Usar análisis de correo electrónico y el tiempo para maximizar la eficiencia

los mensajes de correo electrónico desaparecen de la bandeja de entrada

Un bombardeo continuo de correos electrónicos puede convertir rápidamente una lista de tareas pendientes fácil de administrar en una pesadilla del trabajo diario. Esas decenas (o cientos) de mensajes interrumpen tu concentración, intensifican los niveles de estrés y, en general, son una complicación para tu flujo de trabajo ideal. Si no tienes cuidado (y, a veces, incluso si lo tienes), el correo electrónico se puede convertir en tu segundo empleo a tiempo completo.

No hace falta decir que esta situación caótica no es sostenible. Por suerte, hay herramientas de análisis personal disponibles que pueden ofrecerte información sobre tus hábitos de correo electrónico y la programación diaria. Puedes usar esa información para crear estrategias, reorganizar y establecer límites que te permitan ahorrar tiempo importante.

Comprender tu bandeja de entrada

El trabajador del conocimiento medio dedica el 28 % de su día al correo electrónico. ¿Y tú? ¿Cuánto tiempo dedicas a leer y a escribir? ¿Cuáles son tus índices de lectura y tus tiempos de respuesta? ¿Te comunicas de manera eficaz con tus compañeros?

Esta es una larga lista de preguntas, pero el análisis de correo electrónico puede proporcionarte respuestas útiles. Digamos que realizas un análisis más exhaustivo de tus interacciones con un cliente específico. Descubres el gran número de horas desaprovechadas que dedicas a redactar de manera específica actualizaciones periódicas, y el contacto ni siquiera abre tus correos electrónicos. ¿Qué es lo que puedes aprender de esto? Es probable que sea mejor limitarte a puntos vitales y comunicarte con ellos por otro canal.

También podrías conocer que los correos electrónicos enviados después de las 15:00 tienen, de media, un tiempo de respuesta elevado. Este conocimiento te permite establecer períodos precisos de correo electrónico para maximizar la efectividad. Cuanto menos tiempo dediques a realizar un seguimiento de los mensajes omitidos, mejor.

Tomar el control de tu programación

Monitor de un equipo en el que se muestra una asignación de programaciones

Los bloques de tiempo sostenidos son algo raro actualmente. Los correos electrónicos, las reuniones y las llamadas de teléfono, aunque son necesarios, suelen convertirse en molestas interrupciones. Y, si estás más despistado que concentrado, puede resultar muy difícil completar el trabajo real. ¿La respuesta? Deja que el análisis del tiempo te permita identificar las ineficiencias ocultas.

El análisis del tiempo te permite ver rápidamente con qué frecuencia tienes períodos de trabajo sin interrupciones, cuánto trabajas fuera del horario de trabajo normal y a cuántas reuniones asistes a la semana, entre otros datos. Cuando comprendas el panorama general, podrás tomar decisiones sobre tus hábitos de trabajo a una mayor escala.

¿Sabes que tu bloque medio de tiempo libre solo dura media hora? Reserva dos horas al día en el calendario para trabajar sin pausa. Deja claro a tus compañeros que es importante que permanezcas en el escritorio durante esas dos horas. Si recibes una solicitud de reunión durante el tiempo reservado, intenta volverla a programar. Y, si crees que tu presencia no es realmente necesaria, no tengas reparos en rechazarla de forma educada.

Puedes aplicar este mismo plan al responder al correo electrónico. Cada día, elige dos bloques breves (por ejemplo, de 30 minutos cada uno) para responder a tus mensajes acumulados. De nuevo, agrega estos bloques a tu calendario para que tus compañeros sepan que estás ocupado.

Reclamar tu trabajo diario

Para optimizar por completo tu trabajo diario, aprovecha otras herramientas de análisis personal. La información sobre la red de contactos, por ejemplo, te permite tomar el pulso a tus contactos. ¿Con quién te pones en contacto con mayor frecuencia? ¿Y con quien tienes el riesgo de perder el contacto? El acceso a esta información podría ayudarte a mantener relaciones y evitar que los proyectos de menor prioridad pierdan su relevancia.

De forma similar, una característica de calidad de reuniones puede ofrecer información que te permita comprender por qué algunas reuniones no son tan eficaces como podrían serlo. ¿Demasiada multitarea? ¿Demasiado tiempo que rellenar? ¿No tienes suficiente tiempo? Puede que descubras que la reunión semanal de revisión de estado no es ni siquiera necesaria.

La versión larga y la corta

organización de la bandeja de entrada de correo electrónico

En la oficina de hoy en día, el correo electrónico es una presencia constante, y eso no va a cambiar. Lo que puede cambiar es la forma en que administres el correo electrónico y tu día a día. Usa el análisis personal para reorganizar tu tiempo y trabajar de forma más eficiente. Los pequeños cambios pueden tener un gran impacto.

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