Optimiza tu contenido con Enterprise Content Management (ECM)

Materiales de marketing, contratos, mensajes de correo, presentaciones y discursos para el cliente, hojas de cálculo, archivos de texto, .pdf, fotos, videos, formularios, facturas, currículums de postulantes a un trabajo. Las pequeñas y grandes organizaciones son máquinas creadoras de contenido. Y mientras que crear el contenido puede resultar sencillo, mantenerlo organizado es bastante complejo.

Ahí es donde entran en acción las soluciones de administración de contenido empresarial. Te permiten organizar y administrar tu contenido durante todo el ciclo de vida: desde su creación hasta el archivado. Pero no todos los sistemas de administración de contenido empresarial se crean de la misma forma, por eso, echemos un vistazo a algunas de las funciones que pueden ayudarte a mantener el contenido organizado (y accesible) mientras ayudas a tu equipo a funcionar con mayor eficiencia.

• Un solo repositorio para una amplia gama de tipos de contenido: Al elegir un servicio de ECM que te permite almacenar video, hojas de cálculo, imágenes, texto, documentos y más en una sola ubicación, puedes guardar todos los archivos para un proyecto o iniciativa específicos juntos.
• Crea carpetas principales con una cantidad virtualmente infinita de subcarpetas: De esta forma, si tienes un proyecto o iniciativa que se extiende o repite anualmente, puedes simplemente crear una carpeta principal para, por ejemplo, “Limpieza de senderos”, y luego crear subcarpetas para cada año que trabajas en esa iniciativa. Dentro de cada una de esas subcarpetas puedes crear subcarpetas adicionales para contratos, formularios de autorización de voluntarios, material de marketing, etc.

• Edita fácilmente propiedades de documentos o metadatos: Con el poder de localizar y editar los metadatos de un archivo dentro de un documento, puedes ahorrar tiempo y garantizar que los archivos estén debidamente etiquetados para futuras búsquedas.
• Controlar el acceso a la información: No todos en una organización necesitan acceso a todos los documentos, y con una ECM que te permite aplicar permisos definidos a los documentos, grupos de archivos, secciones completas del sistema o al sistema mismo, puedes controlar minuciosamente quién ve qué.
• Trabajo en colaboración: Algunas soluciones de ECM te permiten crear flujos de trabajo de documentos que hacen posible el seguimiento y la colaboración con otros en procesos orientados a los documentos, con los programas que normalmente usas.
• Reproduce contenido de medios desde dentro de tu sistema de administración de contenido: Para organizaciones que usan archivos de video y audio, la capacidad de reproducir medios desde dentro de ECM puede ahorrar tiempo al reducir la cantidad de pasos requeridos para ver o escuchar.
• Almacena y protege registros empresariales y archivos legales importantes: Con un repositorio seguro, puedes garantizar que tus registros no solo se almacenen en un estado bloqueado y final, sino que puedan localizarse fácilmente y recuperarse cuando sean necesarios para búsquedas legales. Y con el acceso conveniente a todos tus documentos, puedes reducir los costos generales de búsqueda.
• Búsqueda por palabra clave: Un servicio de EMC que permite a los usuarios buscar documentos e información por palabra clave, puede ayudar a tu equipo a localizar archivos que desconoce pero que pueden ser relevantes para un proyecto en el que trabaja. Así, el equipo puede ahorrar tiempo y trabajar de forma más eficiente. Las áreas de búsqueda deben incluir texto, metadatos, anotaciones, etc. del documento. Además, los documentos deben poder buscarse por fecha de creación.
• Accesible en una amplia gama de dispositivos: Al elegir una solución de administración de contenido empresarial diseñada para usar en equipos de escritorio, portátiles, tabletas y teléfonos, los usuarios tienen acceso a los archivos que necesitan, cuando los necesitan, ya sea que se encuentren en la oficina, que trabajen de forma remota, que estén de viaje o que se encuentren en una reunión fuera de la oficina.

Con la capacidad de almacenar, proteger, localizar, manipular y crear archivos y documentos en una sola ubicación, los servicios de administración de contenido empresarial agilizan la comunicación del equipo, el trabajo en proyectos e incluso la búsqueda legal. Y ya sea que tu organización tenga pocos empleados en una sola oficina o esté compuesta de miles de personas en todo el mundo, un sistema de administración de contenido empresarial puede ayudarte a estar organizado.