El estado de Nuevo México crea una base de TI segura y modernizada para 76 organismos gubernamentales que utilizan Microsoft 365

Desde proporcionar recursos a los veteranos hasta administrar los recursos naturales, el Estado de Nuevo México se esfuerza por mejorar la calidad de vida de todos los habitantes de Nuevo México. Establecido en 2007, el Departamento de Tecnología de la Información (DoIT) proporciona servicios empresariales, soluciones de conformidad y gestión de proyectos, y soporte de ciberseguridad a 76 organismos gubernamentales estatales. El acceso a documentos y aplicaciones comerciales es esencial para que estos organismos presten servicios al público.

El DoIT, junto con los otros organismos estatales de Nuevo México, gobierna su propio entorno de TI. Las disparidades de recursos habían resultado en una falta de estandarización en el software y la infraestructura, lo que obstaculizaba la colaboración y dejaba a algunas redes vulnerables a las amenazas de seguridad. Para superar estos desafíos, el DoIT construyó una base de TI cohesionada utilizando la tecnología de Microsoft, que ha reducido los costos de licencia, ha proporcionado un acceso equitativo a una suite de colaboración rica en funciones y ha impulsado la comunicación y la eficiencia para más de 20,000 empleados gubernamentales.

Imaginar una base de TI segura y basada en la nube para los empleados del gobierno

Uno de los desafíos a los que se enfrenta el DoIT en el cumplimiento de su misión es que cada organismo tiene su propio departamento de TI. Aunque los organismos utilizaban un entorno común para el correo electrónico, la mayoría aún mantenía sus propios servicios de directorio locales para el acceso a dispositivos locales. Los organismos también tenían diferentes versiones de las aplicaciones de productividad de Microsoft, lo que dificultaba compartir información y promover la seguridad entre los organismos. "Cada organismo es diferente y se financia individualmente", dijo Caleb Raymer, Director de Seguridad de la Información y Gerente de Infraestructura del Departamento de Energía, Minerales y Recursos Naturales del Estado de Nuevo México. "Nuestra administración quería avanzar con un modelo de seguridad común que se pudiera reportar, que fuera confiable y que mejorara la colaboración entre los organismos".

El DoIT decidió incorporar a todos los empleados gubernamentales a una suite de colaboración estandarizada basada en la nube para comenzar el proceso de creación de una identidad única para los usuarios estatales. "Queríamos crear una plataforma digital verdaderamente completa y moderna", dijo Jason Johnson, Subdirector de Información (CIO) del DoIT para el Estado de Nuevo México. "Nuestro objetivo era estandarizar el acceso a la administración de dispositivos y la protección antivirus en general, fomentando una identidad estatal unificada".

El estado de Nuevo México consideraba diferentes productos. En última instancia, eligió Microsoft 365 como una solución todo en uno para sus aplicaciones de productividad, servicios de acceso de escritorio y cliente, y capacidades de protección y cumplimiento de la información. "Microsoft 365 es una solución integral que nos ayuda a mantenernos dentro de un conjunto de productos, crear equidad entre nuestros organismos y proporcionar a todos acceso a las mismas versiones de software y conjuntos de herramientas. Nos ayuda a obtener una economía de escala, tanto desde una perspectiva de costos como administrativa", dijo Johnson.

Migración de 20,000 usuarios a Microsoft 365 en menos de cuatro meses

El DoIT colaboró con el liderazgo de TI de los organismos estatales de Nuevo México para implementar una solución integral. Con el soporte paso a paso del equipo de Microsoft FastTrack junto con el soporte de un integrador de sistemas, el equipo de DoIT migró rápidamente de los servidores locales de Microsoft Exchange a la nube de Microsoft 365 con una interrupción mínima de las operaciones diarias.

En menos de cuatro meses, el DoIT incorporó a 20,000 empleados gubernamentales a Microsoft 365. El DoIT comenzó con 10,000 licencias de Microsoft 365 G3 y rápidamente consumió otras 7,100, además de 3,000 licencias de Microsoft 365 for Frontline Workers. Al hacer la transición de todos los empleados gubernamentales a una suite de colaboración común basada en la nube, el DoIT pudo ahorrar costos al comprar licencias en masa.

Todos los empleados estatales pueden acceder a las funciones y aplicaciones de productividad integradas que se ofrecen a través de Microsoft 365, lo que les ayuda a colaborar de manera más eficiente. Pueden usar Microsoft SharePoint como una intranet inteligente para compartir documentos y archivos confidenciales, y Microsoft Teams ha simplificado la organización de reuniones con partes interesadas internas y externas. “La aplicación Microsoft Teams es absolutamente fundamental para la colaboración en equipo”, afirmó Johnson. "Es realmente un centro de comunicación centralizado donde las personas pueden compartir archivos, vincular aplicaciones, suscribirse a diferentes canales, enviar anuncios y vincular conversaciones a sistemas y archivos, ayudando a los equipos a mantener el conocimiento institucional. Ha sido fenomenal para mejorar nuestra comunicación dentro de los equipos y entre los organismos".

Uso de las soluciones de seguridad de Microsoft para modernizar la autenticación de identidad y agilizar los grupos de usuarios

Mientras transformaba su base de TI, el DoIT quería fortalecer la postura de seguridad del Estado. Recurrió a Microsoft Defender para obtener visibilidad a nivel de incidente, interrupción automática de eventos sofisticados y respuesta acelerada en puntos de conexión, identidades, aplicaciones en la nube y más. “Microsoft Defender es la joya de la corona de esta transformación”, comentó Johnson. "Proporciona una vista integral en la mayoría de nuestros sistemas, que se puede monitorear desde nuestro centro de operaciones de seguridad. Esta iniciativa nos ha ayudado a proporcionar estos elementos de seguridad a los organismos para que tengan acceso a las mismas herramientas y funciones para proteger y defender sus entornos".

Para crear cohesión en todo el estado, el DoIT está colaborando con los organismos gubernamentales de Nuevo México para reestructurar y conectar sus usuarios y dispositivos bajo un modelo de bosque organizacional compartido utilizando Microsoft Entra ID. Este modelo dará a los organismos la capacidad de administrar de forma independiente sus grupos de usuarios y dispositivos dentro de la organización. Al consolidar las credenciales de usuario, todos los empleados gubernamentales también pueden usar una identidad única para acceder a los sistemas estatales. “Antes, los empleados tenían dos conjuntos de identidades, una para el correo electrónico y otra para iniciar sesión en sistemas y dispositivos gubernamentales”, dijo Johnson. "Nuestra visión, una vez implementada, creará una identidad única para que los empleados inicien sesión utilizando la autenticación moderna, incluidos los datos biométricos y los números de identificación personal. No solo mejorará la experiencia del usuario, sino que también mejorará nuestra postura de seguridad".

Impulsar la eficiencia en todo el Estado con tecnología modernizada y rica en funciones

El DoIT está trabajando junto con muchos de los organismos estatales de Nuevo México para crear "organismos solo en la nube" a medida que avanzan hacia el uso de Microsoft Entra ID para la gestión de usuarios. Al final del proyecto, casi la mitad de los organismos estatales estarán solo en la nube. 

El estado de Nuevo México puede continuar acelerando su camino hacia la modernización con un sólido marco de TI. "Colaborar con los CIO y administradores de sistemas de nuestro estado ha sido lo más destacado de mi carrera", dijo Johnson. “Trabajamos arduamente para configurar el back-end y prepararnos para esta transformación; mientras tanto, nuestros organismos se apresuraban a instalar un nuevo software para sus equipos. El esfuerzo colectivo y el trabajo en equipo que logramos y continuamos manteniendo es realmente inspirador".