Seis formas de mejorar la eficiencia de las reuniones virtuales

¿Cuándo fue la última vez que tuviste una reunión en persona? No hay duda: los encuentros de trabajo de hoy en día son cada vez más electrónicos. Aunque las reuniones virtuales u online pueden ser cómodas, también eliminan parte de la responsabilidad de los participantes, ya que facilitan que los asistentes pierdan el interés. Cuando las personas están distraídas, las reuniones pierden su momento y necesitan más tiempo de repetición.

Para que tus reuniones (y tu programación) transcurran según lo previsto, ten en cuenta estas seis sugerencias y transforma tu rutina.

1. Acción de la agenda: no importa si los participantes de la reunión están en la otra parte del edificio o del mundo, es importante que todos estén informados. Aunque puede que las agendas formales no estén tan de moda como antes, te recomendamos que recuperes esta práctica. Incluye los temas de la reunión en el cuerpo de la invitación o el calendario, o bien envía por correo electrónico un documento 24-48 horas antes de la hora designada. Esto permitirá a todas las partes establecer sus expectativas en relación con los objetivos de la reunión. Y, si eres el destinatario de la agenda de una reunión, sin duda léela. Incluso si estás familiarizado con los temas de la discusión o el proyecto, podrás obtener información importante sobre las perspectivas o preocupaciones relevantes, y nunca es divertido acudir a una reunión sin conocer el contexto.

2. Prepárate: no importa si la reunión tiene una agenda definida o no, asegúrate de conocer cuáles son tus objetivos. Antes de la reunión, prepara algunas notas o información general que puedas necesitar como referencia, así como preguntas o dudas. Tener preparada una lista aliviará la presión de tener que pensar una pregunta en el momento y te permitirá participar en la discusión. Si hay una agenda, puedes anotar preguntas o preparar un documento de notas con antelación donde se incluyan los pensamientos u objetivos iniciales en la parte superior. No importa cuál sea tu estilo de preparación: si sigues este procedimiento, te asegurarás de recordar tu propia agenda el día de la reunión.

3. Soluciona tus problemas técnicos: tanto si es tu primera reunión de Internet o la millonésima, asegúrate de que sabes usar la tecnología. Confirma que puedes llamar y que los altavoces funcionan. Si necesitas una conexión a Internet para obtener acceso a la conferencia, a correos electrónicos o las notas (relacionados con las reuniones), comprueba la conexión Wi-Fi. Las frustraciones iniciales suelen producirse cuando una persona necesita un minuto más para obtener acceso a la línea de la conferencia. No seas la causa: obtén acceso a la sala de conferencias con antelación y llama. Incluso si configuras el teléfono para que esté silenciado hasta que se unan otros participantes, como mínimo podrás centrarte en el contenido de la charla, en lugar de llegar allí en primer lugar.

4. Compartir es preocuparte por los demás: si estás revisando información con elementos visuales o estadísticas relacionados (o si haces referencia a documentos externos), asegúrate de que todos puedan seguirte. Prepara una pantalla compartida para que puedas dirigir la atención del público y mantener a todos informados. Con este paso, podrás evitar las preguntas del tipo “Espera, ¿dónde estamos?” o “Un momento, tengo que abrir la página adecuada”. Al compartir tu pantalla, evitarás esas pausas y momentos de confusión. Solo recuerda esto: si compartes tu pantalla, asegúrate de desactivar todos los programas de mensajería, teléfono o correo electrónico, así como las notificaciones, para evitar anuncios incómodos.

5. Sé directo: uno de los retos de las reuniones de Internet es conocer quién va a hablar o quién necesita participar. Según los participantes de la reunión y sus personalidades, las reuniones virtuales pueden abarcar un amplio espectro: desde todos hablando a la vez, hasta pausas prolongadas al terminar de hablar uno de los participantes. Para evitar que hablen varias personas a la vez o largos silencios, dirige las preguntas específicamente a otros participantes de la reunión. Si las personas colaboran o necesitan completar otros pasos para avanzar, no tengas miedo de preguntarles específicamente si quieren realizar alguna pregunta o tienen algo que agregar. Si eres directo al cambiar la conversación, podrás aprovechar al máximo la reunión, a la vez que permites que todos puedan ser escuchados.

6. Complicaciones de personalidad: las reuniones virtuales, online o por teléfono pueden complicarse porque no puedes leer el lenguaje corporal para saber cómo responden los participantes o si están siguiéndote. Para no perder el interés de los participantes, deja aflorar tu personalidad. Intenta ser simpático, como lo harías en persona, o incluso más, según las necesidades de la reunión. Transmitir una gran energía mejorará la participación del público y mantendrá su interés en los temas que se traten. No querrán perderse nada, especialmente si tienes el hábito de preguntar directamente a los participantes cómo responderían a uno de los puntos. Si todos participan al máximo en el juego de la reunión, se abordarán los diferentes temas rápidamente y se tratarán más puntos en menos tiempo.

No importa cuál sea el formato de la reunión: no es necesario perderse en una baraja virtual. Si estás preparado y mantienes el interés de tus compañeros, las reuniones serán claras y tratarán específicamente los objetivos.

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