descargue el software

  1. Ejecute el Instalación de Microsoft Dynamics CRM 2013 para Outlook para descargar el software. Puede iniciar el programa de instalación desde cualquiera de los puntos siguientes:

    • En la barra de mensajes de Dynamics 365: En la interfaz de usuario de Dynamics 365, haga clic en Obtener Dynamics 365 para Outlook en la barra de mensajes. Si ve uno o más cuadros de diálogo Advertencia de seguridad, haga clic en Ejecutar en cada uno de ellos.

    • Desde la web: Vaya a la página de descarga y, a continuación, descargue y ejecute el archivo ejecutable adecuado (32 o 64 bits) según su sistema y la versión de Outlook que utilice.

    • Desde un DVD: Haga doble clic en SetupClient.exe en la carpeta de instalación adecuada de Microsoft Office (32 bits o 64 bits).

  2. En el cuadro de diálogo Buscar carpeta, seleccione una carpeta para almacenar los archivos extraídos de Outlook. Se recomienda almacenar los archivos extraídos en una carpeta aparte (seleccione la opción Crear nueva carpeta en el cuadro de diálogo para crear una carpeta sin salir del asistente).

  3. En la página Contrato de licencia, si acepta el contrato de licencia, seleccione Acepto el contrato de licencia y, a continuación, haga clic en Siguiente.

  4. En la página Elija la instalación, realice una de estas operaciones:

    • Para instalar Dynamics 365 para Outlook con capacidad sin conexión, haga clic en Opciones, seleccione la casilla Funcionalidad sin conexión en la página Personalizar instalación y, a continuación, haga clic en Instalar ahora. Si no instala la funcionalidad sin conexión durante la instalación, puede agregarla después eligiendo Desconectarse en Dynamics 365 para Outlook.


      Importante

      Si no puede instalar funcionalidad sin conexión, asegúrese de que no tiene ninguna actualización de Windows pendiente.Obtenga más información sobre actualizaciones de Windows


    • Para instalar Dynamics 365 para Outlook sin capacidad sin conexión, haga clic en Instalar ahora.

      Dynamics 365 instala Dynamics 365 para Outlook. Es posible que deba reiniciar el equipo para completar la instalación.

  5. En la última página del asistente, haga clic en Cerrar.

Paso 3: Configurar Dynamics 365 para Outlook

Debe configurar Dynamics 365 para Outlook después de instalarlo. Cuando se reinicia Outlook después de instalarlo, el Asistente para configuración se inicia de forma automática.


Nota

Si el Asistente para configuración no se inicia de forma automática, en la pantalla de inicio, busque Asistente para configuración y ejecútelo. En versiones anteriores de Windows, haga clic en Inicio > Todos los programas > Microsoft Dynamics 365 y, a continuación, haga clic en Asistente para configuración.


  1. En el Asistente para configuración, verá una lista desplegable Dirección URL del servidor. Haga clic en la flecha al lado del cuadro desplegable, y realice una de las acciones siguientes:

    • Para conectar con una organización de Dynamics 365 (online), seleccione Dynamics 365 (en línea). Si no sabe si está usando la versión en línea o local de Dynamics 365, busque en el explorador en la dirección web para Microsoft Dynamics 365. Si la dirección web contiene "dynamics.com" después del nombre de la organización, está usando la versión en línea. En caso contrario, se trata de la versión local.

    • Para conectarse a una organización de CRM 2013 (local), existen dos tipos de direcciones URL, dependiendo de si el equipo esté conectado a Internet o no:

      • Para implementaciones internas (no conectadas a través de Internet), escriba el servidor de Microsoft Dynamics 365 o la dirección URL del servicio de detección con el siguiente formato: http://crmserver o http://crmserver:5555.

      • Para conectarse a través de Internet, use la dirección URL del servicio de detección con este formato: https://dev.crmserver.contoso.com.


        Nota

        Si no está seguro de qué URL usar, consulte al administrador de Dynamics 365.


  2. Haga clic en Probar conexión. Esto agrega organizaciones a la lista Información de la organización. Si se le piden las credenciales, seleccione alguna de las siguientes opciones:

    • Para una organización de Dynamics 365 (online), realice una de las acciones siguientes:

      • Si la organización se conecta a través de Office 365, escriba el nombre de usuario y la contraseña de los servicios en línea de Microsoft y haga clic en Aceptar. Esta información se le envió por correo electrónico cuando se creó la cuenta.

      • Si está conectando con una plataforma de servicios en línea anterior, escriba su cuenta de Microsoft (anteriormente Windows Live ID) y su contraseña y lego haga clic en Aceptar. Esta información se le envió por correo electrónico cuando se creó la cuenta.

    • Para una organización local de Dynamics 365, es posible que no reciba un mensaje porque Dynamics 365 usa sus credenciales de dominio de Active Directory.

  3. En la lista Organización, seleccione la organización de Dynamics 365 a la que desea conectarse y, a continuación, haga clic en Aceptar. A continuación, haga clic en Cerrar.


    Sugerencia

    Si tiene problemas de instalación y configuración, Dynamics 365 para Outlook, pruebeel Asistente para la solución de problemas de configuración.


Avisos de privacidad

Para usar Microsoft Dynamics 365 para Outlook, debe iniciar sesión con sus credenciales (una dirección de correo electrónico y una contraseña). Puede elegir guardar esta información localmente para que no se le vuelva a solicitar cada vez que abra Outlook. Si elige guardar esta información localmente, Dynamics 365 para Outlook se conectará de forma automática a Microsoft Dynamics 365 (online) cada vez que abra Outlook.

Una vez que inicie sesión y use Dynamics 365 para Outlook por primera vez, la conexión entre su equipo y Dynamics 365 (online) siempre estará abierta mientras tenga acceso a Internet. Solo puede desconectar la conexión entre el equipo y Dynamics 365 usando una opción de configuración, pero si se desconecta la conexión, Dynamics 365 para Outlook puede presentar un rendimiento menor.

Si usa Dynamics 365 para Outlook para realizar un seguimiento del correo electrónico, el hilo de correo electrónico será visible para los usuarios de la organización que tengan permiso para verlo.

Por cada correo electrónico que reciba, Dynamics 365 para Outlook enviará a Dynamics 365 (online) la dirección de correo electrónico del remitente y del destinatario, y la línea de asunto del mensaje. Esto permite a Dynamics 365 (online) validar si el servicio de Dynamics 365 (online) debe almacenar o no un mensaje de correo específico. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, el servicio de Dynamics 365 mantiene una copia del mismo, que será visible para los demás usuarios de su organización que tengan los permisos adecuados. Si detiene el seguimiento de un elemento, esa copia se elimina automáticamente de Dynamics 365 (online) solo si es el propietario del elemento.

Si utiliza Microsoft Dynamics 365 para Outlook, cuando se desconecta, se crea una copia de los datos con los que está trabajando y se almacenan en su equipo local. Los datos se transfieren de Dynamics 365 (online) a su equipo con una conexión segura, y se mantiene un vínculo entre la copia local y Dynamics 365 Online. La próxima vez que inicie sesión en Dynamics 365 (online), los datos locales se sincronizarán con Dynamics 365 (online).

Para determinar si los usuarios de una organización tienen permiso o no para desconectarse con Microsoft Dynamics 365 para Outlook, un administrador utiliza roles de seguridad.

Los usuarios y los administradores pueden configurar las entidades que se descargan mediante la sincronización sin conexión utilizando la configuración de Filtros de sincronización en el cuadro de diálogo Opciones. Como alternativa, los usuarios y los administradores pueden configurar los campos que se descargan (y cargan) utilizando Opciones avanzadas en el cuadro de diálogo Filtros de sincronización.

Si usa Microsoft Dynamics 365 (online), cuando usa la característica Sincronizar con Outlook, los datos de Dynamics 365 que sincroniza se "exportan" a Outlook. Se mantiene un vínculo entre la información de Outlook y la información de Dynamics 365 (online) para asegurarse de que la información permanece actualizada entre los dos. Sincronizar con Outlook descarga solo los identificadores de registros de Dynamics 365 relevantes que hay que usar cuando un usuario intenta realizar el seguimiento y establecer referente a un elemento de Outlook. Los datos de la empresa no se almacenan en el dispositivo.

Para determinar si los usuarios de su organización tienen permiso para sincronizar datos de Dynamics 365 con Outlook, un administrador utiliza roles de seguridad.