Cómo administrar las cinco fases del ciclo de vida de un proyecto con herramientas visuales

Si estás leyendo esto, sabes que es verdad: la administración de proyectos eficaz es una habilidad fundamental. Vigilar de cerca a las personas, escalas de tiempo y tareas implicadas en grandes proyectos de trabajo es un desafío enorme, particularmente cuando se presentan incógnitas o problemas repentinos en la mezcla.  

Las investigaciones muestran que solo un poco más de la mitad de todos los proyectos empresariales se completan a tiempo y dentro del presupuesto. Suele producirse una circunstancia debido al temible “síndrome de lavadero” o la tendencia a que los requisitos de un proyecto cambien y aumenten a lo largo de su ciclo de vida.  

 

Una manera de ayudar a evitar esto es ceñirse a las “cinco fases” del ciclo de vida de administración de proyectos: iniciación, planeación, ejecución, supervisión y cierre. Estos son ahora conceptos ampliamente aceptados, que hace décadas desarrolló el Instituto de Administración de Proyectos. Sirven como una especie de marco para ayudar a los jefes de proyecto a planear, enfocar y organizar.   

Existen muchas estrategias de administración de proyectos en estos días que te ayudarán a ti y a tu equipo a ejecutar las cinco fases. Pero las herramientas sencillas para crear diagramas visuales pueden ser de las más eficaces para mantener las cosas claras en tu mente y en la cabeza de los miembros de tu equipo, de principio a fin.  

Estas son algunas sugerencias. 

Iniciación 

Antes de empezar cualquier proyecto, el primer paso es averiguar cuál es la idea, por qué es necesaria y si es factible. Esta fase es crítica. Si es una gran idea, pero imposible de realizar con los recursos que tienes, debe descartarse (o al menos modificarse). 

Un jefe de proyecto no puede realizar la visualización él solo; es importante recopilar ideas y recibir comentarios en una fase temprana. Las herramientas visuales ayudan a poner a todos al día.  

Intenta iniciar con una plantilla de lluvia de ideas. Desde diagramas de ideas hasta diagramas de afinidad y gráficos de clústeres, hay varias opciones. Independientemente del estilo, la lluvia de ideas con una ayuda visual resulta útil para inspirar ideas, así como para capturarlas y organizarlas de inmediato. 

Otra opción útil es un análisis DAFO. Los análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) ayudan con la toma de decisiones y la planeación en torno a las grandes ideas empresariales. Por ejemplo, una compañía que fabrica accesorios modernos para smartphones podría estar considerando el lanzamiento de una nueva línea de productos. Aun así, necesita considerar los costes y la competencia mucho antes de diseñar cualquier cosa. 

La parte más importante de esta fase es alcanzar una alineación con todas las partes interesadas del proyecto antes de seguir adelante. Lograr que todos coincidan en las posturas puede ser mucho más fácil con este tipo de documentación visual y sencilla. 

Planeación 

El siguiente paso es empezar a averiguar qué harás exactamente para realizar el proyecto a tiempo. ¿Quién está involucrado? ¿Qué tareas están implicadas? ¿Qué tareas dependen de otras tareas? ¿Cuánto tiempo tardará el proyecto en realizarse?  

Una gran herramienta visual para este aspecto del proceso es un gráfico de Gantt. Los gráficos de Gantt ayudan a definir cuáles son las tareas del proyecto y cuándo se llevará a cabo cada una de ellas, en función de los objetivos diarios. Con software para crear diagramas, también es fácil agregar hitos, crear vínculos entre tareas, codificar por colores el gráfico y mucho más.  

Tal vez también quieras ayudar a visualizar el ciclo de vida de un proyecto a través de un diagrama de escala de tiempo incluso más nítido, con una plantilla de escala de tiempo o plan de desarrollo. Separar los diferentes aspectos del proyecto de este modo puede resultar muy útil a la hora de compartirlo con otros equipos o con la dirección de la compañía.  

Recuerda hacerte a ti mismo y a tu equipo muchas preguntas detalladas sobre el proyecto para que puedas crear la escala de tiempo más precisa posible, ya sea que uses un gráfico de Gantt, una plantilla de escala de tiempo, o ambos.  

Con escalas de tiempo online y gráficos de Gantt, todos los miembros del equipo pueden colaborar en el documento en tiempo real, así como seguir cumpliendo fácilmente los objetivos de sus tareas con una vista personalizada.  

Ejecución 

Una fase exitosa de ejecución depende de una fase exitosa de planeación. Para ello, una de las mejores herramientas visuales para ejecutar proyectos complejos es también excelente para planearlos: un diagrama de flujo.  

Los diagramas de flujo de funciones cruzadas, por ejemplo, ayudan a los jefes de proyecto a definir quién es responsable de alcanzar ciertos hitos, así como las dependencias de tareas. Algunos proyectos pueden tener diferentes equipos trabajando en otros aspectos del proyecto, también. Estos tipos de diagramas pueden definir todo eso y más.   

Los “carriles”, por ejemplo, definen qué personas están involucradas en cada tarea, mientras que los “cuadros de fases” representan la escala de tiempo o el hito. 

Cuando hayas iniciado el proyecto y se esté produciendo su ejecución, tener un diagrama de flujo que pueda compartirse es muy valioso para mantener a todos al tanto. Los miembros del equipo también pueden comentar en el diagrama y agregar contexto o actualizaciones según sea necesario. Las formas interactivas pueden expandirse para revelar información adicional o se pueden vincular a datos externos también, como una base de datos u hoja de cálculo.  

Supervisión  

En este momento, estás consiguiendo cosas, pero todavía es crucial supervisar cada tarea para asegurarse de que nada se salga de línea. Una de las ventajas de los objetos visuales online y los diagramas vinculados a datos es lo fácil que resulta compartir el progreso con los demás, incluso con aquellos que no están directamente involucrados en el proyecto. 

El software para crear diagramas suele ofrecer plantillas simples de informe de estado, que ayudan a los jefes de proyecto a sintetizar puntos esenciales y compartirlos con los directores y clientes externos o partes interesadas. 

Tener varios documentos a lo largo del proceso, desde un análisis DAFO hasta un diagrama de flujo, también puede ayudar a mantener el proyecto centrado. Puedes ayudar a evitar el síndrome del lavadero controlando los objetivos originales y las entregas del proyecto. 

Algunos softwares de diagramación también funcionan bien con el software de automatización, por lo que puedes diseñar el flujo de trabajo del proyecto y luego configurar desencadenadores automáticos, como una notificación cuando se termine una tarea. 

Cierre 

¡Lo lograste! Una vez que tu equipo ha completado todas las entregas, el proyecto está terminado. Pero la clave para esta última fase es tomarse un momento para evaluar lo que acaba de pasar. Tener objetos visuales claros y específicos a mano a lo largo de todo el proceso simplifica mucho el proceso para echar un vistazo atrás y ver lo que funcionó y lo que no. 

Programa una reunión de análisis final con los miembros del equipo y las partes interesadas. Debate sobre el éxito y los desafíos. Incluso aquí puedes apoyarte en una herramienta de diagramación adicional: prueba una plantilla de análisis final para el proyecto que te ayude a capturar los comentarios y las ideas que surjan en tu reunión.  

Almacena toda la documentación en una ubicación central para que pueda permanecer ahí como recurso la próxima vez. 

Toda esta planeación meticulosa y documentación puede parecer una exageración, pero realmente ayuda. El uso de herramientas visuales para planear, comunicar y controlar es una de las maneras más seguras de mantener un proyecto en línea, dentro del presupuesto y en el plazo previsto. 

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