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Realizar un seguimiento de contactos de Outlook en Dynamics 365 para Outlook

Cuando realiza seguimiento de un contacto en Microsoft Dynamics 365 para Outlook, una copia del registro de ese contacto se guarda como actividad en Microsoft Dynamics 365 y se sincroniza con el registro de Outlook. Una vez realizado el seguimiento de los contactos, podrá ver cualquier registro de correo electrónico, tarea, cita y cuenta asociado con esos contactos. Puede obtener acceso a los registros en Dynamics 365 para Outlook o Dynamics 365.

El seguimiento de los contactos en Dynamics 365 para Outlook es un proceso manual. Esto le permite mantener sus contactos personales aparte de los contactos de Dynamics 365. La sincronización de contactos de Dynamics 365 a Dynamics 365 para Outlook es automática, sin embargo. Los contactos de su propiedad en Dynamics 365 automáticamente estarán disponible en Dynamics 365 para Outlook. Si sincroniza Outlook en su dispositivo móvil, también puede obtener acceso a los registros de contacto de Dynamics 365 en ese dispositivo.

  1. En Dynamics 365 para Outlook, elija Personas en el panel de navegación, seleccione hasta 20 contactos.


    Sugerencia

    Si desea seleccionar más de 20 contactos a la vez, o si desea realizar un seguimiento de todos los contactos de Outlook en Dynamics 365, puede usar el asistente para Agregar contactos.Más información:  Use un asistente para agregar y realizar un seguimiento de varios contactos de Outlook en Dynamics 365 para Outlook


  2. Para realizar un seguimiento del contacto, realice una de las acciones siguientes:

    • Para realizar el seguimiento del contacto sin vincularlo a un registro principal (cuenta) en Dynamics 365, en la pestaña Inicio, en el grupo Dynamics 365, elija Seguimiento.

      -O bien-

    • Para realizar un seguimiento del contacto y vincularlo a un registro primario (cuenta) en Dynamics 365, en la pestaña Domicilio, en el grupo Dynamics 365 , elija Establecer primario, y busque el registro primario en el cuadro Buscar registro. Cuando encuentre el registro que desea, elija Agregar.

      Cuando seleccione el botón Seguimiento o el botón Establecer primario, aparecerá un panel de Microsoft Dynamics 365 (también conocido como "panel de seguimiento") en la parte inferior del registro de contacto. Este panel muestra que se está haciendo seguimiento del contacto y ofrece vínculos a los registros relacionados. Si elige el botón Establecer primario, Dynamics 365 para Outlook también proporciona un vínculo al registro primario.Más información sobre cómo funciona el seguimiento

      En Dynamics 365 para Outlook, el icono Seguimiento en Dynamics 365 aparece junto a los contactos con seguimiento.

  3. Para agregar información adicional sobre el contacto al formulario Contacto en Microsoft Dynamics 365, elija el contacto y, a continuación, en el grupo Dynamics 365, elija Ver en Dynamics 365.

Notas

  • Para agregar información adicional sobre el contacto al formulario Contacto en Microsoft Dynamics 365, elija el contacto y, a continuación, en el grupo Dynamics 365, elija Ver en Dynamics 365.

  • Si el contacto está vinculado a un registro primario, puede abrir el registro primario desde el registro de contacto de Outlook en Dynamics 365 para Outlook. En la lista de contactos , abra el registro. En el grupo Dynamics 365, elija Ver primario (o seleccione el vínculo en el panel de seguimiento).

  • El campo Compañía de un contacto de Outlook no se agrega automáticamente a la cuenta primaria del nuevo contacto de Microsoft Dynamics 365.Más información: .Definir opciones personales que afectan al seguimiento y la sincronización entre Dynamics 365 y Outlook o Exchange

Evitar registros de contacto duplicados

Cuando realiza el seguimiento de contactos, Dynamics 365 comprueba si hay registros duplicados.Dynamics 365 también comprueba si hay duplicados cuando sincroniza registros manualmente o se conecta si ha estado trabajando sin conexión.

Si Dynamics 365 detecta que un contacto puede ser un posible duplicado, en lugar de guardarlo, Dynamics 365 mostrará el cuadro de diálogo Duplicados detectados.

Esto es lo que necesita realizar si esto ocurre:

  1. En la lista Registros duplicados potenciales, haga doble clic o pulse en el registro.

  2. Para crear un nuevo registro, si el registro nuevo o actualizado no es un duplicado, elija Guardar registro.

    O bien:

    Para cancelar los cambios, si el registro nuevo o actualizado es un duplicado, elija Cancelar.

  3. Si la regla de detección de duplicados identificó posibles registros duplicados en otros tipos de registro, revise los registros de cada tipo que aparece en la lista.


Importante

La detección de duplicados sólo se puede realizar si está habilitada y si existe al menos una regla de detección de duplicados para el tipo de registro.


Avisos sobre privacidad

Para usar Microsoft Dynamics 365 para Outlook, debe iniciar sesión con sus credenciales (una dirección de correo electrónico y una contraseña). Puede elegir guardar esta información localmente para que no se le vuelva a solicitar cada vez que abra Outlook. Si elige guardar esta información localmente, Dynamics 365 para Outlook se conectará de forma automática a Microsoft Dynamics 365 (online) cada vez que abra Outlook.

Una vez que inicie sesión y use Dynamics 365 para Outlook por primera vez, la conexión entre su equipo y Dynamics 365 (online) siempre estará abierta mientras tenga acceso a Internet. Solo puede desconectar la conexión entre el equipo y Dynamics 365 usando una opción de configuración, pero si se desconecta la conexión, Dynamics 365 para Outlook puede presentar un rendimiento menor.

Si usa Dynamics 365 para Outlook para realizar un seguimiento del correo electrónico, el hilo de correo electrónico será visible para los usuarios de la organización que tengan permiso para verlo.

Por cada correo electrónico que reciba, Dynamics 365 para Outlook enviará a Dynamics 365 (online) la dirección de correo electrónico del remitente y del destinatario, y la línea de asunto del mensaje. Esto permite a Dynamics 365 (online) validar si el servicio de Dynamics 365 (online) debe almacenar o no un mensaje de correo específico. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, el servicio de Dynamics 365 mantiene una copia del mismo, que será visible para los demás usuarios de su organización que tengan los permisos adecuados. Si detiene el seguimiento de un elemento, esa copia se elimina automáticamente de Dynamics 365 (online) solo si es el propietario del elemento.

Si usa Microsoft Dynamics 365 (online), cuando usa la característica Sincronizar con Outlook, los datos de Dynamics 365 que sincroniza se "exportan" a Outlook. Se mantiene un vínculo entre la información de Outlook y la información de Dynamics 365 (online) para asegurarse de que la información permanece actualizada entre los dos. Sincronizar con Outlook descarga solo los identificadores de registros de Dynamics 365 relevantes que hay que usar cuando un usuario intenta realizar el seguimiento y establecer referente a un elemento de Outlook. Los datos de la empresa no se almacenan en el dispositivo.

Para determinar si los usuarios de su organización tienen permiso para sincronizar datos de Dynamics 365 con Outlook, un administrador utiliza roles de seguridad.