El estado de las reuniones modernas

Te gusten o no, las reuniones seguirán estando presentes en el futuro. Como herramienta de comunicación, en las reuniones se ofrece información al equipo, un enlace en tiempo real y una conversación constructiva. Pero, a veces, las reuniones pueden resultar improductivas. De hecho, el Departamento de Trabajo de Estados Unidos calcula que las empresas pierden 37 000 millones de dólares al año en reuniones innecesarias. Como el 37 % del tiempo de los empleados se invierte en reuniones actualmente, es importante tener en cuenta cómo se realizan las reuniones para informar sobre el número creciente de estilos de administración y estrategias empresariales.

El factor de satisfacción de las reuniones modernas

Al considerar tu estrategia empresarial, es importante que reconozcas los costes de hardware y software de las reuniones, ya sean digitales o físicas. Equilibrar las ventajas de cada uno dará como resultado un método integrado para la nueva tecnología y los procedimientos empresariales tradicionales.

A medida que avanza la tecnología, también lo hace el ritmo del lugar de trabajo moderno. En una organización donde cada segundo cuenta, usar servicios como conferencias de audio o vídeo reducirá la necesidad de tus empleados de administrar el tiempo. Con las audioconferencias, tanto los empleados como las partes interesadas pueden simplemente unirse a la conversación, ofrecer opiniones y reanudar su día de trabajo, sin ni siquiera salir de la oficina. Con la videoconferencia, ya no tendrás que reunir a tus empleados remotos; las pantallas te permiten conversar de forma personal con varios empleados que se encuentren en distintas zonas horarias. Además de unificar tus equipos, estos recursos también pueden reemplazar a los viajes de negocios, lo que eliminará gastos innecesarios.

Está claro que las reuniones cara a cara siguen ofreciendo un factor humano, algo que no está disponible con las interfaces virtuales. Al interactuar con un nuevo cliente, reunirse en persona permite establecer vínculos de confianza y una base para una relación profesional duradera. Y, a pesar de los artículos de prensa negativos sobre las reuniones, el 92 % de los asistentes a una reunión valoran las reuniones, ya que permiten contribuir, lo que sugiere que las reuniones que se realizan correctamente pueden ser un factor importante para la satisfacción de los empleados. Y una mayor satisfacción de los empleados equivale a una mayor facturación.

Según una encuesta de Verizon, más del 90 % de los asistentes a las reuniones admiten que sueñan despiertos o se pierden reuniones enteras (o una parte de ellas), mientras que el 70 % afirma llevarse otro trabajo a las reuniones. Es obvio que el concepto de reunión actual tiene que cambiar. Imagina la nueva productividad que podríamos alcanzar si redefinimos el concepto de reunión en conjunto.

Cambiar las definiciones de la reunión moderna

Situadas en las nuevas tecnologías, las tendencias de empleo y los cambios económicos, las reuniones de hoy en día están en constante evolución. Según un estudio reciente de BlueJeans, el 25 % de las reuniones tienen, como mínimo, un participante de vídeo móvil en la llamada. Este aumento del vídeo móvil podría atribuirse al auge de los empleados autónomos o a tiempo parcial. En los últimos años, estos contratistas alcanzaron aproximadamente el 40,4 % de los empleados modernos.

¿Qué podemos aprender de esto? Que, para que las empresas y sus empleados disfruten del éxito futuro, las reuniones de hoy en día tiene que integrarse tanto con la tecnología física como con la digital.

Pero ¿cómo podría hacerse? ¿Dónde está el lugar de reuniones ideal, ya sea físico o digital? La respuesta no es igual para todas las empresas, pero algunas innovaciones se diseñaron para aumentar la productividad en las organizaciones.

  • Las tecnologías digitales están popularizando las conexiones sencillas con un solo toque, que reunirán la proyección y el audio. Las encuestas y la telemetría para medir el éxito y el tiempo de conexión ya demostraron mejoras en la conexión desde una media de tres minutos hasta menos de un minuto.
  • Los avances en la tecnología física proporcionarán servicios de audio y vídeo basados en el tipo de dispositivo, donde las llamadas son por cable o inalámbricas, tanto dentro como fuera de las redes corporativas. De forma ideal, estas mejoras proporcionarán una experiencia de reuniones de alta calidad para asistentes remotos y empleados internos por igual.
  • Algunas organizaciones adoptaron nuevos métodos, como las pizarras digitales, para garantizar que estos avances puedan rentabilizarse. Las soluciones innovadoras de colaboración en grupo, como pantallas multitáctiles, experiencias adaptables de lápiz y videoconferencias integradas, mejorarán el estado de las reuniones modernas.

Hoy en día, el 28 % de los supervisores creen que las reuniones son una pérdida de tiempo. Pero, si se usan de manera eficaz, las reuniones ofrecen más que simplemente un marco para afianzar tu estrategia empresarial; generan oportunidades para conectar, innovar y crear sinergia entre tu equipo. No importa cuál sea el rol en tu organización (ya sean empleados, directivos o autónomos): todos pueden beneficiarse de un enfoque integral para una experiencia de reuniones de alta calidad.

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