Dynamics 365
Ayuda y entrenamiento
Search

Use un asistente para agregar y realizar un seguimiento de varios contactos de Outlook en Dynamics 365 para Outlook

Puede realizar un seguimiento de los contactos de Microsoft Office Outlook en Microsoft Dynamics 365 para Outlook. Cuando realiza seguimiento de un contacto, una copia del registro de ese contacto se guarda como actividad en Dynamics 365 para Outlook y se sincroniza con el registro de Outlook. Una vez realizado el seguimiento de los contactos, verá cualquier actividad de correo electrónico, tarea, y cita de Dynamics 365 asociada con esos contactos. Si sincroniza Outlook en su dispositivo móvil, también puede obtener acceso a los registros de contacto en ese dispositivo.

El seguimiento de los contactos en Dynamics 365 para Outlook es un proceso manual. Puede realizar seguimiento de hasta 20 contactos a la vez eligiendo el botón Seguimiento o el botón Establecer primario en Dynamics 365 para Outlook. Si desea agregar más de 20 contactos a la vez, o si desea agregar todos los contactos de Outlook a Dynamics 365, puede usar el asistente para Agregar contactos. El asistente también permite establecer varias opciones. Por ejemplo, puede especificar si las futuras comunicaciones con los contactos con seguimiento se deben sincronizar con Dynamics 365 para Outlook.


Importante

Para realizar seguimiento de contactos en Dynamics 365 para Outlook, la dirección de correo electrónico de Outlook debe coincidir con la dirección de correo electrónico de Dynamics 365. No puede sincronizar a o de direcciones de correo electrónico múltiples.


Paso 1: Prepararse

Antes de agregar los contactos de Outlook:

  • Para obtener mejores resultados, asegúrese de que su información de contacto de Outlook sea lo más completa y precisa posible. Especifique la información que falte y compruebe que los nombres de las personas estén escritos correctamente.

  • Puesto que podrá "asignar" los nombres de las empresas en su lista de contactos de Outlook a un nombre de cuenta de Microsoft Dynamics 365, asegúrese de que las cuentas tengan la misma ortografía en ambas aplicaciones.

Paso 2: ejecutar el asistente

  1. Elija Archivo > Dynamics 365 > Importar contactos > Agregar contactos.

  2. Elija Siguiente.

  3. Confirme la carpeta donde se almacenan los contactos de Outlook y elija Siguiente.


    Nota

    • El asistente determina la carpeta, denominada normalmente Contactos. Puede seleccionar o anular subcarpetas en la carpeta Contactos.

    • Si permite que otra persona (denominada "delegado") administre su correo electrónico, no puede agregar los contactos de la carpeta de contactos de esa persona.


  4. Seleccione cómo agrupar sus contactos. Los grupos son:

    • Nombre de la compañía. Para agrupar los contactos por el nombre de cuenta coincidente de Microsoft Dynamics 365. El asistente muestra el número de contactos asociados con cada cuenta. Elija el vínculo para comprobar la lista de nombres para cada cuenta.

    • Dominio de correo electrónico. Agrupe los contactos por dominio de correo electrónico. El dominio de correo electrónico es la parte de la dirección que viene después del símbolo @. Por ejemplo, en la dirección de correo electrónico alguien@contoso.com, "contoso.com" es el dominio. Elija el vínculo para comprobar la lista de nombres para cada dominio.

    • Categorías. Agrupe los contactos por la categoría que usa para organizarlos en Outlook, si procede. Elija el vínculo para comprobar la lista de nombres para cada categoría.

    Si no desea agregar todos los grupos, desactive las casillas de verificación a la izquierda de cada grupo que no desea.


    Nota

    La columna Número de contactos muestra un color para indicar el modo en que muchos de los contactos ya están vinculados a Microsoft Dynamics 365:

    • Verde. Todos los contactos ya se encuentran en Microsoft Dynamics 365.

    • Amarillo. Más del 50% de los contactos ya se encuentran en Microsoft Dynamics 365.

    • Rojo. Al menos un contacto ya se encuentra en Microsoft Dynamics 365.



    Sugerencia

    Es posible que descubra que las agrupaciones incluyen muchas variaciones si no coinciden exactamente con los nombres de las empresas. Si es así, puede ser más fácil cancelar el asistente, corregir los nombres de las empresas en Outlook y, a continuación, volver a ejecutar el asistente.


  5. Compruebe que la opción Usar nombre de la compañía en la cuenta está seleccionada (recomendado). De lo contrario, si desea asociar un nombre de cuenta con cada contacto más adelante en Microsoft Dynamics 365, desactive esta casilla.

  6. Seleccione Realice seguimiento a todas las comunicaciones para contactos agregados para realizar un seguimiento de los mensajes, las citas y las tareas asociadas con estos contactos de Outlook en Microsoft Dynamics 365.

  7. Para seleccionar manualmente las cuentas con las que asociar los contactos, elija Opciones avanzadas. En la columna Establecer cuenta, elija la fila del contacto. En la lista desplegable, seleccione una de las opciones siguientes:

    • Deje el campo en blanco (No definida) para asociar los contactos con una cuenta posteriormente en Microsoft Dynamics 365.

    • Seleccione Usar el nombre de la empresa para asociar los contactos con una cuenta de Microsoft Dynamics 365 con el nombre de la empresa.

    • Seleccione Elegir cuenta existente, seleccione una cuenta o contacto y, a continuación, elija Aceptar.

  8. En la columna Incluir comunicación, desactive la casilla para las agrupaciones para las que no desee realizar el seguimiento de mensajes de correo electrónico, citas o tareas en Microsoft Dynamics 365.

  9. Elija Agregar contactos.

  10. Revise la página Resumen y vea los errores, si procede. A continuación, elija Cerrar.