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Seguimiento de correo electrónico de Outlook eligiendo un botón en Dynamics 365 para Outlook

Para obtener el máximo de Microsoft Dynamics 365 es importante mantener un seguimiento de todas las interacciones con los clientes, y las comunicaciones de correo electrónico son clave. Cree un repositorio central de las comunicaciones de correo electrónico de Outlook "siguiéndolas" en Microsoft Dynamics 365 para Outlook. Cuando realiza el seguimiento de un mensaje de correo electrónico en Dynamics 365 para Outlook, el correo electrónico se guarda como un registro de la actividad en Dynamics 365. A continuación, usted o cualquiera que tenga acceso a los registros de actividad, puede ver ese mensaje de correo electrónico junto con el resto de las actividades del cliente en Dynamics 365, Dynamics 365 para Outlook, o en un dispositivo móvil.


El seguimiento de correo electrónico en Dynamics 365 para Outlook es un proceso manual. Esto le permite mantener su correo electrónico personal separado del correo electrónico de los clientes. También puede configurar una opción para realizar seguimiento automático de correos electrónicos.Más información: Establecer una opción para realizar seguimiento automático del correo electrónico entrante de Outlook en Dynamics 365 para Outlook


Sugerencia

Si su organización sincroniza correo electrónico a través de sincronización del lado del servidor, puede realizar seguimiento de correo electrónico automáticamente arrastrándolo a una carpeta con seguimiento. El seguimiento de nivel de carpeta es una forma eficaz e intuitiva de realizar seguimiento de mensajes de correo electrónico directamente desde prácticamente cualquier dispositivo.Más información: Seguimiento de correo electrónico de Outlook moviéndolo a una carpeta Exchange bajo seguimiento


En esta página:

Requisitos para realizar seguimiento de mensajes de correo electrónico

¿Qué registros se asocian con la actividad de correo electrónico?

Seguimiento de un mensaje de correo electrónico

¿Qué más necesito saber sobre registros de correo electrónico de seguimiento?

Requisitos para realizar seguimiento de mensajes de correo electrónico

Para realizar seguimiento de correo electrónico en Dynamics 365 para Outlook, la dirección de correo electrónico de Outlook debe coincidir con la dirección de correo electrónico de Dynamics 365. No puede sincronizar a o de direcciones de correo electrónico múltiples.

¿Qué registros se asocian con la actividad de correo electrónico?

De forma predeterminada, cuando realiza seguimiento de un mensaje de correo electrónico, Dynamics 365 para Outlook usa la libreta de direcciones de Dynamics 365 para vincular el mensaje con los contactos de Dynamics 365 en las líneas Para, De, y CCO. También puede vincular el mensaje de correo electrónico a un registro más específico, como una cuenta, una oportunidad o un caso específicos. Normalmente es mejor vincular un mensaje a un registro más específico, si es posible. Esto hará que el registro sea más fácil de encontrar.

Seguimiento de un mensaje de correo electrónico

  1. En Dynamics 365 para Outlook, seleccione el mensaje de correo electrónico para el que desea realizar seguimiento.

  2. Realice una de las acciones siguientes:

    • Para realizar el seguimiento del mensaje de correo electrónico sin vincularlo a un registro específico en Dynamics 365, en la pestaña Inicio, en el grupo Dynamics 365, haga clic en Seguimiento.

      -O bien-

    • Para realizar un seguimiento del mensaje de correo electrónico y vincularlo a un registro específico de Dynamics 365, en la pestaña Inicio, en el grupo Dynamics 365, haga clic en Establecer referente a, haga clic en Más, y busque el registro en el cuadro de diálogo Buscar registro. Cuando encuentre el registro que desea, haga clic en Agregar.

    Cuando haga clic en el botón Seguimiento o el botón Establecer referente a, aparecerá un panel de Microsoft Dynamics 365 (también conocido como "panel de seguimiento") en la parte inferior del registro de correo electrónico. Este panel muestra que se está haciendo seguimiento del registro y ofrece vínculos a los registros relacionados. Si establece un registro "referente a", el panel de seguimiento también proporciona un vínculo a ese registro.Más información: Información general del seguimiento de registros en Dynamics 365 para Outlook

    También puede indicar que el seguimiento de un registro se realiza mirando en la carpeta de Outlook. Verá el símbolo Seguido en Dynamics 365 junto a los registros con seguimiento.

  3. Para modificar el registro de actividad de Dynamics 365 (por ejemplo, para cambiar el registro referente), abra el mensaje de correo electrónico en Outlook y, a continuación, en el grupo Dynamics 365, haga clic en Ver en Dynamics 365.

¿Qué más necesito saber sobre registros de correo electrónico de seguimiento?

  • Libreta de direcciones de Dynamics 365. La libreta de direcciones se instala automáticamente cuando se instala Dynamics 365 para Outlook. Esto permite buscar un contacto de Dynamics 365 del campo Para de un mensaje de correo electrónico o cita cuando la crea. De forma predeterminada, Dynamics 365 para Outlook solo busca contactos de su propiedad. Puede configurar una opción personal para ampliar esta búsqueda.Más información: Establecimiento de las opciones de libreta de direcciones en Dynamics 365 para Outlook

  • Trabajo sin conexión. Los mensajes de correo electrónico que sigue cuando está sin conexión se guardan como actividades cuando vuelve a conectarse.Más información: Trabajo sin conexión con Dynamics 365 para Outlook

  • Respuestas a mensajes con seguimiento. Puede establecer si también se realiza el seguimiento de las respuestas a mensajes con seguimiento.Más información: Definir opciones personales que afectan al seguimiento y la sincronización entre Dynamics 365 y Outlook o Exchange

  • Modificar mensajes de correo electrónico con seguimiento. Una vez enviado un mensaje de correo electrónico, no puede modificarlo, pero puede establecer o cambiar un registro referente para él.

  • Datos adjuntos. Cualquiera que tenga permiso para ver sus actividades puede acceder a cualquier mensaje de correo electrónico con seguimiento. Si el correo electrónico tiene datos adjuntos, éstos se incluyen en la actividad. Si no desea que los datos adjuntos estén disponibles, elimínelos de la actividad de correo electrónico.

    El administrador puede bloquear la operación de guardar mensajes si contienen datos adjuntos de tipos de archivos específicos, como por ejemplo .exe. Los mensajes almacenados en ubicaciones distintas de la ubicación predeterminada de Microsoft Exchange no se pueden vincular.

Notas sobre privacidad

Para usar Microsoft Dynamics 365 para Outlook, debe iniciar sesión con sus credenciales (una dirección de correo electrónico y una contraseña). Puede elegir guardar esta información localmente para que no se le vuelva a solicitar cada vez que abra Outlook. Si elige guardar esta información localmente, Dynamics 365 para Outlook se conectará de forma automática a Microsoft Dynamics 365 (online) cada vez que abra Outlook.

Una vez que inicie sesión y use Dynamics 365 para Outlook por primera vez, la conexión entre su equipo y Dynamics 365 (online) siempre estará abierta mientras tenga acceso a Internet. Solo puede desconectar la conexión entre el equipo y Dynamics 365 usando una opción de configuración, pero si se desconecta la conexión, Dynamics 365 para Outlook puede presentar un rendimiento menor.

Si usa Dynamics 365 para Outlook para realizar un seguimiento del correo electrónico, el hilo de correo electrónico será visible para los usuarios de la organización que tengan permiso para verlo.

Por cada correo electrónico que reciba, Dynamics 365 para Outlook enviará a Dynamics 365 (online) la dirección de correo electrónico del remitente y del destinatario, y la línea de asunto del mensaje. Esto permite a Dynamics 365 (online) validar si el servicio de Dynamics 365 (online) debe almacenar o no un mensaje de correo específico. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, el servicio de Dynamics 365 mantiene una copia del mismo, que será visible para los demás usuarios de su organización que tengan los permisos adecuados. Si detiene el seguimiento de un elemento, esa copia se elimina automáticamente de Dynamics 365 (online) solo si es el propietario del elemento.

Si usa Microsoft Dynamics 365 (online), cuando usa la característica Sincronizar con Outlook, los datos de Dynamics 365 que sincroniza se "exportan" a Outlook. Se mantiene un vínculo entre la información de Outlook y la información de Dynamics 365 (online) para asegurarse de que la información permanece actualizada entre los dos. Sincronizar con Outlook descarga solo los identificadores de registros de Dynamics 365 relevantes que hay que usar cuando un usuario intenta realizar el seguimiento y establecer referente a un elemento de Outlook. Los datos de la empresa no se almacenan en el dispositivo.

Para determinar si los usuarios de su organización tienen permiso para sincronizar datos de Dynamics 365 con Outlook, un administrador utiliza roles de seguridad.