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Trabajo sin conexión con Dynamics 365 para Outlook

Puede usar Microsoft Dynamics 365 para Outlook para tener acceso a los datos de Microsoft Dynamics 365 cuando esté de viaje. Por ejemplo, si viaja a la ubicación de un cliente, puede buscar los contactos de Dynamics 365, revisar y agregar nuevas notas, etc. sin conexión a Internet.

Cuando se desconecta con Dynamics 365 para Outlook, el software copia un subconjunto de los datos de Dynamics 365 en el disco duro de su equipo. Los cambios realizados mientras está desconectado se almacenan localmente. Al conectarse al servidor de nuevo, los cambios se sincronizan automáticamente con el servidor de Dynamics 365.

En esta página:

Antes de desconectarse

Desconectarse

Volver a conectarse

¿Qué características no están disponibles sin conexión?

Otras aspectos que debe conocer sobre trabajar sin conexión

Antes de desconectarse

Dynamics 365 para Outlook utiliza filtros de sincronización sin conexión para determinar el subconjunto de datos que se copian en su disco duro local cuando se desconecta. Antes de desconectarse, puede editar estos filtros o crear nuevos filtros para sincronizar solo los datos necesarios. También puede eliminar, desactivar, o activar filtros.Más información: Seleccionar registros para trabajar sin conexión en Dynamics 365 para Outlook


Sugerencia

La primera vez que se desconecta, la sincronización de sus datos locales con el servidor de Dynamics 365 puede prolongarse si tiene muchos datos. Por ejemplo, en situaciones de servicio al cliente, un caso primario puede tener miles de casos secundarios.Dynamics 365 no está disponible cuando Dynamics 365 para Outlook se está sincronizando. Puede reducir el tiempo mediante el uso de filtros de sincronización sin conexión para limitar la cantidad de datos que se sincronizan.


Desconectarse

  • Cuando esté listo para desconectarse, en Dynamics 365 para Outlook, elija Archivo > Dynamics 365 > Desconectarse.

    Si elige Desconectarse, Dynamics 365 para Outlook sincroniza los datos en su equipo local mediante los filtros de sincronización sin conexión. Cuando se completa la sincronización, puede desconectar el equipo de la red.


    Sugerencia

    Puede saber si está desconectado utilizando alguno de los indicadores siguientes:

    • La barra de herramientas de Dynamics 365 muestra el botón Conectarse.

    • El menú de Dynamics 365 muestra la opción Conectarse.

    • Si está utilizando Outlook 2010 o Outlook 2013, la pestaña Dynamics 365 muestra el botón Conectarse.


Volver a conectarse

  1. Asegúrese de que está conectado a la red de su organización.

  2. Elija Archivo > Dynamics 365 > Conectarse.

¿Qué características no están disponibles sin conexión?

No disponible sin conexión

  • Asignando registros

  • Publicaciones

  • Conversión de ofertas en pedidos de ventas

  • Conversión de pedidos de ventas en facturas

  • Administración del sistema

  • Actualización de la configuración del sistema

  • Administración de actividades de servicio

  • Administración de servicios

  • Uso del calendario de servicios y del calendario del área de trabajo

  • Edición de artículos

  • Edición o administración de documentación de ventas

  • Cambio de organizaciones

  • Uso compartido de registros

  • Detección de registros duplicados

  • Administración de trabajos del sistema

  • Ejecución de algunas pruebas de diagnóstico

  • Ejecución de reglas de flujo de trabajo

  • Creación de una campaña exprés y actividades relacionadas desde una combinación de correspondencia

  • Seguimiento de tareas asignadas

  • Funcionalidad de revisión de ofertas

  • Seguir o dejar de seguir la fuente de actividades

  • Temas personalizados

Disponibilidad limitada sin conexión

  • Creación o visualización de informes (basados en grupos de datos locales y datos sin conexión)

  • Ejecución de algunos procesos de negocio personalizados (complementos)

Se puede ver, pero no editar sin conexión

  • Artículos

  • Documentación de ventas

  • Plantillas de combinación de correspondencia

Otras aspectos que debe conocer sobre trabajar sin conexión

  • Uso compartido de un equipo Cualquier usuario que inicie sesión localmente un equipo que tenga instalado Dynamics 365 para Outlook puede tener acceso potencialmente a los datos de Dynamics 365 almacenados en la base de datos sin conexión. No es compatible el uso compartido de un equipo que ejecuta Dynamics 365 para Outlook.

  • Cómo Dynamics 365 gestiona los cambios de varios usuarios.Dynamics 365 aplica adiciones y cambios al servidor de Dynamics 365 en el mismo orden que se introducen. Si realiza un cambio en un registro cuando está sin conexión y otro usuario cambia el mismo registro en ese momento, al conectarse, su cambio sobrescribirá los cambios realizados por el otro usuario cuando estaba sin conexión.

  • Flujos de trabajo. Cuando trabaja sin conexión, Dynamics 365 desactiva notificaciones de flujo de trabajo. Si los cambios realizados sin conexión están configurados para desencadenar un proceso de flujo de trabajo automatizado o un trabajo del sistema, el proceso se desencadenará automáticamente cuando vuelva a conectarse.

  • Detección de duplicados. Dynamics 365 desactiva la detección de duplicados cuando esté sin conexión. La detección de duplicados se habilita de nuevo automáticamente cuando se vuelve a conectar. Puede configurar una opción personal para determinar cómo se controlan los registros duplicados durante la sincronización.Más información:Definir opciones personales que afectan al seguimiento y la sincronización entre Dynamics 365 y Outlook o Exchange

  • Mensajes sin entregar. Los mensajes de correo electrónico pueden no entregarse si el servidor de correo no funciona o se pueden bloquear si el destinatario no desea recibir el correo electrónico. Si esto ocurre, Outlook guardará el mensaje de correo electrónico en la carpeta Borradores, pero Microsoft Dynamics 365 creará una actividad cerrada. En Microsoft Dynamics 365 use la vista Correo electrónico pendiente para ver los mensajes no enviados.

    Cuando se trabaja sin conexión, los mensajes de correo electrónico que se envían se guardan en la cola sin conexión de Outlook. Al conectarse, Microsoft Dynamics 365 intenta enviarlos y crear las actividades automáticamente. Si no puede enviarse un mensaje de correo electrónico, Microsoft Dynamics 365 lo guarda como una actividad borrador, pero no aparece en la carpeta Borradores de Outlook.

  • Permisos de seguridad sin conexión. Tiene los mismos permisos de seguridad al trabajar sin conexión que cuando está en línea.

  • Agregar un tipo de registro relacionado utilizando el botón Agregar (+). Si está desconectado, no puede agregar un tipo de registro relacionado con el botón Agregar (+). Agregue el tipo de registro relacionado cuando está en línea, y luego desconéctese.

Notas sobre privacidad

Para usar Microsoft Dynamics 365 para Outlook, debe iniciar sesión con sus credenciales (una dirección de correo electrónico y una contraseña). Puede elegir guardar esta información localmente para que no se le vuelva a solicitar cada vez que abra Outlook. Si elige guardar esta información localmente, Dynamics 365 para Outlook se conectará de forma automática a Microsoft Dynamics 365 (online) cada vez que abra Outlook.

Una vez que inicie sesión y use Dynamics 365 para Outlook por primera vez, la conexión entre su equipo y Dynamics 365 (online) siempre estará abierta mientras tenga acceso a Internet. Solo puede desconectar la conexión entre el equipo y Dynamics 365 usando una opción de configuración, pero si se desconecta la conexión, Dynamics 365 para Outlook puede presentar un rendimiento menor.

Si usa Dynamics 365 para Outlook para realizar un seguimiento del correo electrónico, el hilo de correo electrónico será visible para los usuarios de la organización que tengan permiso para verlo.

Por cada correo electrónico que reciba, Dynamics 365 para Outlook enviará a Dynamics 365 (online) la dirección de correo electrónico del remitente y del destinatario, y la línea de asunto del mensaje. Esto permite a Dynamics 365 (online) validar si el servicio de Dynamics 365 (online) debe almacenar o no un mensaje de correo específico. Cuando realiza el seguimiento de un elemento, el servicio de Dynamics 365 mantiene una copia del mismo, que será visible para los demás usuarios de su organización que tengan los permisos adecuados. Si detiene el seguimiento de un elemento, esa copia se elimina automáticamente de Dynamics 365 (online) solo si es el propietario del elemento.

Si utiliza Microsoft Dynamics 365 para Outlook, cuando se desconecta, se crea una copia de los datos con los que está trabajando y se almacenan en su equipo local. Los datos se transfieren de Dynamics 365 (online) a su equipo con una conexión segura, y se mantiene un vínculo entre la copia local y Dynamics 365 Online. La próxima vez que inicie sesión en Dynamics 365 (online), los datos locales se sincronizarán con Dynamics 365 (online).

Para determinar si los usuarios de una organización tienen permiso o no para desconectarse con Microsoft Dynamics 365 para Outlook, un administrador utiliza roles de seguridad.

Los usuarios y los administradores pueden configurar las entidades que se descargan mediante la sincronización sin conexión utilizando la configuración de Filtros de sincronización en el cuadro de diálogo Opciones. Como alternativa, los usuarios y los administradores pueden configurar los campos que se descargan (y cargan) utilizando Opciones avanzadas en el cuadro de diálogo Filtros de sincronización.

Si usa Microsoft Dynamics 365 (online), cuando usa la característica Sincronizar con Outlook, los datos de Dynamics 365 que sincroniza se "exportan" a Outlook. Se mantiene un vínculo entre la información de Outlook y la información de Dynamics 365 (online) para asegurarse de que la información permanece actualizada entre los dos. Sincronizar con Outlook descarga solo los identificadores de registros de Dynamics 365 relevantes que hay que usar cuando un usuario intenta realizar el seguimiento y establecer referente a un elemento de Outlook. Los datos de la empresa no se almacenan en el dispositivo.

Para determinar si los usuarios de su organización tienen permiso para sincronizar datos de Dynamics 365 con Outlook, un administrador utiliza roles de seguridad.

Se aplica a

Dynamics 365 (online)

Dynamics 365 (on-premises)

Dynamics CRM Online

Dynamics CRM 2016

Dynamics CRM 2015

Dynamics CRM 2013