Seis formas de hacer que tus reuniones online sean un éxito

Por Dianna Booher, redactora invitada de Microsoft

Con demasiada frecuencia, las reuniones online tienen poco que ver con las reuniones cara a cara en cuanto a energía, involucración o ideas generadas.

La mayoría de las veces, las reuniones online se desvían del tema de una de estas dos formas: O bien reina un silencio sepulcral, con monólogos constantes que caen en el vacío y no obtienen respuesta. O se asemejan a un grupo de comerciales celebrando haber conseguido un gran contrato en la sala de espera del aeropuerto, todo el mundo aportando su grano de arena sin orden ni concierto. Pero esto no tiene por qué ser así.

Para hacer que tus reuniones online sean tan enérgicas y productivas como cualquier reunión cara a cara, ten en cuenta estas directrices:

1. Usa una agenda formal.

No tener agenda es una forma de decir a los participantes que la intención es “tener una conversación” en vez de trabajar, cambiar ideas o tomar decisiones. Formaliza la agenda por escrito y envíasela a los asistentes con al menos dos días de antelación para que la revisen y se preparen.

Además, proyéctala cada cierto tiempo mientras avanzáis en la reunión. (Verás el por qué más adelante).

2. Plantea los temas en forma de preguntas.

Evita el típico formato para los temas:

─ Ventas del tercer trimestre

─ Puesto de la feria comercial en la Conferencia ITH

─ Campaña de marketing de la competencia durante agosto

En su lugar, plantea los temas como preguntas para que la discusión se centre con precisión y sin desviarse:

─ ¿Qué porcentaje de la cuota del tercer trimestre se ha alcanzado hasta la fecha?

─ ¿Merece la pena el coste de 35 000 $ y 2 días de tiempo de la exposición en el certamen ITH?

─ ¿Cuál es la mejor estrategia de ventas frente a la campaña de marketing de agosto de Logard?

3. Especifica el formato para cada tema de la agenda.

En la agenda escrita, establece el formato para cada tema: "Discusión abierta", "Solo informar", "Preguntas y respuestas", "Encuesta para los asistentes" "Recomendaciones", "Toma de decisiones". A menudo, los asistentes salen de la reunión con la sensación de haber perdido el tiempo porque no se ha logrado tomar una decisión. Pero como coordinador de la reunión, puede que tu propósito fuera llamar la atención sobre un problema para recopilar información. Permitir al grupo conocer el propósito por anticipado proporciona una sensación de realización incluso para esos temas.

4. Determina una duración para cada tema.

Siempre puedes ajustar los tiempos sobre la marcha. Sin embargo, estimar la duración hace que todo el mundo sepa qué esperar. Si tu agenda establece que Andrés tiene que exponer los resultados del laboratorio en un tiempo de 5 minutos, sabrá que no puede exponer una presentación de diapositivas de media hora.

5. Avisa a las personas responsables para que lleven la información necesaria.

Si esperas que Elvira acuda con los datos que servirán como punto de partida para una discusión, que no sea una sorpresa. Apunta su nombre en la agenda como "responsable del grupo" para que esté preparada.

6. Haz un resumen de las conclusiones y delega las acciones de seguimiento, todo ello en la agenda.

Particularmente, en las reuniones online, recuerda la tentación de los asistentes de desviar su atención a las pantallas de teléfonos móviles o los montones de archivos. Haz un resumen de las conclusiones principales y de las decisiones, y anótalas en la columna en blanco de la agenda planificada. A continuación, en la última columna, registra las acciones de seguimiento: Quién es el responsable de llevar a cabo cada acción y para qué fecha.

Rápido. La agenda completada servirá como las actas de la reunión. ¡Facilita después la agenda a los asistentes y los ausentes (como un archivo descargable de referencia)!

La agenda se encarga del trabajo duro. ¡Reunión online productiva conseguida!

Dianna Booher es autora de 47 best sellers, con ediciones publicadas en 60 idiomas. Ayuda a las empresas a comunicarse de forma clara y a los jefes a ampliar su influencia con una fuerte presencia ejecutiva. Es redactora habitual para Forbes, HuffPost y The CEO Magazine. www.BooherResearch.com @DiannaBooher

Primeros pasos con Microsoft 365

Es el Office que conoces, más las herramientas para ayudarte a trabajar mejor juntos, para que puedas mejorar la productividad en cualquier momento, en cualquier lugar.

Comprar ahora
Contenido relacionado
Business Tips

Proteger el medio ambiente y trabajar desde casa

Más información
Business Tips

Seis sugerencias de software de presentaciones con diapositivas para impresionar

Más información
Business Tips

Cinco formas de impulsar tu profesionalidad en el correo electrónico

Más información

El Centro de crecimiento no constituye asesoramiento profesional financiero ni impositivo. Debes comunicarte con un profesional de finanzas o impuestos para debatir tu situación.