Uso de software de administración de tareas para reducir la pérdida de tiempo

Tal vez pienses que podrías lograr mucho más durante el día si tuvieras más tiempo. 

La triste realidad es que parece que perdemos nuestro preciado tiempo… todo el tiempo. 

Empieza a reclamar tu tiempo (y el de tus empleados) con un sistema de administración de tiempo efectivo. Esto te ayudará a hacer un seguimiento de tus tareas para determinar dónde se pierde el tiempo y liberar tiempo para proyectos que se postergan una y otra vez.  

Diferencias entre la administración de tareas y la administración de proyectos

La administración de tareas y la administración de proyectos parecen similares. Y lo son, pero con algunas diferencias.

La administración de proyectos es el proceso de liderar las distintas tareas de un equipo para lograr objetivos en plazos específicos.  

Por su parte, la administración de tareas sirve como base para la administración de proyectos porque involucra la administración de las tareas individuales a lo largo de todo su ciclo de vida. Estas tareas incluyen la planificación y asignación de trabajo, las actualizaciones de estado, la configuración de plazos y prioridades, la recopilación de recursos y la determinación de resultados.

La administración de tareas de equipos es especialmente importante para trabajos de colaboración, pero también puede ayudar a todas las personas de tu equipo a hacer lo siguiente: 

  • Hacer un mapa del trabajo diario para completar las tareas individuales. 
  • Identificar en qué necesitan trabajar en un determinado momento, si una tarea en particular se convierte en un proyecto más grande o no.

Conocer los sistemas de administración de tareas

Hay muchas opciones de sistemas de administración de tiempo y tareas. Tu sistema actual puede incluso ser muy simple, como una lista de tareas pendientes. Sin embargo, invertir tiempo (y, en ocasiones, presupuesto) en una opción más completa puede ayudarte a ti y a tu equipo a largo plazo. Después de todo, liberar tiempo potencialmente perdido en la empresa es algo en lo que siempre vale la pena invertir.

Independientemente del tipo de sistema de administración de tareas que elijas para tu equipo, asegúrate de que incluya los siguientes componentes: 

  • Objetivos: definir el objetivo final de una tarea o proyecto ayuda a ver el panorama completo, pero los pequeños hitos son importantes también. Lograr pequeños objetivos puede levantar la moral de tu equipo, lo que facilita la consecución de los objetivos generales. También es importante que todas las personas involucradas conozcan sus tareas individuales y cómo encajan en el proyecto final. 
  • Priorización: deberás determinar las tareas más importantes que se deben completar antes que otros pasos. 
  • Programación: conocer los plazos, los recursos y las limitaciones de cada tarea con anticipación te ayudará a establecer expectativas realistas. 
  • Visualización: ver el avance de tu tarea en tiempo real te ayuda a ti y a tu equipo a comprender los siguientes pasos y el avance hacia el objetivo. Las herramientas como los paneles Kanban y los diagramas de Gantt tienen en cuenta las tareas, colaboradores, recursos y escalas de tiempo y los presentan en un flujo visual listo para leer.   
  • Colaboración: los sistemas de administración de tareas para equipos ayudan a todos los miembros a ver el estado y el progreso de las tareas para que puedan trabajar juntos. 

Elegir un software de administración de tareas

Si decidiste que una lista de tareas pendientes o pizarra repleta de notas rápidas coloridas ya no es suficiente, invertir en software de administración de tareas puede ser la opción correcta para tu equipo.  

Ten en cuenta estos elementos antes de elegir tu próximo administrador de tareas: 

  • Facilidad de uso: ¿el software es fácil de usar y entender? Tener que aprender un sistema nuevo en ocasiones es difícil, así que asegúrate de que tus colegas lo entiendan rápidamente con un nivel de frustración mínimo. La accesibilidad también es importante. Algunos programas están disponibles tanto en versión de escritorio como móvil, lo que hace que resulte fácil ver y actualizar tareas sin importar dónde os encontráis tú y los miembros de tu equipo.
  • Conexión: ¿en qué medida se integra correctamente con otro software que usa tu empresa? Esto no siempre es crítico, pero un software que se conecta a todos los sistemas ayudará también a mejorar la facilidad de uso.
  • Complejidad: ¿en qué medida se alinea el software con la cantidad de tareas que tu equipo tiene en curso en un momento determinado? Descubre si hay límites de entrada o salida y si corres el riesgo de alcanzar esos límites.
  • Seguridad: ¿almacenarás datos confidenciales en este sistema o los conectarás a él? Asegúrate de que el proveedor de software cumpla con su garantía. Mientras tanto, consulta a tu equipo de TI si no estás seguro de qué tipo de seguridad tienen que tener tus datos.  

Empezar en tres pasos 

¡Felicidades! Decidiste el software de administración de tareas correcto y estás listo para implementarlo en tu empresa. Pasos siguientes:

  1. Planear: Establece hitos y una escala de tiempo para implementar el sistema. Identifica a las partes interesadas y cómo les comunicarás el progreso.
  2. Comunicar: para entusiasmar a los empleados, ayúdalos a comprender cómo la nueva tecnología beneficiará a la empresa. Incorpora primero a los empleados que demuestren entusiasmo y pídeles que te ayuden a comunicar el valor del software y la facilidad de uso al resto del equipo. Si hay preocupaciones anticipadas o puntos débiles, escúchalos y abórdalos.
  3. Entrenar e implementar: ofrece una capacitación constante, especialmente a medida que se implementan ajustes al software, se incorpora a nuevos empleados o se agregan actualizaciones.  

Las posibilidades de lo que puedes hacer con el tiempo recuperado

Tanto si decides mejorar el sistema de administración de tareas existente de la empresa, como si implementas uno nuevo, agradecerás haber tomado la decisión.  

Al evaluar y completar tareas de forma efectiva y eficiente, tu equipo y tú recuperaréis mucho tiempo para dedicárselo a proyectos importantes que necesitan atención. Aunque solo se recuperen unas horas, afectará enormemente a la productividad del equipo, por no hablar de los resultados.

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