Archivado de correo electrónico: Cinco motivos por los que es la mejor característica de correo electrónico que nunca usas

No importa si trabajas en el mundo corporativo o no: es probable que envíes y recibas varios correos electrónicos al día. Es una forma rápida y sencilla de comunicarse con compañeros, clientes, amigos y familiares. Está claro que el correo electrónico es una herramienta de comunicación muy popular entre las compañías, en parte por su capacidad de almacenar conversaciones y servir como un repositorio de información que permita búsquedas.

De hecho, según sugieren algunos estudios, tres cuartas partes de la propiedad intelectual de una organización está en los sistemas de mensajería y correo electrónico. Esto quiere decir que es importante proteger estos datos, no solo deshacerte de ellos. Pero mantener tanta información puede sobrecargar los servidores de almacenamiento de tu compañía.

Por lo tanto, ¿cuál es la mejor solución?

El archivado de correo electrónico no es nada nuevo. Esta herramienta ha estado disponible durante años. Entonces, ¿por qué no la usan más compañías? Estas son cinco ventajas de usar una solución de archivado de correo electrónico:

  • Almacenamiento. Si los datos de correo electrónico se almacenan en servidores activos, se puede reducir en gran medida el rendimiento, ya que el servidor tendrá menos espacio disponible. Las únicas alternativas válidas son eliminar todos los correos electrónicos (lo que no parece una opción adecuada, ya que los datos importantes se podrían perder para siempre) o almacenarlos en otra ubicación. El archivado de correo electrónico usa la segunda opción y migra los datos a un servidor externo seguro o a un entorno de nube. Algunas soluciones usan funciones avanzadas de compresión o desduplicación para reducir el espacio en disco necesario en el archivo (a veces, en un 50 % o más).
  • Restauración. Según las soluciones de copia de seguridad que uses, el archivado de correo electrónico puede agilizar el proceso si alguna vez necesitas restaurar tus datos. Esto se debe a que los datos archivados ocupan menos espacio. Además, el proceso para restaurar los correos electrónicos no archivados es más fácil y sencillo, ya que se reduce la carga de datos del servidor de correo.
  • Seguridad. Solo porque los correos electrónicos antiguos no estén “a la vista” y se encuentren almacenados en otro lugar, no quiere decir que no cuenten con la misma protección que los mensajes del entorno activo de tu sistema de correo electrónico. Si tienes la solución adecuada de archivado de correo electrónico, tus datos se conservarán sin modificar y se protegerán con copias de seguridad de datos continuas y funciones avanzadas de recuperación ante desastres. Para obtener el mejor servicio, busca un proveedor que ofrezca confiabilidad, disponibilidad y rendimiento con un tiempo de actividad garantizado del 99.9 % y un contrato de nivel de servicio con respaldo financiero.
  • Productividad. Cuando tus servidores activos contienen grandes cantidades de datos de correo electrónico, buscar un mensaje o tema específico puede ser un proceso lento y complicado. Además, al eliminar las cuotas de correo electrónico y configurar el archivado automático de correo electrónico, los empleados ya no tendrán que dedicar su valioso tiempo a eliminar correos electrónicos ni a migrar archivos PST, como se hacía antiguamente. Por último, si tus empleados pueden obtener acceso fácilmente a los datos de correo electrónico archivado y con copias de seguridad, no tendrán que ponerse en contacto con el departamento de TI para que lo hagan por ellos.
  • Cumplimiento. La mayoría de los sectores necesitan que las organizaciones mantengan registros empresariales (y, como los correos electrónicos suelen contener esos registros, eliminarlos no es una opción). Algunos sectores, como la asistencia sanitaria, los servicios financieros, las compañías farmacéuticas y las compañías energéticas tienen reglamentos incluso más estrictos sobre los registros empresariales que necesitan mantener.

Al tener en cuenta una solución de archivado de correo electrónico, es importante que obtengas información sobre los proveedores y que elijas uno que ofrezca una solución fácil de usar, que te proporcione el control y que mantenga unos estándares elevados de seguridad y confiabilidad.

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