Aprovecha al máximo las videoconferencias gratuitas

El mundo en el que trabajamos cambia constantemente y ahora, más que nunca, los equipos están dispersos y los empleados trabajan de forma remota. En los últimos diez años, el trabajo remoto ha aumentado en un 91 por ciento, como también lo ha hecho nuestra necesidad de herramientas de productividad que nos permitan colaborar en tiempo real.  

La comunicación cara a cara es una herramienta poderosa. Aproximadamente el 55 por ciento de la comunicación es el lenguaje corporal, el 38 por ciento es el estilo y el 7 por ciento lo que se dice. Estudios recientes señalan que el 84 por ciento de las personas prefieren las reuniones remotas. 

Aún así, casi el 100 por cien de las personas creen que las reuniones cara a cara son esenciales para las relaciones comerciales a largo plazo. Por tanto, la conexión a través de programas gratuitos de videoconferencia ayuda a abordar las necesidades de los trabajadores y equipos remotos con interacción cara a cara, además de mejorar la comunicación y comprensión entre los participantes en una videoconferencia.  

¿Por qué elegir un servicio gratuito de videoconferencia?

La videoconferencia gratuita no es nueva; es un estándar empresarial en muchas industrias y generalmente está disponible como parte de una plataforma unificada de comunicaciones. Se trata de una gran herramienta para mantener reuniones y colaborar con compañeros de trabajo; con el aumento de los trabajadores remotos, se está incrementando su uso. Pero ¿quién puede beneficiarse de las videoconferencias gratuitas? Pequeñas empresas, emprendedores e incluso grandes empresas.  

Ser una pequeña empresa o un emprendedor no es fácil. Cada euro es importante, por lo que invertir en hardware o software caro no suele ser una opción. Las videoconferencias gratuitas son una manera excelente para que estas empresas utilicen herramientas de colaboración de primer nivel con una inversión mínima o incluso sin ella. Para las grandes empresas, la ventaja proviene de probar varios programas gratuitos de videoconferencia para saber qué productos satisfacen las necesidades de su empresa. 

Funciones esenciales de videoconferencia que hay que buscar

Las funcionalidades de un programa gratuito de videoconferencia son fundamentales y difieren de un programa a otro. Pero ¿estás aprovechando al máximo el tuyo?  

Estas son algunas funciones que pueden diferenciar un producto de otro:  

Pantalla compartida  

¿Buscas una forma de aumentar la productividad de las reuniones? Si estás utilizando videoconferencias gratuitas, es probable que tú o alguien con quien trabajas se encuentre en un lugar remoto. La pantalla compartida junto con la videoconferencia ayuda a mantener a los equipos conectados además de hacer que la colaboración en tiempo real sea sencilla y eficaz. Permite que los asistentes a una reunión vean lo mismo, lo que garantiza que todos estén en sintonía. 

Uso compartido de documentos 

Asegúrate de que el programa gratuito de videoconferencia que elijas tenga funcionalidades para compartir documentos. El uso compartido de documentos elimina la necesidad de enviar documentos por correo electrónico antes o después de la reunión. Con esta función, puedes dar acceso instantáneo a los participantes a documentos y presentaciones relevantes durante la reunión. Como ventaja adicional, ayuda a que la reunión se desarrolle sin problemas y a mantener la concentración. 

Controles de moderador 

En las videoconferencias online pueden participar dos personas o cien (o incluso más), por lo que es fundamental contar con controles específicos. Todos hemos estado en una llamada en la que alguien olvida activar el silencio; esto distrae y puede hacer descarrilar rápidamente la dinámica de una reunión. Con los controles de moderador, el propietario de la reunión puede tomar el control cuando sea necesario. Busca la posibilidad de activar el silencio y reactivar el audio de los participantes para excluir a los participantes que no deberían estar allí.  

Funcionalidades de chat de texto 

Las funcionalidades de chat de texto permiten a los participantes entrar, colaborar, hacer preguntas, etc., sin interrumpir el flujo de la reunión. Tanto si se trata de un mensaje privado a una persona como si va dirigido a todo un grupo, el chat de texto es una función de gran valor.  

Consejos para usar con éxito un programa gratuito de videoconferencia 

Prepárate 

• Aprende a usar el programa y sus funcionalidades. El dominio de la herramienta te ayudará a controlar mejor la reunión y podrás ofrecer una experiencia mejor a todos los participantes. 

• La mala calidad de las llamadas de audio y vídeo generalmente se debe a la conectividad. Asegúrate de tener una conexión a Internet estable y evita errores embarazosos.   

Comprueba que es seguro

• Se produce un pirateo cada 39 segundos. Y la videoconferencia no es inmune a los ataques de los hackers. Para evitar este problema, asegúrate de que el programa que estás utilizando ofrece cifrado.  

• No siempre es una amenaza externa lo que puede estropearte el día. Asegúrate de eliminar toda la información confidencial o protegida del fondo o usa un desenfoque del fondo si tu programa gratuito de videoconferencia lo ofrece.  

Trabaja de forma más inteligente 

• Independientemente de la herramienta que utilices, asegúrate de que mejora (no inhibe) la capacidad de tus equipos para trabajar de manera más inteligente. Si tu programa gratuito de videoconferencia no ofrece opciones para participar y colaborar, puede que no sea la herramienta adecuada.  

El valor de las videoconferencias gratuitas 

La forma en que trabajamos cambia casi a diario, pero la necesidad de conectarse cara a cara sigue siendo una parte importante de la experiencia humana. Las videoconferencias gratuitas nos ayudan a salvar las distancias y establecer contactos con compañeros de trabajo de todo el mundo. 

Cuando se nos ve, nos sentimos escuchados y nos comunicamos de manera natural, tanto de forma verbal como no verbal. Como cada vez más empleados trabajan de forma remota o en diferentes oficinas, las videoconferencias gratuitas seguirán siendo una herramienta valiosa que todo el mundo de los negocios utilizará. Solo tienes que asegurarte de sacar el máximo partido de ella.