Cinco consejos para mejorar las reuniones en las pequeñas empresas

En todas las empresas, sean grandes o pequeñas, es preciso destinar tiempo a la colaboración para sacar el trabajo adelante. Para muchos empleados, las reuniones pueden resultar tediosas. Tanto si son demasiadas o insuficientes, si se habrían podido evitar con un mensaje de correo electrónico o han sido una pérdida de tiempo, las reuniones improductivas representan un gasto de los recursos más valiosos: el tiempo y las personas. La Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos calcula que las empresas de aquel país pierden miles de millones de dólares al año a causa de las reuniones innecesarias. 

Por el contrario, las reuniones eficientes aseguran una colaboración eficiente que es vital para tomar decisiones inteligentes y lograr los objetivos de ingresos de una organización. Esto se cumple especialmente en las pequeñas empresas. Dado que tienen menos empleados, cada uno de ellos suele desempeñar varias funciones. Esto conlleva más trabajo multitarea, más decisiones colectivas y un sinfín de desafíos únicos que solo se pueden abordar mediante una comunicación y una planificación adecuadas. 

Hay algunas prácticas recomendadas que pueden mantener a tu equipo centrado. Aquí te mostramos cinco maneras sencillas de mejorar las reuniones en las pequeñas empresas y mantener alta la productividad. 

1. Establecer el ritmo y la rutina 

Como hay tanto que hacer y tan pocas personas para hacerlo, las reuniones programadas y periódicas son esenciales para las pequeñas empresas. Pueden ser semanales con todo el personal, sesiones mensuales de brainstorming, reuniones trimestrales retroactivas o incluso puestas al día diarias. Lo importante es crear un ritmo previamente acordado que resulte lógico para el personal y sea coherente con los objetivos de negocio. Si las reuniones son aleatorias o inesperadas, resulta más difícil acudir a ellas preparado y restan tiempo a los asistentes para realizar las tareas que tienen asignadas.

  • La estructura es fundamental: si está claro cuándo se van a celebrar las reuniones y de qué van a tratar, será más probable que todo el mundo se organice el tiempo para poder asistir y participar de forma productiva.
  • Establecer los objetivos es esencial: las reuniones periódicas hacen que a todos les resulte más fácil establecer objetivos y medir y controlar su desempeño y los avances hacia ese objetivo.
  • Una reunión puede ser rápida: en algunas empresas las celebran a diario “de pie” o son simples actualizaciones de cómo está la situación, tan breves que no hace falta ni sentarse. Pero permiten sincronizar a todas las partes y reducen los cuellos de botella sin quitar a nadie el tiempo valioso que necesitan para realizar sus tareas. 

2. Establecer el orden del día 

 Nadie desea asistir a reuniones con contenidos vagos y desorganizados. Además, la falta de eficiencia cuesta dinero. En un informe  de 2019 se calcula que las reuniones mal organizadas han costado a la economía de los Estados Unidos miles de millones de dólares en tiempo desaprovechado y han afectado negativamente a las relaciones con los clientes. A continuación facilitamos algunos consejos prácticos para elaborar un orden del día: 

  • Elabora un plan: escribir un orden del día específico para la reunión permite que todos se centren en la tarea.
  • Céntrate en los objetivos: un número limitado de puntos que debatir ayuda a que la reunión dure un tiempo razonable.
  • Establece objetivos: elige una cantidad limitada de objetivos o puntos que es preciso lograr. Una reunión con objetivos claros probablemente resultará mucho más valiosa a los participantes.
  • Céntrate en las soluciones, no en los problemas: orientarse hacia las soluciones contribuye a que las reuniones sean más productivas, en especial si los miembros del equipo ya han realizado un brainstorming previo. 

3. Agilizar la generación de comentarios

 Con frecuencia, los proyectos se estancan cuando una persona tiene que esperar a que otra le aporte información. Puedes hacer que el tiempo dedicado a una reunión resulte productivo usando  herramientas de colaboración online que te ayuden a abordar los proyectos, reunirte cara a cara con clientes remotos o colaborar en documentos en tiempo real. 

  • Trabajad juntos en los documentos: la posibilidad de escribir los documentos y revisarlos en tiempo real, así como de almacenar en la nube todas las versiones, evita tener que esperar a recibir comentarios y las confusiones respecto a cuáles son las versiones más recientes. Y se puede realizar de inmediato, durante la conversación.
  • Prueba las videoconferencias: reunir a los clientes con los miembros del equipo cara a cara, aunque no se encuentren personalmente en el mismo lugar, reduce los tiempos de respuesta.
  • Comparte imágenes: las herramientas online permiten compartir la pantalla, colaborar en escalas de tiempo y horarios, entre otras muchas posibilidades. 

4. Usar un modelo de toma de decisiones

 En las pequeñas empresas, las funciones y las responsabilidades de los empleados cambian sin cesar con el fin de atender las necesidades del negocio. Por ello, puede resultar complicado identificar a los responsables de la toma de decisiones o directores de proyectos. Una matriz o diagrama de toma de decisiones puede resultar muy útil y ahorrar mucho tiempo. A continuación presentamos algunos ejemplos de herramientas que ayudan a identificar las funciones y las responsabilidades: 

  • Diagramas RACI/DACI: estas herramientas permiten que todos sepan quién es responsable de cada aspecto de un proyecto o decisión. Lo ideal es elaborarlos en una reunión, antes de que comience el proyecto. 
    • RACI: el grupo decide quién es el “Responsable” de trabajar en una acción, quién se “Asegurará” de que se lleve a cabo, a quién se “Consultará” en relación con el proyecto y a quién, sencillamente, se “Informará” sobre él. Puedes elaborar un diagrama en el que las tareas figuren en el eje Y y los nombres de los empleados, en el eje X, e indicar su función con la letra correspondiente del acrónimo RACI. 
    • DACI: se trata de un modelo parecido, con un “Director” a cargo del proyecto, un “Aprobador” responsable de darle el visto bueno, personas que “Contribuyen” a que se lleve a cabo y personas a quienes se mantiene “Informadas” sobre él.
    • Tanto RACI como DACI pueden ayudar a reducir las demoras y las confusiones. Además, si una persona es responsable de demasiadas tareas, un diagrama RACI o DACI lo hará patente. 
  • Árbol de toma de decisiones: se trata de una forma sencilla y visual de representar un problema, sus opciones y las diversas consecuencias o los factores de mitigación. 
  • Desarrollo de un proceso: la clave es tener un modelo o proceso, independiente de cuál sea. Cuando hay un sistema y se pone en práctica, la toma de decisiones y la asignación de responsabilidades resultan más fáciles.

5. Comparte la responsabilidad 

 Si bien delegar las tareas y las decisiones es esencial para el éxito de cualquier pequeña empresa (o reunión de una pequeña empresa), para que una colaboración sea realmente eficiente es preciso compartir los objetivos y los resultados. La sensación de responsabilidad colectiva en todas las reuniones ayuda a que todos se mantengan centrados y comprometidos.

  • Reuniones cara a cara: en ocasiones, para solucionar un problema, hay que dejar el correo electrónico a un lado, reunirse en persona y coordinarse correctamente.
  • Hay que evitar la actitud “ese no es mi trabajo”. Aunque los distintos miembros de un equipo asuman diferentes tareas, es preciso que todos se responsabilicen por igual de los éxitos y fracasos de la empresa, para que estén dispuestos a actuar a favor del grupo.
  • Adopta perspectivas diversas: la responsabilidad compartida al tomar decisiones puede ayudar a que tu negocio prospere de modos inesperados. 

 Sobre todo, sea cual sea el modelo, la herramienta o la rutina que elijas, es esencial que sean acordes con la estructura y cultura de tu empresa. En cualquier caso, integrar algunos de estos consejos te ayudará a ahorrar tiempo, mejorar el trabajo en equipo y abordar los incesantes desafíos que plantea la gestión de una pequeña empresa. 

Obtén más información sobre las reuniones en pequeñas empresas y las herramientas que pueden  ayudar a tu equipo a colaborar e innovar mejor. 

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