Simplificar tu contenido con la administración de contenido empresarial

Materiales de marketing, contratos, mensajes de correo electrónico, presentaciones de clientes y guiones de venta, hojas de cálculo, archivos de texto, archivos PDF, fotos, vídeos, formularios, facturas, currículums de solicitantes de empleo. Las organizaciones, sin importar su tamaño, son auténticas máquinas de creación de contenido. Y, aunque crear ese contenido puede ser algo sencillo, mantenerlo organizado no es tarea fácil.

Por eso es útil usar soluciones de administración de contenido empresarial (ECM). Te permiten organizar y administrar el contenido en todo su ciclo de vida: desde la creación hasta el archivado. Pero todos los sistemas de administración de contenido empresarial no se crearon igual; por lo tanto, veamos algunas de las características que pueden ayudarte a mantener tu contenido organizado (y accesible), a la vez que facilitas que tu equipo funcione de manera más eficiente.

  • Un único repositorio para una amplia variedad de tipos de contenido: si eliges un servicio de ECM que te permita almacenar vídeo, hojas de cálculo, imágenes, documentos de texto y más en una única ubicación, podrás agrupar todos los archivos de un proyecto o iniciativa específicos.
  • Crea carpetas principales con un número prácticamente infinito de subcarpetas: de esta forma, si tienes un proyecto o iniciativa continuado o que se produce una vez al año, puedes crear simplemente una carpeta principal (por ejemplo, “Eliminación de trazas”) y crear subcarpetas para cada año en que trabajes en la iniciativa. Dentro de cada una de esas subcarpetas, puedes crear otras subcarpetas para elementos como contratos, formularios de autorización para voluntarios, materiales de marketing, etc.
  • Edita fácilmente propiedades de documentos o metadatos: si puedes buscar y editar fácilmente los metadatos de un archivo desde un documento, ahorrarás tiempo y te asegurarás de que los archivos tengan las etiquetas correctas para futuras búsquedas.
  • Controla el acceso a la información: no todos los miembros de una organización necesitan tener acceso a todos los documentos y, con una solución de ECM que te permita aplicar permisos definidos en documentos, grupos de archivos, secciones del sistema o en todo el sistema en sí, podrás controlar de forma estricta el acceso.
  • Trabaja de forma colaborativa: algunas soluciones de ECM te permiten crear flujos de trabajo de documentos para realizar un seguimiento y colaborar con otros usuarios en procesos orientados a documentos con los programas en los que ya confías.
  • Reproduce contenido multimedia desde tu sistema de administración de contenido empresarial: para las organizaciones que usan archivos de audio y vídeo, poder reproducir archivos multimedia desde la solución de ECM puede ahorrar tiempo a tu equipo, ya que se reduce el número de pasos necesarios para ver o escuchar el contenido.
  • Almacena y protege registros empresariales y archivos legales importantes: con un repositorio seguro, podrás garantizar que tus registros no solo se almacenan en un estado final y bloqueado, sino que se pueden encontrar y recuperar fácilmente si alguna vez se necesitan en un descubrimiento legal. Además, con acceso fácil a todos tus documentos, podrás reducir los costes totales de detección.
  • Búsqueda por palabras clave: un servicio de ECM que permita a los usuarios buscar documentos e información por palabras clave puede ayudar a tu equipo a encontrar archivos desconocidos, pero que sean relevantes para un proyecto en el que estén trabajando, lo que les permitirá ahorrar tiempo y trabajar de forma más eficiente. Es necesario buscar en áreas como el texto de documentos, los metadatos, las anotaciones, etc. Además, también es necesario buscar documentos por fecha de creación.
  • Accesible en una amplia variedad de dispositivos: al elegir una solución de administración de contenido empresarial diseñada para su uso en equipos de escritorio, equipos portátiles, tabletas y teléfonos, los usuarios pueden obtener acceso a los archivos que necesiten cuando los necesiten, sin importar si están en la oficina, trabajando de forma remota, de viaje o en una reunión en una ubicación externa.

Con la facilidad de almacenar, proteger, buscar, manipular y crear archivos y documentos en una única ubicación, los servicios de administración de contenido empresarial permiten simplificar la comunicación del equipo, el trabajo en proyectos e incluso el descubrimiento legal. Además, no importa si tu organización tiene solo unos pocos empleados en una oficina o si está compuesta por miles de personas en todo el mundo: un sistema de administración de contenido empresarial puede ayudarte a organizarte.

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