Cinco razones para consolidar tus aplicaciones en la nube

Nombra un desafío empresarial, y probablemente encontrarás una o varias aplicaciones en la nube que prometen solucionarlo. Las aplicaciones en la nube fueron un boom para las pequeñas empresas. No es necesario invertir en infraestructura costosa para administrar procesos empresariales, como recursos humanos, administración de proyectos, contabilidad y administración de la relación con el cliente. Con un modelo basado en suscripciones, es fácil empezar y solo pagas por lo que usas. Pero si no eres cuidadoso, muchas aplicaciones superpuestas pueden ocasionar ineficiencias y generar costes.

Para muchos procesos empresariales, puedes elegir entre soluciones que se especializan en tareas específicas y soluciones que abordan un proceso integral o varias necesidades empresariales en toda la empresa. En ocasiones, una aplicación dirigida es el enfoque correcto; pero es importante sopesar los beneficios contra las ventajas de una solución consolidada individual.

1. Reducir los costes de TI

El beneficio más evidente de consolidar aplicaciones es el ahorro de costes. Si bien es verdad que las suscripciones suelen ser más económicas que hospedar aplicaciones locales, también existen cargos asociados con las aplicaciones en la nube. La mayoría de las aplicaciones empresariales cobran una tarifa mensual en función de la cantidad de usuarios o la cantidad de almacenamiento usado. Estos costes se acumulan, especialmente si pagas más de una aplicación con funcionalidades similares.

También puede resultar molesto administrar varias suscripciones. No todas las empresas usan las mismas métricas para determinar costes. Hacer un seguimiento de lo que estás pagando puede ser complicado cuando los equipos usan distintas aplicaciones. Al consolidar la facturación, podrás ver mejor lo que usa tu empresa y el valor que obtienes de las aplicaciones en la nube.

2. Aumentar la productividad

Más allá de los costes directos asociados con las suscripciones, demasiadas aplicaciones disminuyen la productividad. Cambiar de aplicación, así como cambiar de tareas en general, hace que los empleados pierdan tiempo y se frustren. Los empleados no pueden dedicar esos minutos y horas que se pierden a tareas de mayor valor. Estos son algunos ejemplos de cómo la consolidación puede agilizar el trabajo:

  • Una sola aplicación para chats, llamadas y reuniones permite a los empleados cambiar rápidamente los modos de comunicación. Por ejemplo, si los miembros del equipo encuentran que un chat no resuelve un problema, pueden iniciar una reunión con cualquier persona del chat con solo presionar un botón.
  • Al trabajar en un solo proyecto, es posible que los empleados necesiten comunicarse con un compañero de trabajo, luego colaborar en un documento y finalmente revisar una programación de proyecto, todo en un par de horas. Completar estas tareas es mucho más fácil si se puede acceder a todas las aplicaciones en una sola plataforma, como Microsoft Teams.
  • Si la información se aloja en una sola plataforma, los empleados no malgastarán el tiempo en abrir distintas aplicaciones para encontrar lo que buscan.

3. Simplificar la tecnología

Las aplicaciones en la nube son más fáciles de configurar luego en soluciones locales, pero eso no significa que no generen inconvenientes. Alguien, generalmente un especialista en TI, debe mantenerlas. Esto puede incluir agregar o quitar usuarios de las aplicaciones a medida que cambian sus funciones en la empresa, integrar aplicaciones con otros sistemas, como una solución de administración de acceso de identidad, y solucionar problemas que tus empleados tengan con el software.

Con menos aplicaciones para mantener, le dejarás más tiempo libre a TI para que dedique a iniciativas más importantes que harán que tu negocio avance.

Consolidar aplicaciones para reducir costes

Obtén más información sobre las dos claves de la reducción de costes y realiza una autoevaluación para ver si tu organización está preparada para la simplificación y la optimización.

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4. Acceder a mejor información

Los datos son uno de los activos más importantes de tu negocio. Para comprender quiénes son tus mejores clientes, descubrir tendencias de ventas y controlar los desafíos de producción, es necesario realizar un análisis de datos. Pero si los datos del cliente, la información financiera y la planificación de proyectos se dispersan en distintas aplicaciones, es posible que te pierdas conclusiones importantes.

Al consolidar aplicaciones en una sola solución o un conjunto correctamente integrado de herramientas de inteligencia empresarial, es más fácil para las personas analizar datos en toda la empresa y descubrir información clave que te ayude a tomar decisiones más inteligentes. Por ejemplo, si el equipo tiene fácil acceso a los datos del cliente en todos los puntos de contacto de su ciclo de vida, puede anticipar las necesidades y proporcionar un mejor servicio. Conectar los datos de la venta con los datos de uso de los empleados puede ayudarte a comprender cómo mejorar la eficiencia con tus recursos. Además, muchas plataformas revelan métricas importantes que puedes revisar de un vistazo.

5. Perfeccionar la seguridad

En el mundo actual, todos los dispositivos, cuentas de usuario y aplicaciones son una entrada potencial de actores malintencionados que quieren robar tus datos o interferir de alguna forma en tu negocio. Al usar aplicaciones de distintos proveedores, aumentas el riesgo de una vulneración de seguridad porque muchas personas reutilizan la misma contraseña en distintas cuentas. Si una cuenta está en peligro, los atacantes pueden usar esa información para acceder a otras cuentas, incluidas tus redes corporativas.

Al reducir la cantidad de aplicaciones que usan los equipos, simplificas la seguridad. Cuando los empleados usan una cuenta única para acceder a múltiples aplicaciones, puedes aplicar los mismos controles de seguridad en todas las aplicaciones. Y con menos aplicaciones para controlar, es más probable que detectes incidentes de seguridad antes de que causen un daño real a tu empresa.

Cómo saber si tienes demasiadas aplicaciones

Muchas aplicaciones en la nube son fáciles de encontrar y usar. De hecho, es posible que no estés al tanto de todas las aplicaciones que usa tu empresa. Pero incluso si seleccionaste a conciencia las aplicaciones para tu empresa, puede seguir habiendo oportunidades de consolidación. Algunos indicadores de que tu negocio usa demasiadas aplicaciones son los siguientes:

  • Los departamentos o equipos de proyectos usan distintas aplicaciones para realizar funciones similares. Por ejemplo, si el equipo de marketing comparte archivos con Microsoft OneDrive mientras tu equipo de desarrollo de productos usa Box.
  • Los miembros del equipo deben descargar datos de un sistema y cargarlos en otro para trabajar. Por ejemplo, es posible que el equipo de ventas tenga que importar información del cliente de una herramienta de seguimiento de ventas a una herramienta de administración de proyectos después de cerrar una venta.
  • La información importante se dispersa en distintas herramientas y exige a los empleados revisar varias aplicaciones para encontrar lo que buscan.
  • La falta de visibilidad en tu negocio hace que sea difícil relacionar lo que sucede con los proyectos, los recursos y los ingresos.

Las aplicaciones en la nube te ayudan y ayudan a tu equipo a trabajar desde cualquier lugar. Sin embargo, demasiadas aplicaciones pueden reducir tu efectividad. Para mejorar la seguridad, productividad y administración de costes, echa un vistazo a las soluciones integrales para ver si hay oportunidades para reducir la cantidad de aplicaciones que tu equipo maneja a diario. O bien, obtén un análisis más detallado del ahorro de costes potencial de consolidar la aplicación y realizar una autoevaluación para determinar si simplificar el ecosistema de la aplicación es adecuado para tu negocio.

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