Cuatro formas de mejorar el trabajo en equipo con software de intranet

Cada jefe de proyecto tiene que aprender a mantener sus equipos dentro de los objetivos cuando sus cargas de trabajo pueden llevarlos a decenas de direcciones distintas. En algunos casos, tendrán que trabajar con otros jefes de proyecto para dar prioridad a algunos proyectos o ayudar a organizarse a los miembros del equipo a medida que se acumule el trabajo, o bien proporcionar a los miembros del equipo (que pueden vivir en distintas ciudades, provincias o países) las herramientas que necesitan para colaborar de manera eficaz. Y, aunque las aptitudes de priorización de proyectos se obtendrán mediante la experiencia personal, existe software de intranet que puede ayudarte no solo a mantener a tus equipos organizados y facilitar su colaboración, sino que también te permitirá comunicarte de manera eficaz con las personas y los equipos.

Está claro que no todo el software de portal de intranet se creó por igual, así que veamos cuatro herramientas que te recomendamos para una solución de intranet.

Administración de la información

Para mantener a todos informados, es importante que tu equipo conozca quién es responsable de qué y cuándo. Además, también necesitarás proporcionar a tu equipo información sobre cómo ponerse en contacto con otros miembros, detalles sobre cómo obtener acceso a documentos o páginas web importantes (especialmente, si están protegidos con contraseña o se encuentran en servidores de prueba), la capacidad de realizar anuncios importantes o de publicar avisos, etc. Por lo tanto, busca una intranet de compañía que te permita crear fácilmente páginas de equipo que puedas personalizar según tus necesidades. De esta forma, podrás almacenar y compartir información importante en una ubicación central.

Bibliotecas

El software de colaboración necesita, principalmente, facilitar el trabajo de tu equipo de forma conjunta. Por lo tanto, elige una solución que permita a todos obtener acceso a los mismos archivos, documentos, imágenes, notas de la reunión, etc. Al crear bibliotecas de documentos, etiquetados de forma que tenga sentido para tu proyecto y equipo, todos podrán encontrar la información más actualizada sobre tu proyecto, revisar iteraciones pasadas de entregas, ver las ilustraciones actuales, recordarles los requisitos del proyecto, y más.

Herramientas colaborativas

Un portal de intranet para empleados tiene que permitir a los miembros del equipo crear espacios donde pueden compartir y administrar información, así como colaborar en archivos. Para ese fin, busca software de colaboración que tenga características como discusiones encadenadas, así como encuestas (que pueden facilitar el planeamiento de reuniones o la toma de decisiones), calendarios compartidos, listas de tareas y espacios de reunión donde puedas almacenar todas tus notas de reuniones, documentos y agendas, etc. Al igual que los espacios de reunión, una solución de intranet con una herramienta de área de trabajo puede permitir que miembros del equipo específicos, como un diseñador gráfico y un redactor, puedan trabajar en un mismo archivo desde el mismo espacio, sin sobrescribir el trabajo del otro miembro, lo que, en última instancia, puede mejorar la productividad.

Integración con herramientas existentes

No importa si el software de portal de intranet promete mejorar la productividad y los esfuerzos colaborativos; si es difícil de usar o te obliga a reemplazar tus herramientas existentes (como herramientas de procesamiento de texto, hoja de cálculo, diseño gráfico o correo electrónico), puede que tengas problemas para convencer a tu equipo para usarlo. Para alcanzar el nivel de productividad y organización que necesitas, busca una solución de intranet que se integre correctamente con las herramientas que ya use tu equipo. De esta forma, tu organización no tendrá que comprar programas costosos (y, posiblemente, menos eficaces), por lo que tu equipo no tendrá que superar una curva de aprendizaje pronunciada.

Un software de colaboración tiene que ser sencillo, fluido y personalizable, y ofrecer a tu equipo todo lo necesario para trabajar en conjunto y en grupos más reducidos. Si eliges una solución que te permita organizar los archivos como prefieras y usar tus herramientas existentes, y proporciona herramientas colaborativas para que los miembros puedan fácilmente trabajar de forma simultánea en archivos, compartir documentos e información, y realizar un seguimiento de discusiones importantes, conseguirás lo que quieren todos los jefes de proyecto: un equipo productivo y organizado.

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