Sugerencias para tener reuniones eficaces con los empleados

Muchas veces las reuniones son una pérdida de tiempo y no obtienen resultados significativos. Los altos directivos se muestran escépticos hacia las reuniones y abandonan las estrategias que se tratan. 

Puedes pensar que no tienes tanto que perder en las reuniones de una pequeña empresa . Es tu negocio; tú decides si una reunión es importante. Pero si le pagas a los miembros de tu equipo por asistir, ten en cuenta los costes. 

Si una reunión de 90 minutos te cuesta $750 en nóminas y $75 en comida y bebida mientras se para todo el trabajo, ¿vale la pena? ¿Los resultados justifican el coste y los 90 minutos de pérdida de productividad? 

Así es como puedes llevar a cabo reuniones de calidad en tu pequeña empresa.  

¿Cómo se debe propiciar una reunión? 

Las reuniones eficaces necesitan: 

  • Planificación 
  • Gestión de tiempo y personas durante la reunión 
  • Seguimientos después de la reunión 

Planificación 

Orden del día típico: 

  • Hacer lluvias de ideas para buscar soluciones a los retos y los enfoques de nuevas oportunidades. Tu empresa ha identificado un problema o una oportunidad y no sabes cómo avanzar. Lo que necesitas es una lluvia de ideas con tu equipo. 
  • Diseñar o actualizar un producto o servicio. Tu equipo tiene una idea. Ahora, tienen que reunirse para ver cómo ejecutarla. 
  • Comunicar información importante. Tu negocio está creciendo y las novedades afectarán al personal. Deberías comunicar estos cambios a todo el equipo cuanto antes. 
  • Facilitar un foro para recibir comentarios. Es importante saber qué piensa un grupo o cuáles son sus preocupaciones. Una reunión es una oportunidad para compartir lo que piensan. 

Actualmente las reuniones se pueden llevar a cabo con todos los asistentes físicamente en la misma sala o con algunos asistentes virtuales. Se puede participar en reuniones desde diferentes partes del mundo y con distintas zonas horarias con soluciones para reuniones online. Ahora las reuniones pueden definirse únicamente por hora y no por ubicación. Es más fácil asistir a reuniones definidas solo por hora, pero eso no quiere decir que deba haber más. 

¿Es necesario tener una reunión? 

Esta es la pregunta más importante que debes hacerte en la fase previa a la planificación: ¿necesitas tener una reunión? ¿Es una reunión de grupo (física o digital) la mejor forma de resolver el problema? ¿Has agotado ya otras formas de manejar la situación sin éxito? 

Si usas otras formas de comunicación en grupo como correo electrónico, plataformas de gestión de proyectos y gestión de las relaciones con clientes (CRM) o software de ventas, hay algo que pueda hacer una reunión en grupo que estas herramientas no pueden? ¿Trabajan bien tus equipos con estas herramientas? 

¿Tu equipo funciona bien si distribuyes preguntas, tareas o anuncios mediante software de gestión de proyectos

Solo deberías tener una reunión de grupo si crees que así encontrarás la mejor solución a tu problema. 

¿Cuál es el tema de la reunión y el resultado deseado? 

Una vez que decidas tener una reunión, define el tema y determina cuál sería un resultado satisfactorio. 

Ejemplo de un tema de reunión: tu empresa de fabricación tiene un conflicto de recursos 

Tu empresa tiene dos pedidos de producción de dispositivos a medida. Lamentablemente las fechas de entrega son incompatibles porque los dos pedidos tienen un tipo de widget a medida concreto (Tipo Z) en el núcleo. El dilema está en que solo cuentas con una máquina que hace widgets Z a medida.  

Resultado de la reunión deseado: encontrar una manera de entregar los dos pedidos a tiempo 

Crear un orden del día 

Con el tema de la reunión y el resultado definidos, es fácil crear un orden del día detallado. 

Hay muchos modelos de órdenes del día disponibles online. Por ejemplo, este Orden del día para reuniones clásico para Microsoft Word puede satisfacer muchas de las necesidades de las pequeñas empresas. 

Todas las reuniones son importantes. Indica los pasos concretos de cada reto de cada reunión a fin de conseguir su objetivo. Define cada parte de la reunión y divídela en secciones secciones por tiempo. En este sentido, las reuniones pueden durar unos minutos o varios días. 

Este es un guion de ejemplo de orden del día para una reunión de una hora: 

  • Presentaciones de los participantes: 10 minutos 
  • Explicación del tema: 10 minutos 
  • Lluvia de ideas: 20 minutos 
  • Selección de la mejor solución: 10 minutos 
  • Documentación de la solución y asignación de tareas: 10 minutos

Durante la reunión 

En el momento de la reunión, se puede usar un temporizador para seguir el plan inicial. De esta manera, los participantes avanzan y no se distraen con detalles que no son importantes. 

Pídele a los participantes que guarden para otro momento las ideas y las preguntas que no tienen que ver con el tema en cuestión. 

Recuerda que no todo el mundo aprende o procesa información de la misma manera. Si alguien tiene problemas con algún concepto, pregúntale qué necesita. 

¿Y si dibujas el concepto? ¿O lo organizas en notas adhesivas? ¿Lo vuelves a revisar más tarde por escrito? Si tienes un equipo pequeño, con el tiempo sabrás cómo procesan las ideas. 

Reta a todos los asistentes a compartir sus ideas. Un miembro del equipo reservado podría tener las mejores sugerencias pese a que no le gusta hablar en grupo o delante del jefe. 

¿Quién debe asistir a la reunión? 

Incluye el menor número posible de personas. La reunión estará más focalizada con un grupo más pequeño. Puedes invitar a más colaboradores en futuras reuniones, si fuese necesario. 

En el ejemplo de fabricación, debería hacer como mínimo: 

  • Un miembro del equipo que entienda el proceso de fabricación en su conjunto 
  • Un miembro del equipo que maneje la máquina que crea widgets Z 
  • Un miembro del equipo que entienda a los clientes 

Los miembros del equipo de campo y los de oficina suelen encontrar las mejores soluciones juntos.  

Por ejemplo, un operador de máquina Tipo-Z conoce los límites de la máquina y cuánto se tarda en limpiar y reiniciar. Un ingeniero ve el panorama general y puede encontrar una forma de variar el orden de la fabricación del dispositivo.  

La solución: Para la Empresa A, el widget Z será la primera parte del proceso de montaje. Para la Empresa B, el widget Z será la última parte. Los equipos podrán empezar el montaje de un grupo de dispositivos sin el widget Z. Las empresas A y B recibirán sus pedidos a tiempo. 

Después de una reunión:

  • Haz un seguimiento con los asistentes a la reunión 
  • Averigua si las ideas y soluciones propuestas avanzan 
  • Decide los pasos siguientes 
  • Recibe abiertamente los comentarios para mejorar futuras reuniones

Empieza con estas sugerencias. Impresiona al personal y a socios empresariales potenciales con tus reuniones bien programadas y productivas. 

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