Administrar equipos remotos con herramientas de colaboración

Si trabajas asumiendo que el uso de las telecomunicaciones no tiene precedentes, tienes razón. De hecho, de acuerdo con Bloomberg, “en los EE. UU., el 60 por ciento de las empresas ofrecen acuerdos de trabajo a distancia, con respecto a solo el 20 por ciento en 1996” y es una tendencia popular en India, Indonesia y México. Esto implica que probablemente ya trabajas con un equipo remoto o estás a punto de contratar a tu primer trabajador a distancia. Administrar un equipo virtual (y ser parte de uno) tiene sus propias peculiaridades y requiere mucha confianza por parte de todos los implicados.

Por supuesto, la confianza es probablemente la parte más difícil de liderar equipos virtuales, y es algo que tienes que “sentir”. Sin embargo, hay herramientas de liderazgo y una amplia gama de tecnologías que pueden ayudarte a cultivar relaciones con tus compañeros y tus subalternos directos que pueden, en última instancia, ayudarte a desarrollar relaciones de trabajo fáciles y fluidas, un gran respeto y confianza mutua. Cuatro herramientas eficaces para administrar equipos remotos incluyen:

• Videollamadas: El correo electrónico es genial para comunicar información sobre proyectos que deberá utilizar tu equipo más tarde, enviar una nota rápida sobre una reunión próxima o permiso, pero para sesiones de lluvias de ideas, revisiones del rendimiento de los empleados o cualquier situación en la que tengas que ser más convincente, no hay nada mejor que una reunión cara a cara, donde las videollamadas se vuelven relevantes. A fin de cuentas, las videollamadas hacen posible que las personas se vean, observen la personalidad y el estado de ánimo, y detecten matices y entonaciones, lo que facilita compartir ideas, tener conversaciones difíciles y plantear tus argumentos.
• Chat y mensajería instantánea: Cuando diriges equipos virtuales, es imposible experimentar el nivel de espontaneidad que tendrías en un entorno de oficina tradicional. Sin embargo, con un cliente de chat puedes seguir teniendo esas conversaciones rápidas, simplemente no pasarán en la cocina de la oficina. Lo mejor de todo es que, si quieres hablar sobre una idea con más de una persona, la mayoría de los clientes de chat te dan esa opción, lo que facilita trabajar en ideas y problemas sobre la marcha.
• Espacios de trabajo compartidos: Ya estés administrando equipos globales o solo trabajando con unas pocas personas al otro lado de la ciudad, lo más probable es que en algún momento tengas que colaborar en una presentación, en una entrega para el cliente o en tus propios documentos y procesos internos. Por supuesto, puedes hacerlo todo desde el correo electrónico, pero el control de versiones se convertirá en una pesadilla, y ahí es donde intervienen los espacios de trabajo compartidos. Al proporcionarte una ubicación central en la que todos los miembros del grupo pueden trabajar en los mismos archivos en tiempo real y ver lo que han hecho los demás, puedes mantener un control de versiones y simplificar el proceso de creación.
• Listas de tareas virtuales compartidas: Cuando trabajas con equipos virtuales en varias zonas horarias, mantener a todos los miembros al día de los proyectos compartidos no es precisamente fácil. Sin embargo, gracias a las listas de tareas virtuales, tu equipo (o un grupo seleccionado de miembros del mismo) puede ver listas de todas las tareas y su estado, lo que simplifica compartir trabajo o mantener a todos informados. Y para simplificar todo aún más, algunas aplicaciones que cuentan con listas de tareas virtuales también te dan la opción de adjuntar archivos a tareas, colaborar en esos archivos e incluso compartir notas y tener conversaciones sobre ellos sin tener que usar una aplicación distinta, lo que facilita colaborar incluso cuando los calendarios personales no encajan.

Cualquier persona que supervise grupos globales o trabajadores en entornos virtuales ha experimentado de primera mano los retos que implica la administración remota. No obstante, la popularidad del teletrabajo está aumentando, por lo que tiene sentido invertir en la tecnología que necesitas para crear experiencias colaborativas, desarrollar relaciones personales y entregar proyectos sobresalientes. Afortunadamente, esa tecnología ya existe, solo necesitas encontrar la solución adecuada para tus empleados y tu organización.