Cinco formas de colaborar para los trabajadores remotos

Debido a la creciente tendencia del trabajo remoto, es vital que los empleados y los equipos de proyecto ubicados en diferentes lugares puedan trabajar juntos de forma cohesionada. Con los espectaculares avances en la tecnología digital, la colaboración es más eficaz que nunca. Las herramientas disponibles para los empleados remotos ofrecen un espectro sin precedentes de oportunidades de colaboración.  

Según especificó CNBC, existen como mínimo tres formas diferentes de “distancia”, incluidas la física y la operativa. Las herramientas de colaboración descritas aquí también tienen en cuenta la “distancia de afinidad”, que está relacionada con la necesidad de los seres humanos de “una sensación de confianza, compasión y conexión”. 

De las sesiones de lluvias de ideas en tiempo real a las estrategias innovadoras para compartir archivos y documentos, cada empresa puede aprovechar al máximo al personal en ubicaciones externas. Aquí presentamos una breve descripción de cómo estos valiosos recursos llevan a nuevos niveles de productividad

Conferencias y videollamadas 

Los empleados que disfrutan de los encuentros en persona con los compañeros de trabajo, algunas veces se sienten defraudados debido al trabajo remoto. Es posible que les invada sensación de aislamiento en los hábitos de trabajo y que esto los lleve a alienarse del equipo. 

Las videollamadas y las videoconferencias mejoran espectacularmente el factor “toque personal”, al mismo tiempo que acentúan una sensación de trabajo en equipo y creación de relaciones. Las videollamadas ayudan a mejorar los intentos de lluvia de ideas del equipo mediante las conversaciones en tiempo real de un lado a otro. Estas también son útiles para las revisiones de rendimiento de los empleados (con los trabajadores a distancia) y otras situaciones en las que los encuentros cara a cara tienen un mayor impacto.  

El uso de las videoconferencias puede reducir o incluso eliminar los gastos de viajes y los desafíos de programar varias reuniones en persona. 

Chat/Mensajería instantánea 

Las conversaciones en tiempo real a través del chat y de la tecnología de MI han sustituido los días en los que los intercambios de ideas se hacían en la máquina del café. Estas herramientas permiten a los trabajadores remotos compartir ideas y estrategias de una forma más eficiente y enfocada. 

Por ejemplo, si un trabajador remoto en una parte del país tiene una idea repentina que cambia las reglas del juego sobre un proyecto, simplemente puede conectarse a través de MI y compartir la idea con compañeros de trabajo situados a cientos o miles de kilómetros. Este recurso es mucho más rápido y eficiente que los correos en términos de comunicaciones rápidas.  

  • La opción de compartir pantalla permite a los miembros del equipo tomar decisiones más rápido en tiempo real y seguir avanzando en un proyecto.  
  • Archivar un historial de chat permite examinar de forma exhaustiva cómo se toman las decisiones y hacia dónde se encaminan los nuevos pensamientos para finalizar la toma de decisiones. 

 Uso compartido de archivos y colaboración de documentos en tiempo real 

Aunque el papeleo todavía forma parte de las operaciones empresariales, los documentos aparecen en formato impreso con menos frecuencia hoy en día. En su lugar, los miembros del equipo con base en diferentes ubicaciones remotas pueden trabajar juntos con archivos online de documentos, hojas de cálculo, presentaciones de PowerPoint, etc. 

La modificaciones y los comentarios se realizan casi en tiempo real, lo que reduce enormemente la posibilidad de malas comunicaciones y otros fallos técnicos que se producen cuando los documentos van y vienen por correo. La colaboración en tiempo real es especialmente útil cuando los documentos necesitan generarse para proyectos con limitaciones de tiempo.  

Igual que sucede en un lugar de trabajo físico, los miembros del equipo necesitan con frecuencia acceder a archivos, compartirlos y enviarlos. Ahora el uso compartido de archivos se realiza principalmente a través del almacenamiento en la nube. Cuando los datos se almacenan online, se pueden compartir fácilmente y otros usuarios pueden acceder a ellos, verlos y editarlos en Windows, Mac o en sus dispositivos móviles. 

Administración y uso compartido de tareas 

Los equipos virtuales que trabajan a gran distancia y en varias zonas horarias necesitan una forma de estar actualizados sobre los proyectos compartidos. La administración y el uso compartido de tareas facilita compartir las tareas del proyecto y mantener a todos los miembros del equipo informados sobre el progreso de la tarea. 

Con el software de administración de tareas, los trabajadores remotos pueden: 

  • Aceptar tareas y permitir que otros usuarios vean quién tiene asignado el trabajo. 
  • Alertar a la siguiente persona en un trabajo en equipo para que sepa cuándo se ha completado un trabajo y seguir con el flujo de trabajo. 
  • Almacenar y organizar los archivos de recursos (hojas de cálculo, documentos, etc.) y asegurar que están trabajando con la información más actualizada. 

Con acceso a una aplicación de administración de tareas, los empleados remotos (y aquellos con los que trabajan in situ) pueden estar al corriente de la lista de tareas pendientes del proyecto. 

Almacenamiento en la nube 

Todos los recursos de colaboración mencionados anteriormente funcionan mejor cuando se combinan con el almacenamiento en la nube. Los servicios de almacenamiento en la nube facilitan el acceso a un archivo o carpeta a cualquier persona de la organización ubicada en cualquier lugar del mundo. 

Con el almacenamiento en la nube, los trabajadores remotos pueden colaborar a través de: 

  • la sincronización de archivos, 
  • el acceso y el uso compartido de documentos, imágenes y carpetas de varios dispositivos, 
  • la edición de archivos en tiempo real, 
  • la recuperación de datos con copia de seguridad en el caso de pérdida de archivos y 
  • la visualización de ediciones antiguas con el historial de versiones. 

El almacenamiento en la nube es generalmente asequible incluso para las empresas más pequeñas. La rentabilidad de la inversión es considerable en términos de uso compartido de archivos seguro, disponibilidad en la mayoría de los dispositivos y sistemas operativos, y la capacidad de proteger contra la pérdida o la corrupción.  

El personal remoto representa el futuro del trabajo. A medida que la necesidad de la presencia física en el lugar de trabajo disminuye, los empresarios verán mayor productividad cuando proporcionen a sus equipos remotos la mejor tecnología de colaboración disponible. 

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