Cinco formas en que las aplicaciones de calendario online integradas aumentan la productividad

¿Qué es un calendario online? 

La mayoría de nosotros tenemos muchas tareas y nos esforzamos por hacer un seguimiento de todo. Los calendarios de papel ayudan, pero tienen algunas desventajas: el espacio es limitado, la reprogramación puede ser confusa, tienes que escribir todo a mano y es difícil compartirlos con otros.

Un calendario online se parece bastante al original, con todos tus eventos, pero con más flexibilidad porque todo es digital. Es fácil reprogramar actividades, agregar eventos recurrentes y ver cualquier período de tiempo que quieras. Además, puedes acceder a tu aplicación de calendario desde cualquier dispositivo e incluso compartirlo con amigos y compañeros de trabajo. Tal vez los calendarios online no tengan las ilustraciones divertidas de los calendarios en papel, pero son mucho más eficaces: una vez que los usas, es difícil imaginarse volver atrás. 

Características del calendario online

Las aplicaciones de calendario varían, pero la mayoría tiene las mismas ventajas: ayudarte a planificar, mantenerte organizado y hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento. Esto es lo que puedes hacer con los calendarios online, según las aplicaciones que uses: 

  • Crear citas personales y comerciales. 
  • Ver las programaciones de otras personas y organizar reuniones en función de la disponibilidad. 
  • Verificar la disponibilidad de la sala de reuniones y elegir una ubicación. 
  • Ver las respuestas de los invitados a la reunión. 
  • Compartir tu calendario y ajustar las configuraciones de uso compartido para que otras personas vean los detalles del evento o simplemente si estás ocupado o libre. 
  • Ver múltiples calendarios a la vez, como el calendario laboral, el personal y el de vacaciones. 
  • Ver el próximo día, semana, mes o año, así como eventos pasados. 
  • Configurar recordatorios de citas, desde cinco minutos hasta varias semanas antes del evento. 
  • Configurar reuniones recurrentes, ya sean semanales, anuales o un determinado día de cada mes. 
  • Darles acceso a otros empleados para que administren la aplicación de calendario empresarial. 
  • Comprobar el pronóstico meteorológico. 
  • Categorizar eventos por color. 
  • Aceptar o rechazar automáticamente reuniones en función de tu disponibilidad.

Cómo se conectan los calendarios a tus aplicaciones existentes

Uno de los mejores aspectos de los calendarios online es que se conectan con tus otras aplicaciones. Te mostramos cómo usarlos juntos. 

Correo electrónico: Cuando organizas una nueva reunión, tu calendario online creará una invitación de correo electrónico para los asistentes con la información, como si su asistencia es obligatoria u opcional. Puedes enviar todo tu calendario por correo para que las personas vean cuándo estás libre. En algunas aplicaciones de calendario, arrastrar un correo electrónico desde tu bandeja de entrada hasta el icono de calendario creará automáticamente una nueva reunión con el contenido del correo electrónico en los detalles de la reunión.

Videoconferencia: Algunas aplicaciones de calendario se conectan a aplicaciones de videoconferencia, así que cuando haces clic en Reunirse ahora o Nueva reunión en tu calendario, se crea una invitación a una reunión que incluye el vínculo a la videoconferencia. 

Documentos: Cuando creas un evento, algunos calendarios muestran la opción Adjuntar archivo para que puedas agregar un documento, vídeo o imagen a la invitación para que los asistentes revisen antes de la reunión o mientras transcurre.

Aplicación de toma de notas: Cuando abres un evento en algunas aplicaciones de calendario, verás una opción para crear minutas en tu aplicación de toma de notas. Puedes elegir si quieres compartir tus notas o tomarlas de forma privada.

Cinco formas en que los calendarios online integrados aumentan tu productividad

N.º 1. Programar reuniones con mayor rapidez

Atrás quedaron los días de los intercambios de correos electrónicos para encontrar una hora para la reunión que sea adecuada para todo el mundo. Con el asistente de programación en tu calendario online, puedes ver bloques de tiempo libre y ocupado de cada persona, para que sea fácil ver cuál es el mejor horario para la reunión. Si trabajas con personas de otras zonas horarias, puedes elegir mostrar su hora local, lo que ayuda a evitar reuniones fuera del horario laboral.

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Es fácil aceptar, rechazar y reprogramar reuniones con los calendarios online porque se sincronizan con el correo electrónico. Cuando los asistentes a una reunión reciben una invitación por correo electrónico, pueden aceptar, rechazar o sugerir un tiempo diferente directamente desde la aplicación del correo. 

N.º 2. Estructurar tu tiempo para cumplir con los plazos

Hacer malabares con múltiples proyectos, cada uno con sus propios hitos, puede ser difícil. Los calendarios online facilitan la planificación. Consulta las principales fechas de vencimiento en los calendarios del grupo o la organización cuando creas un calendario inverso en tu calendario personal para mantenerte al día. Divide proyectos grandes en partes más pequeñas, dejando una cierta cantidad de tiempo para cada una, con recordatorios opcionales. Bloquea tiempo en tu programación, idealmente durante el momento del día en el que eres más productivo, para centrarte en ciertas tareas y que las personas sepan que no deben molestarte en tu momento de mayor rendimiento.

N.º 3. Colaborar de forma más sencilla

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Cuando agregas archivos a las citas del calendario, como una presentación compartida o un modelo de diseño, los asistentes pueden acceder a ellos más rápidamente durante las reuniones. Luego, se pueden centrar en sus contribuciones en lugar de buscar documentos. Para una colaboración productiva, puedes incluso agregar preguntas o avisos en la descripción de la reunión para que las personas lo tengan en cuenta de antemano.

N.º 4. Planificar las ausencias

Entre las vacaciones, las ausencias por enfermedad, los festivos y las conferencias, hay muchos motivos por los que puede haber retrasos en los proyectos. Con los calendarios online, puedes ver muchas programaciones a la vez para evaluar la disponibilidad del equipo para cumplir un plazo determinado. Así, se pueden planificar las coberturas, evitar sorpresas y modificar fechas de vencimiento, si es necesario. 

N.º 5. Llevarlo a cualquier lugar 

Las aplicaciones de calendario se sincronizan automáticamente online para que todos tus dispositivos tengan automáticamente la última versión de tu horario. Ahora, hasta puedes unirte a una reunión desde tu teléfono si la invitación tiene un vínculo para videoconferencia. 

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Introducción

Prácticas recomendadas del calendario online

Estas son algunas sugerencias para ayudarte a aprovechar al máximo las aplicaciones del calendario de tu empresa. 

  • Programa descansos. Reserva tiempo para comer y tomarte pausas breves para caminar o hacer ejercicio. Tomar aire fresco y estirar el cuerpo puede obrar milagros en tu productividad. 
  • Delega en compañeros de trabajo. Para ahorrar tiempo, permite que otro empleado, como el jefe de la oficina, acceda a tu calendario y pueda agregar o reprogramar eventos. 
  • Envía un correo electrónico. Piensa si un correo electrónico podría reemplazar a una reunión. Si la reunión es necesaria, invita la menor cantidad de personas posible. 
  • Considera la visibilidad. Ajusta la configuración del calendario en función de si tus compañeros de trabajo necesitan conocer los detalles de la cita o solo que no estás disponible. 
  • Limita los recordatorios. Tal vez quieras recibir notificaciones de reuniones, pero no de las vacaciones de un compañero de trabajo. Desactiva las notificaciones que no quieras para limitar las interrupciones. 
  • Programa reuniones más cortas. Algunas aplicaciones del calendario empresarial te permiten programar reuniones de 25 o 50 minutos en lugar de las típicas reuniones de 30 o 60 minutos. Pruébalas: tus compañeros de trabajo probablemente apreciarán el tiempo adicional.

Los calendarios online pueden ayudarte a mantenerte organizado, productivo y conectado con tu equipo, estés donde estés. Si no estás seguro de qué aplicación obtener, prueba Microsoft Outlook para empresas. Para disfrutar de una solución más completa que incluya Microsoft Outlook, compra Microsoft 365 para empresas para empezar de inmediato.

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