Mantenerse informado de las tareas con software de administración de tareas fácil de usar

Para algunas personas, la organización es una forma de vida. Planean comidas y preparan listas de la compra con semanas de antelación, realizan un seguimiento de todos sus proyectos de trabajo, siempre parecen conocer lo que hay que hacer, lo que ocurrirá y lo que hay que supervisar, y NUNCA se les pasa una fecha límite. Para los que tienen dificultades con la administración del tiempo o administran grandes proyectos con un gran número de colaboradores, así como para cualquiera que quiera encontrar una forma mejor de estar al tanto de su lista de tareas pendientes, un administrador de tareas les resultará útil.

El software de administración de tareas no solo puede ayudarte a trabajar de manera más eficiente y dar prioridad a proyectos (tanto los tuyos como los de otros usuarios), también puede ayudarte a alcanzar una mejor conciliación de la vida laboral y la personal (ya que dejarás de estresarte continuamente por lo que olvidaste hacer en el trabajo).

Está claro que el mejor administrador de tareas es el que usas; pero, si acabas de llegar al mundo de la administración de tareas, conocer exactamente qué características y funciones usarás puede resultar difícil. Por lo tanto, veamos algunas cualidades que es importante tener en cuenta y cómo pueden mejorar la forma de trabajar y de colaborar.

  • Un centro de proyectos: con todos tus proyectos en un mismo lugar, puedes realizar un seguimiento de tus tareas de uno o varios proyectos, así como todas las tareas del equipo con el que trabajes. En el centro, necesitas ver claramente el progreso de todos, de forma que todos los que trabajen en el proyecto podrán ver lo que hay que hacer, lo que vendrá después y cuándo es necesario finalizar el proyecto.
  • Aceptación de tareas: como jefe de proyecto o responsable del equipo, debes contar con una solución de administración de tareas que permita a todos los miembros del proyecto aceptar sus tareas y, además, ver quién se comprometió a realizar cada una de ellas. De esta forma, no habrá confusión sobre quién es el responsable de una tarea y no se duplicará el esfuerzo.
  • Desencadenadores de tareas dependientes: en el centro, lo ideal es que, al completar una tarea, la siguiente persona que deba encargarse de ella sepa que sus archivos ya están preparados y que es hora de empezar. Por ejemplo, si trabajas en arquitectura o en la construcción, al marcar como completados los planos de construcción en el administrador de tareas, tu asociado podría recibir un aviso automáticamente para que sepa que tiene que enviar los planos para obtener un permiso de obras (de esta forma, se mantiene el flujo de trabajo en movimiento).
  • Aplicación de administrador de tareas: los empleados de hoy en día son principalmente móviles, por lo que solo tiene sentido elegir un administrador de tareas que funcione tanto en equipos portátiles o de escritorio como en teléfonos o tabletas. Si tu aplicación de tareas te permite obtener acceso a la misma información que en la oficina, podrás realizar un seguimiento de tus proyectos sin importar donde estés.
  • Almacenamiento de archivos: si usas software de administración de tareas que también te permita almacenar y organizar tus archivos de recursos (como documentos, hojas de cálculo e imágenes), te asegurarás de trabajar siempre con la información correcta. Si puedes adjuntar archivos específicos a tareas concretas, eso es incluso mejor, ya que podrás reducir aún más cualquier confusión sobre la información que se corresponde con cada tarea.

Con el administrador de tareas adecuado, estar al día es fácil. Al ofrecer herramientas que te permitan asignar tareas a otros usuarios de tu grupo, podrás informar fácilmente a todos de lo que es necesario hacer exactamente y cuándo. Y, con la posibilidad de adjuntar archivos a tareas, tu equipo nunca tendrá que buscar el archivo, los datos o la información adecuados antes de empezar a trabajar. Para los equipos que viajen con frecuencia o trabajen de forma remota, tener acceso a una aplicación de administración de tareas permitirá a todos estar al día con sus tareas en los desplazamientos o al trabajar de forma remota, por lo que serán más productivos durante el horario de oficina y disfrutarán realmente de su tiempo de inactividad.

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