5 consejos para mejorar las reuniones de trabajo en las pequeñas empresas

Todos las empresas sin importar su tamaño necesitan de colaboraciones para llevar a cabo sus objetivos. Sin embargo, para muchos empleados, las juntas pueden llegar a ser tediosas y muchos acaban pensando que la junta pudo haber sido simplemente un correo electrónico o terminó siendo una pérdida de tiempo. Es importante saber que una junta consume a los dos recursos más importantes: Tiempo y empleados. Se estima que las compañías pueden perder miles de millones de pesos cada año a causa de juntas innecesarias. 

Una junta efectiva, por el contrario, garantizará una colaboración efectiva, lo cual es fundamental en la toma de decisiones y para lograr cumplir las metas de la empresa. Lo cual es mucho más importante para las empresas pequeñas, ya que al contar con menos empleados, cada uno de ellos es fundamental en una junta, al tener que realizar varias tareas, lo que conduce a mayores tomas de decisiones y retos que únicamente pueden vencerse con comunicación y planeación. 

Existen ciertas prácticas que pueden alentar a tu equipo para lograr su objetivo. Aquí tienes cinco consejos fáciles de seguir para mejorar las juntas e incrementar la productividad. 

1. Establece un ritmo y una rutina 

Al haber tantas tareas y contar con tan poca gente , para las pequeñas empresas es importante realizar juntas calendarizadas. Dichas juntas pueden ser semanales e incluir el personal, juntas mensuales para realizar una lluvia de ideas, Juntas trimestrales retroactivas o incluso reuniones diarias. Lo importante es llevar un ritmo y que se sientan cómodos y que sirva para impulsar las metas de la empresa. Es importante recordar que una junta inesperada implica que los empleados no estén preparados y por ende tampoco tengan el tiempo necesario para llevarla a cabo de manera satisfactoria.

  • También es importante contar con una estructura: Si se tiene claro el horario y la agenda de las juntas, es más probable que los empleados tengan en cuenta el tiempo necesario para participar y lo hagan con más frecuencia y puntualidad.
  • Una clave muy importante es tener las metas en claro. Una junta con ritmo hace más fácil el integrar metas y medir el desempeño y avance hacia dichas metas.
  • Las juntas no tienen que ser lentas, pueden ser rápidas. Existen compañías que realizan juntas diarias tan rápidas que no da tiempo de sentarse. Este tipo de juntas mantiene a toda la empresa actualizada y elimina la congestión de datos o asuntos sin quitar tiempo de los proyectos pendientes. 

2. Establece un plan 

 A nadie le gustan las juntas imprecisas, ambiguas y desorganizadas. Además, es cierto que la ineficacia le cuesta dinero a la empresa.Un informe estima que las juntas carentes de organización le pueden costar 700,000 pesos anuales y pueden hasta llegar a impactar las relaciones con los clientes. Por lo tanto, es mejor seguirlos siguientes consejos para establecer un plan 

  • Establece un plan: Apuntar la agenda y plan para la reunión ayuda a que los empleados se mantengan enfocados.
  • Mantenerse enfocados: No es necesario discutir muchas cosas. Entre menos haya qué discutir menor será la duración de la junta y más fácil será mantenerse centrados en los temas relevantes de la reunión.
  • Establece una meta: Limita el número de metas y proyectos solo a los que sean más necesario discutir. Una junta con un objetivo claro es más valiosa para todos.
  • Enfatiza las soluciones, no los problemas: Enfocarse en las soluciones te ayudará a aumentar la productividad, en especial si los empleados vienen preparados para abordar ciertos temas. 

3. Genera una retroalimentación rápida y concisa

 A menudo, una junta se puede estancar mientras un empleado expone sus ideas y los demás esperan a exponer las suyas. Se pueden utilizar ciertos recursos como herramientas de colaboración en línea las cuales son útiles para establecer proyectos, ver a clientes remotos o trabajar en documentos a distancia en tiempo real. 

  • Trabajar en documentos en conjunto: El trabajar y revisar documentos en tiempo real y el almacenamiento en la nube hace que trabajar a distancia sea más simple y sencillo y que nadie pierda valioso tiempo en espera de retroalimentación, todo se realiza al momento que sucede la junta.
  • Prueba Videoconferencias: Puedes hacer participar a los clientes cuando sea difícil que estén en persona. Así acelerarás el tiempo de respuesta, con comentarios inmediatos.
  • Comparte gráficos: Las herramientas en línea te permiten compartir pantalla, colaborar en establecer tiempos, planes y mucho más. 

4. Usa un modelo de toma de decisiones

 Si consideramos que las funciones de los empleados de las pequeñas empresas siempre están rotando y sus responsabilidades cambian para cumplir con los objetivos de la empresa, identificar empleados clave para la toma de decisiones y la gestión de proyectos puede llegara ser complicado. Utilizar diagramas o matrices puede ser crucial y ayudarte ahorrar mucho tiempo. A continuación se muestran unas cuantas herramientas para identificar roles y responsabilidades: 

  • Diagramas RACI/DACI: Son útiles para que todos sepan quién es responsable de qué partes de un proyecto o decisión. Usualmente se utilizan en una junta antes de que inicie el proyecto. 
    • RACI: En este modelo el grupo decide quién es el “responsable” de llevar a cabo un proyecto, quién es el “aprobador” el cual dará el visto bueno al proyecto y se hará cargo de la realización, quién es el “consultor” del proyecto, y quién está simplemente “informado” acerca del mismo. Se pueden realizar diagramas estableciendo tareas en el eje Y y los nombres de los empleados en el eje X y etiquetar a cada persona y su función con una inicial de RACI. 
    • DACI: Es similar al RACI, en este modelo el “director” está a cargo del proyecto, el “aprobador” es responsable de darle el visto bueno al proyecto, un “Contribuidor” ayuda con el proyecto y el “informado” mantiene a todos enterados acerca de la situación del mismo.
    • Estos dos esquemas, RACI y DACI son útiles para eliminar retrasos y evitar confusiones. De igual forma, si un empleado siente que tiene demasiadas tareas a su cargo, un diagrama RACI/DACI puede ayudar a aclarar esta situación. 
  • Árbol de decisiones: Es una forma visual simplede representar un problema, sus opciones y todas sus consecuencias o factores atenuantes. 
  • Desarrolla un proceso: La clave está en  tener un modelo o proceso, no solo saber cuál es el proceso. Cuando se establece un sistema y se sigue al pie de la letra, se facilita la toma de decisiones y la asignación de responsabilidades.

5. Comparte el compromiso 

 Si bien asignar tareas y decisiones es fundamental para el éxito de cualquier pequeña empresa (o de cualquier junta) la verdadera clave para una colaboración exitosa recae en compartir el compromiso con las metas, sus objetivos y resultados. Un sentido colectivo de responsabilidad y compromiso ayuda a que todos se mantengan enfocados y se sientan parte del proyecto.

  • Verse en persona: A veces es fundamental dejar a un lado la tecnología y verse en persona para asegurarse de que todos estén en el mismo canal.
  • Evita caer en “esa mentalidad de” esa no es mi área. Incluso si se delegan distintas tareas a cada miembro, el compartir el sentimiento de responsabilidad por las pérdidas y ganancias de la compañía significa que todos están dispuestos a hacer más por el equipo.
  • Acepta visiones diferentes: El permitir un sentimiento compartido de responsabilidad y compromiso, también implica aceptar los distintos grupos de vista del grupo, lo cual puede conllevar a tener éxito de formas que no se tenían en cuenta al principio. 

 Por encima de todo, es fundamental, sin importar el modelo, herramienta o rutina que se utilice, que las herramientas y métodos concuerden con la estructura, cultura y fundamentos de la compañía. Llevar a cabo estos consejos puede conducir a ahorrar tiempo, mejorar el trabajo en equipo y disminuir la carga de los incontables retos de dirigir una pequeña empresa. 

Aprende más acerca de juntas de pequeñas empresas y las herramientas que pueden  ayudar a tus equipos a colaborar e innovar de manera más eficiente. 

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