Cómo administrar mejor las finanzas de tu pequeña empresa

Un hombre y una mujer hablando de pie y sosteniendo portátiles

Antes del boom tecnológico de la década del 2000, podríamos haber tenido que esperar a oír un informe de tráfico en la radio o la televisión para planificar la ruta más rápida a una reunión, o llamar a una aerolínea o hablar con un agente de viajes para comprar un billete de avión. Pero hoy en día podemos hacer más en menos tiempo con herramientas y aplicaciones que nos permiten abordar tareas de nuevas formas. Y eso se aplica también a los propietarios de pequeñas empresas.

Sin embargo, aunque puedes entender la importancia de la administración del tiempo (como el uso de una aplicación de calendario para planificar tu día y tu asistente personal virtual para mantenerte organizado en los desplazamientos), un área que los pequeños empresarios a menudo pasan por alto es cuánto tiempo dedican a administrar sus finanzas.

Si no estás seguro de cuánto tiempo dedicas a las finanzas de tu pequeña empresa, ten en cuenta lo siguiente: Según una encuesta de SCORE.org, el 40 por ciento de los propietarios de pequeñas empresas dedica al menos 80 horas al año a impuestos, nóminas, contratos y a trabajar con contables. Ahora bien, imagina que pudieras reasignar parte de ese tiempo a otras áreas de tu negocio o incluso a tu vida personal. Afortunadamente, gracias a algunas herramientas modernas, esto no solo es posible, sino también fácil. Existen tres tipos de soluciones, entre otros, que pueden ayudarte a recuperar parte de ese tiempo:

  • Plantillas de presupuestos: Tanto si estás creando el primer presupuesto de tu empresa como revisándolo por décima vez este mes, con las plantillas de presupuestos, puedes ahorrar tiempo y crear un presupuesto bien organizado que te proporcione información detallada de tus gastos e ingresos. Algunos programas ofrecen también plantillas para presupuestos generales, así como la opción de desglosar los gastos para cosas como líneas de productos específicas y eventos especiales. De esta manera, puedes tener una visión clara de tus gastos y administrar las finanzas de tu pequeña empresa como un profesional.
  • Facturación y seguimiento de pagos: Algunas de las mejores aplicaciones que ahorran tiempo disponibles para propietarios de pequeñas empresas son las que permiten enviar facturas, aceptar pagos digitales y realizar su seguimiento desde un único panel. Puedes ahorrar tiempo y dinero al eliminar la necesidad de crear facturas a mano, enviarlas por correo postal o electrónico a tus clientes y, luego, esperar a que verifiquen el correo (o a que te llamen para poder aceptar el pago por teléfono). Además, como las aplicaciones de facturación y pago generalmente te permiten enviar recordatorios a los clientes, responder preguntas de facturación y más directamente desde el panel, te ofrecen una manera rápida y fácil de mantenerte en contacto.
  • Automatización del kilometraje: Como propietario de una pequeña empresa, estás siempre en movimiento, y tanto si facturas el kilometraje a tus clientes como si lo incluyes en las deducciones fiscales anuales, es fundamental realizar su seguimiento de forma precisa. Además, también es fácil olvidarse de hacerlo. Por lo tanto, busca una aplicación que haga esto de forma automática, directamente desde tu teléfono, cada vez que subas al coche. Gracias a su capacidad de realizar un seguimiento de dónde has estado y mostrarlo en un mapa, las aplicaciones de kilometraje pueden ayudarte a saber qué facturar, qué deducir y qué parte del kilometraje te pertenece a ti de forma particular.

Aparte de elegir (y usar) herramientas modernas que permitan administrar las finanzas de manera más eficaz, los propietarios de pequeñas empresas siempre deben buscar la ayuda de quienes entienden la situación económica y los problemas a los que se enfrentan las pequeñas empresas. Y en este punto es donde organizaciones como Small Business Administration (SBA, Administración de pequeñas empresas) y SCORE pueden ayudarte. Con sugerencias de administración del tiempo, información sobre programas de mentoría, códigos impositivos, el inicio y la creación de un negocio, y con las herramientas de administración de negocios y los programas financieros más recientes, organizaciones como estas pueden ayudarte a tener éxito en el mercado actual en constante evolución. Además, como la mayoría de sus programas, si no todos, son gratuitos, no pierdes nada por ponerte en contacto con ellas.

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