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P+F sobre sincronización de datos con Outlook o Exchange

¿Qué significa "sincronización" en Microsoft Dynamics CRM o CRM para Outlook?

Una de las razones principales por las que se usa Microsoft Dynamics CRM es almacenar el correo electrónico de los clientes de modo que cualquiera con los permisos adecuados pueda ver todas las comunicaciones del cliente correspondiente en un solo lugar. Para almacenar el correo electrónico y otros elementos de mensajería (como citas, contactos y tareas) en CRM, necesita sincronizar el sistema de correo electrónico con CRM.Más información: TechNet: Integrar su sistema de correo electrónico con CRM

Qué es la aplicación de CRM para Outlook ¿Puedo realizar un seguimiento del correo electrónico con esa aplicación?

Sí.Aplicación Microsoft Dynamics CRM para Outlook es una aplicación ligera de seguimiento de correo electrónico que puede usar junto con Microsoft Outlook en la web, o con la aplicación de escritorio de Microsoft Outlook. Con Aplicación de Dynamics CRM para Outlook, la información de CRM aparece en línea junto a los mensajes de correo electrónico de Outlook de un usuario. Por ejemplo, los usuarios pueden obtener una vista previa de la información de contactos y clientes potenciales almacenada en CRM y agregar contactos de CRM directamente desde un mensaje de correo electrónico. Puede realizar un seguimiento los mensajes de correo electrónico entrantes y salientes y (opcionalmente) vincularlos a registros de CRM nuevos o existentes. Para usar Aplicación de Dynamics CRM para Outlook, debe sincronizar el correo electrónico con sincronización del lado del servidor.Más información: Manual del usuario de la aplicación de CRM para Outlook (aplicación ligera)

¿Debo sincronizar los registros con CRM para Outlook, con sincronización del lado del servidor o E-mail Router?

Hay tres formas de sincronizar correo electrónico: Puede usar Dynamics CRM para Outlook (también conocido como "sincronización deOutlook"), sincronización del lado del servidor (también llamada "sincronización de Exchange”) o E-mail Router. En la mayoría de los casos, sincronización del lado del servidor es mejor método de sincronización. Tenga en cuenta que debe ser administrador para sincronizar el correo electrónico con sincronización del lado del servidor o E-mail Router.TechNet: Obtenga más información sobre los beneficios de la sincronización del lado del servidor.

¿Puedo seguir realizando un seguimiento de los registros en CRM para Outlook o la aplicación de CRM para Outlook si sincronizo registros con sincronización del lado del servidor?

Sí, puede seguir usando el botón Seguimiento o el botón Establecer referente a en Dynamics CRM para Outlook para realizar un seguimiento manual de los registros si su organización utiliza sincronización del lado del servidor. Estos botones proporcionan una forma cómoda de insertar registros de Outlook a CRM. Tenga en cuenta que si su organización usa sincronización del lado del servidor, los registros no se crearán en CRM inmediatamente; se crean cuando sincronización del lado del servidor procesa la sincronización para el buzón, lo que puede tardar hasta 15 minutos.

El seguimiento manual en Dynamics CRM para Outlook no se admite cuando el buzón de un usuario está configurado para usar la sincronización del lado del servidor con el protocolo POP/SMTP.

También puede usar Aplicación de Dynamics CRM para Outlook (aplicación ligera de seguimiento de correo electrónico) para realizar un seguimiento de correo electrónico si sincroniza registros a través de sincronización del lado del servidor.Más información: Manual del usuario de la aplicación de CRM para Outlook (aplicación ligera)

Si sincronizo registros con una sincronización del lado del servidor, ¿qué filtros se usan para determinar los registros que se sincronizan?

La sincronización del lado del servidor usa los mismos filtros que Dynamics CRM para Outlook para determinar los registros sincronizados. Puede cambiar estos filtros o crear nuevos a través de Dynamics CRM para Outlook.Más información: Seleccione los registros que desea sincronizar entre CRM y Outlook o Exchange

¿Con qué frecuencia se sincronizan los registros?

Dynamics CRM para Outlook. Si sincroniza registros con Dynamics CRM para Outlook, los registros se sincronizan cada 15 minutos de forma predeterminada. Puede ajustar el intervalo de sincronización con opciones personales.Más información: Definir opciones personales que afectan al seguimiento y la sincronización entre CRM y Outlook o Exchange

Si necesita sincronizar inmediatamente, puede sincronizar manualmente los registros.Más información: Sincronizar manualmente los registros con CRM para Outlook.

Sincronización del lado del servidor. Si sincroniza registros con sincronización del lado del servidor, el proceso es dinámico y único para el buzón de cada usuario. El algoritmo de sincronización garantiza que los buzones se sincronizan de acuerdo con parámetros dinámicos como la cantidad de mensajes de correo electrónico y la actividad del buzón. Normalmente la sincronización de correo electrónico se produce cada 5 minutos. Cuando un buzón tiene muchos correos electrónicos, el intervalo se puede reducir dinámicamente a 2 minutos. Si el buzón es menos activo, el intervalo se puede aumentar hasta 12 minutos. Hablando en términos generales, puede asumir que un buzón se sincronizará al menos una vez cada 12 minutos. Tenga en cuenta que no puede sincronizar manualmente los registros con sincronización del lado del servidor.

¿Cómo cambio el equipo de sincronización (cliente) cuando sincronizo con CRM para Outlook?

Si utiliza Dynamics CRM para Outlook para sincronizar registros, y si Dynamics CRM para Outlook instalado en varios equipos, deberá seleccionar un equipo como el equipo de sincronización para correo electrónico, citas, contactos y tareas. Para cambiar el equipo de sincronización:

  1. En Dynamics CRM para Outlook, en el menú Archivo, elija CRM y, a continuación elija Opciones.

  2. En la página Definir opciones personales, elija la pestaña Sincronización.

  3. En la sección Definir cliente de sincronización, seleccione Establecer este equipo como cliente para realizar la sincronización entre Outlook y la organización principal de Microsoft Dynamics CRM.


Nota

Esta opción sólo aparece cuando tiene varios equipos conectados a la misma organización.


¿Puedo ver o controlar los campos que se sincronizan entre CRM y Outlook?

Puede ver los campos que se sincronizan y determinar si los campos se sincronizan en una dirección (de Outlook a CRM), dos direcciones (entre Outlook y CRM), o no se sincronizan.Más información: Vea los campos que se sincronizan entre CRM y Outlook.

Si usted es administrador del sistema, también puede controlar la sincronización de campos y la dirección de la sincronización.Más información: TechNet: Controlar la sincronización de campos entre CRM y Outlook o Exchange


Nota

Esta característica se introdujo en la actualización 1 de CRM Online 2015 y CRM 2016 (local).


¿Los permisos de seguridad afectan a la sincronización?

Sí. Si un administrador del sistema ha implementado seguridad para campos o registros determinados, puede afectar a los datos que se sincronizan entre CRM y Outlook o Exchange.Más información: TechNet: Cómo afecta la seguridad de campos a la sincronización entre CRM y Outlook o Exchange


Nota

Esta característica se introdujo en la actualización 1 de CRM Online 2015 y CRM 2016 (local).


Aviso sobre privacidad

Si usa Microsoft Dynamics CRM, cuando usa la sincronización del lado del servidor, los contactos y actividades de CRM (incluidos correos electrónicos, citas, contactos y tareas) se sincronizan en el sistema de correo electrónico especificado (como Exchange).

Un administrador puede configurar funcionalidad de sincronización del lado del servidor para especificar los usuarios que tienen la capacidad para enviar mensajes de correo electrónico o citas de CRM o sincronizar actividades y contactos entre CRM y el buzón del usuario. El administrador y los usuarios finales pueden personalizar aún más criterios de filtro, y los administradores pueden incluso definir los campos de entidad que se sincronizan.

Si usa Microsoft Dynamics CRM Online, cuando usa la característica Sincronizar con Outlook, los datos de CRM que sincroniza se "exportan" a Outlook. Se mantiene un vínculo entre la información de Outlook y la información de CRM Online para asegurarse de que la información permanece actual entre los dos. Sincronizar con Outlook descarga solo los identificadores de registros de CRM relevantes para usar cuando un usuario intenta realizar el seguimiento y establecer referente a un elemento de Outlook. Los datos de la empresa no se almacenan en el dispositivo.

Para determinar si los usuarios de su organización tienen permiso para sincronizar datos de CRM con Outlook, un administrador utiliza roles de seguridad.

Para usar Microsoft Dynamics CRM para Outlook, debe iniciar sesión con sus credenciales (una dirección de correo electrónico y una contraseña). Puede elegir guardar esta información localmente para que no se le vuelva a solicitar cada vez que abra Outlook. Si elige guardar esta información localmente, CRM para Outlook se conectará de forma automática a Microsoft Dynamics CRM Online cada vez que abra Outlook.

Una vez que inicie sesión y use CRM para Outlook por primera vez, la conexión entre su equipo y CRM Online siempre estará abierta mientras tenga acceso a Internet. Solo puede desconectar la conexión entre el equipo y CRM usando una opción de configuración, pero si se desconecta la conexión, CRM para Outlook puede presentar un rendimiento menor.

Si usa CRM para Outlook para realizar un seguimiento del correo electrónico, el hilo de correo electrónico será visible para los usuarios de la organización que tengan permiso para verlo.

Por cada correo electrónico que reciba, CRM para Outlook enviará a CRM Online la dirección de correo electrónico del remitente y del destinatario, y la línea de asunto del mensaje. Esto permite a CRM Online validar si el servicio de CRM Online debe o no almacenar un mensaje de correo específico. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, el servicio CRM mantiene una copia del mismo y será visible para los demás usuarios de su organización que tengan los permisos adecuados. Si detiene el seguimiento de un elemento, esa copia se elimina automáticamente del servicio CRM Online solo si es el propietario del elemento.