Procedimientos recomendados de trabajo remoto para pequeñas empresas

Si bien muchos equipos y gerentes móviles están acostumbrados a trabajar desde casa con ayuda de la tecnología, tú puedes ser uno de los miles de trabajadores remotos en transición a esta nueva forma de trabajar, algo necesario debido a una pandemia o a las necesidades de la empresa. 

Este modo de trabajar de manera independiente sin el beneficio que implica comunicarse cara a cara e intercambiar opiniones puede ser un desafío para muchos. Aún así, existen procedimientos recomendados de trabajo remoto para pequeñas empresas que pueden facilitarte la transición y hacer que trabajar desde casa sea más productivo para ti. 

Entorno de trabajo remoto 

Puedes sentir la tentación de acurrucarte en el sofá con tu portátil, encender la televisión, acomodarte con bata y zapatillas, y tener las mejores intenciones de trabajar muy bien… pero debes vencer esa tentación, porque es importante que trabajes desde casa con el mismo profesionalismo que lo harías en la oficina tradicional.  

Establece un área específica para trabajar, ojalá lo más lejos posible de tantas distracciones. Puede ser en el rincón de una habitación o en cualquier área por donde los otros miembros de tu familia no pasen mucho. Debes tener un entorno propicio para enfocarte en el trabajo tal como lo harías si estuvieras en la oficina. 

Trabajo remoto: herramientas del oficio 

El trabajo remoto requiere todos los elementos esenciales de un entorno de oficina y generalmente más. De todos modos, necesitas lo básico: 

  • Un escritorio o superficie de trabajo donde colocar la computadora, portátil u otros dispositivos de forma segura y ergonómica 
  • Usa una silla cómoda y que se alinee correctamente con la superficie del escritorio para que puedas tener una postura adecuada 
  • Monitor, si usas una unidad separada de la computadora portátil o tableta 
  • Impresora, si es necesaria 
  • Una conexión a Internet segura y confiable o una red WiFi 
  • Trabajar desde casa puede significar que estás menos seguro que en una oficina tradicional con redes seguras, firewalls, sistemas operativos con revisiones habituales, protección antivirus y mucho más. Como trabajador remoto, tienes que estar igual de alerta para mantener actualizado el software, incluido el software antivirus y las actualizaciones del sistema operativo. 
  • Implementa software VPN para ofrecer comunicaciones seguras entre tu oficina remota y los sistemas de la empresa 

Anda a tu ritmo 

Es fácil que te absorban las tareas que haces si trabajas desde casa y nadie pasa por tu escritorio para conversarte. Esto te puede provocar agotamiento o problemas de salud por estar sentado durante períodos prolongados. No te olvides de parar un poco, disfrutar de la hora de almuerzo e incluso, quizás, salir a caminar. 

Establece una rutina 

Quienes trabajan desde casa necesitan una rutina, tal como pasaría en una oficina. Adopta una rutina de mañana para responder correos electrónicos, hacer llamadas importantes, programar citas y otros procesos habituales de una oficina. 

Lo mismo pasa con una rutina para el final del día. Revisa los logros que alcanzaste, establece objetivos para el día siguiente o para el resto de la semana y revisa el calendario para ver las próximas actividades. 

Mantener una rutina y regirte por un horario hará que la transición a un patrón de trabajo virtual sea más sencilla. Una ventaja de trabajar desde casa es la flexibilidad. El proceso no tiene por qué ser igual a cuando trabajas en la oficina, pero la regularidad te ayudará a ganar eficiencia y a disminuir los niveles de estrés.  

Comunícate 

Conéctate de manera periódica con tus compañeros de equipo. Los entornos de trabajo virtuales requieren usar tecnología, como mensajería instantánea, conferencias telefónicas y videoconferencia. Con herramientas como Microsoft Teams puedes establecer comunicaciones eficaces entre compañeros de trabajo y gerentes. Esto incluye reuniones cara a cara que promueven la participación personal y ayudan a romper la idea de aislamiento que experimentan muchos empleados que trabajan desde casa. 

Al participar en sesiones de teleconferencia, ten en cuenta el protocolo de las reuniones: 

  • Preocúpate de tu apariencia, del fondo y de cualquier distracción que pueda haber, como ruido o problemas técnicos 
  • Mantente en silencio a menos que estés realizando una presentación o comentando algo 
  • Si estás haciendo una presentación, envía un programa a los participantes invitados para que todos puedan planificar los temas en discusión. Informar a las partes involucradas hará que la reunión sea más productiva y ayudará a lograr los objetivos de la sesión. 
  • Participa. Para que todos sepan que te interesa la reunión, participa en las discusiones y haz preguntas pertinentes. 
  • Si los horarios o las zonas horarias hacen que sea imposible que te unas a una conferencia, asegúrate de hacer un seguimiento con los responsables para obtener información sobre los temas y las decisiones que se hayan tomado durante la reunión; es posible que puedas ver la grabación de una videoconferencia que te perdiste. 

Precauciones de seguridad 

Cuando trabajes desde casa o en otras ubicaciones remotas, no te olvides de considerar la seguridad. Para proteger la red Wi-Fi de tu casa, cambia la contraseña predeterminada del fabricante del equipo. Cifra el tráfico con un servicio VPN para que nadie pueda ver las videoconferencias ni las reuniones del equipo

Pon en práctica los procedimientos recomendados

Ya sea que tu entorno de trabajo virtual sea temporal o a largo plazo, usa estos procedimientos recomendados que brindan equipos de trabajo remotos experimentados para poder ser productivo y evitar sentirte aislado. 

Cuando trabajas de forma remota, cuentas con aplicaciones fáciles de usar como Microsoft Teams, que permiten que los equipos tengan una estrecha comunicación y trabajen en colaboración. 

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