La tecnología ha cambiado cómo y dónde trabajamos. Un servicio gratuito de llamadas de conferencia puede facilitar las comunicaciones de tu empresa al conectar a personas de cualquier lugar del mundo, lo que facilita que los equipos sigan siendo productivos con independencia del lugar donde esté cada persona. Un estudio reciente concluyó que desde 2005, las personas que trabajan habitualmente en casa han aumentado aproximadamente en un 173 por ciento . Y dada la necesidad actual de distanciamiento social, las empresas se enfrentan a un aumento sin precedentes de los empleados que trabajan de forma remota.
No es previsible que esa tendencia de trabajadores remotos se frene. Según un estudio de LinkedIn, el 82 por ciento de los trabajadores quiere trabajar desde casa al menos un día a la semana, mientras que el 57 por ciento quiere trabajar desde casa tres o más días a la semana. Dirigir un negocio es complicado y el margen de error es estrecho.
El aumento del trabajo remoto ha hecho aún más necesaria una comunicación rápida y sencilla con los compañeros de trabajo, por lo que es indispensable encontrar las herramientas de productividad adecuadas. Correo electrónico, mensajería instantánea y videoconferencias gratis; todas estas herramientas se emplean en el mundo empresarial, y las llamadas de conferencia suelen ser el principal medio de comunicación de la empresa cuando hay equipos dispersos.
Evalúa tus necesidades
Probablemente sea difícil creer que algo sea gratis en estos tiempos, pero de hecho existen servicios gratuitos de llamadas de conferencia. Es importante señalar que un servicio gratuito de llamadas de conferencia es beneficioso para empresas de todos los tamaños, desde startups y pequeñas empresas hasta empresas medianas (pymes) e incluso grandes corporaciones.
Cada servicio gratuito de llamada de conferencia ofrece diferentes características y funcionalidades, y encontrar el adecuado puede llevar su tiempo. Comienza evaluando las necesidades específicas de tu negocio. Software de productividad que permite la integración con otras herramientas, como videoconferencias gratuitas o incluso herramientas gratuitas para compartir pantalla pueden facilitarte el trabajo y hacer que tus reuniones sean más productivas. Es importante contar con una herramienta de productividad conectada e integrada porque el trabajo con herramientas desconectadas puede resultar costoso debido a la dispersión de los datos, la mala gestión del tiempo y los altos gastos de explotación.
En general, las llamadas de conferencia gratuitas pueden ahorrar tiempo, esfuerzo e incluso dinero a tu negocio. Esta herramienta de comunicación en tiempo real ayuda a mantener a tus equipos al día de las comunicaciones internas y externas. Resultan especialmente útiles cuando surgen asuntos urgentes, ya que te permiten organizarte rápida y fácilmente y ponerte en contacto con cualquier persona en cualquier lugar y en cualquier momento. Sin cuotas mensuales y con una reducción en los gastos de viajes, las startups y las pequeñas empresas pueden tener el dinero donde más lo necesitan: en capital circulante.
Todas las empresas tienen preocupaciones financieras. En el caso de las startups y pymes, se trata de garantizar unos gastos moderados. Para las corporaciones, vigilar los gastos deshonestos.
En algunas organizaciones, los gastos deshonestos pueden representar hasta el 80 por ciento de los gastos totales. Un servicio gratuito de llamadas de conferencia puede ofrecer a una empresa la posibilidad de reducir los gastos no autorizados, con el beneficio añadido de permitir que varios equipos prueben la funcionalidad y la implementación en toda la organización sin tener que recurrir a contratos complicados o cuotas mensuales.
Mitos sobre las llamadas de conferencia gratis
1. La calidad de las llamadas de conferencia gratuitas es mala
Ante todo, la calidad es imprescindible. Contrariamente a lo que suele suponerse, la calidad no supone normalmente ningún problema en los servicios gratuitos de llamadas de conferencia. En la mayoría de los casos, estos servicios pueden ser tan buenos como sus equivalentes de pago, pero pueden surgir problemas. Complicaciones como el volumen bajo, el silbido, el sonido entrecortado y la atenuación suelen deberse a una mala conexión a Internet, no al servicio.
Estar preparado puede ayudar a asegurar la mejor calidad posible para la llamada. He aquí algunos consejos útiles.
- Asegúrate de estar en un lugar tranquilo
- Prueba la conexión a Internet antes de la llamada para determinar que es estable
- Utiliza una cámara web y un micrófono de alta calidad
- Mantén el micrófono alejado de otros dispositivos electrónicos para aliviar problemas de ruidos o sonidos no deseados
2. Las empresas no deberían utilizar llamadas de conferencia gratuitas
Muchos servicios gratuitos de llamadas de conferencia son de nivel empresarial y ofrecen calidad de audio HD, así como números de teléfono de marcación internacionales.
En 2018, casi la mitad de todas las grandes empresas fueron pirateadas, por lo que no es de extrañar que la seguridad sea una de las cuestiones más preocupantes. Los controles de seguridad pueden marcar la diferencia entre mantener una conversación privada o comprometer los datos de tu empresa. Por tanto, los servicios gratuitos de llamadas de conferencia tienen en cuenta estas preocupaciones.
La mayoría de las personas no se dan cuenta de que muchos de los servicios gratuitos de llamadas de conferencia cumplen o incluso superan los estándares de seguridad de la industria. En función de las necesidades de tu empresa, ya sea el cifrado, la posibilidad de restringir asistentes o incluso la autenticación multifactor, a menudo se puede soslayar la seguridad, pero no mediante servicios gratuitos de llamadas de conferencia.
Sin compromisos
Como hemos visto, un servicio gratuito de llamadas de conferencia no implica renunciar a aspectos importantes para que una herramienta de llamadas de conferencia sea buena para tu empresa. Cualquiera que sea el servicio que elijas, querrás cerciorarte de que ofrece calidad y seguridad.
Lo más importante: querrás saber si se puede ampliar con el crecimiento de tu negocio. A medida que tu negocio se desarrolle, es probable que las herramientas de productividad que necesitas cambien. Cuando estés pensando en cambiar de un servicio gratuito de llamadas de conferencia a un servicio pago, visita nuestro artículo sobre Cuándo cambiar de servicio de llamadas de conferencia.
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