Guía para principiantes sobre el uso de BPMN en las actividades comerciales cotidianas

¿Qué es BPMN? 

Ver para creer. Una imagen vale mil palabras. Verlo con mis propios ojos. Modismos como estos han hecho que la Notación de modelado de procesos empresariales (BPMN, por sus siglas en inglés) sea enormemente popular entre distintos tipos de empresas, sectores y profesiones. ¿Pero qué es exactamente BPMN y cómo funciona? 

En pocas palabras, BPMN es un método de diagrama de flujo estandarizado que permite crear y compartir diagramas fáciles de entender. Estos diagramas pueden representar visualmente los pasos de un proceso empresarial de principio a fin.  

BPMN address change process diagram
Ejemplo de diagrama de proceso de cambio de dirección de BPMN (arriba) 

Si bien existen varios métodos para crear modelos de procesos, BPMN se ha convertido rápidamente en el estándar de facto para el modelado de procesos, y con buena razón. 

¿Cuáles son sus capacidades? 

Uno de los beneficios más significativos de BPMN radica en su capacidad de producir diagramas de flujo tan simples o complejos como se necesite. Eso facilita su comprensión por parte de los actores económicos en todo nivel (técnicos o no técnicos). 

Esta calidad es la que probablemente explica la popularidad de BPMN. En una encuesta realizada en 2016 se descubrió que el 64 % de las empresas está interesada en la adopción de BPMN para simplificar sus procesos empresariales. El objetivo es simple para la mayoría de ellas: ahorrar dinero mediante la reducción de costos y la mejora de la productividad.  

¿Por qué es necesaria? 

Hay muchas cosas en juego. Considere estas estadísticas tomadas de una encuesta realizada a distintas empresas en 2018: 

  • El 37 % de los encuestados informó que sus organizaciones están llevando a cabo varios proyectos de procesos empresariales de alto nivel.  
  • El 93 % de las organizaciones encuestadas participan en numerosos proyectos para la mejora de sus procesos.
  • El 79 % señaló que utilizaron herramientas de software de proceso para modelar aquellos procesos cuyo cambio debían analizar y planificar. 
  • Además, el 65 % de los encuestados aceptó o estuvo muy de acuerdo en que los procesos y las tecnologías de BPM han ayudado a sus organizaciones a mejorar la eficiencia, la versatilidad y la satisfacción del cliente.  
  • Sin embargo, la mayoría (el 52 %) de los encuestados señaló que solo ocasionalmente modelan o documentan sus procesos empresariales.  

Aparte de aumentar la eficiencia, otras motivaciones importantes para el trabajo de apoyo al proceso empresarial incluyen las siguientes: 

  • Aumentar la satisfacción de los clientes 
  • Mejorar la capacidad de respuesta de la organización 
  • Mejorar la coordinación y el control del negocio  
  • Introducir una nueva línea de productos o negocios 
  • Cumplir con las nuevas normativas 
  • Reaccionar ante eventos únicos, como una fusión o adquisición 

Desde los sectores de TI, servicios financieros, seguros y fabricación, hasta la educación, las telecomunicaciones, el comercio minorista, la computación y el software, todas las empresas pueden obtener beneficios si mejoran sus procesos empresariales u organizacionales.  

¿Cómo se utiliza BPMN? 

El objetivo de BPMN es brindar a cada persona la visión clara de un proceso de principio a fin. Permite proporcionar una ruta visual que reducirá las brechas, mostrando la secuencia de actividades comerciales necesarias para llegar de un extremo de un proceso al otro.  

Estos son algunos de los beneficios que pueden obtener las empresas mediante el uso de BPMN: 

  • Comunicación y colaboración más fáciles para alcanzar un objetivo 
  • Representación visual sencilla de los pasos 
  • Capacidad de personalizar según las funciones de las partes interesadas (por ejemplo, analistas, participantes del proceso, administradores, desarrolladores, equipos externos y consultores) 
  • Identificar los problemas de los procesos que pueden necesitar una solución
  • Conocimiento de las posibles áreas de mejora 
  • Fomentar resultados de mayor calidad 

Ejemplos de modelado de procesos 

Con orientación al negocio 

Muchos profesionales y organizaciones desean modelar un proceso de muy alto nivel centrado en las personas. En este caso, la adhesión a una serie de símbolos requiere un conocimiento de BPMN en menor profundidad, de modo que la notación es simple. Por el contrario, estos modelos también pueden ajustarse con el fin de ser sumamente detallados para TI y otras partes interesadas en la tecnología.

A continuación se indican algunos ejemplos de los tipos de procesos que pueden representar visualmente estos diagramas de flujo: 

  • Manejo de los reclamos por llamadas de clientes 
  • Venta de productos en línea 
  • Flujo de trabajo de fabricación 
  • Procesamiento de reclamaciones de seguro 
  • Diagramas de flujo de contratación de empleo 
  • Métodos de incorporación 
BPMN process gateway diagram
Ejemplo de proceso de BPMN con diagrama de puerta de enlace

Con orientación a la tecnología 

Tal como se mencionó anteriormente, se pueden crear diagramas lo más detallados posible. Por ejemplo, la representación de flujos de procesos centrados en TI, codificación y más: 

  • Servicios web B2B 
  • Visualizar la ejecución de código dentro de un programa 
  • Ilustrar la estructura de un sitio web o una aplicación 
  • Ver cómo navegan un sitio web los visitantes  
  • Mostrar el flujo de datos en sistemas como la entrada de datos, los procesadores y las redes de comunicación 

En versiones más intrincadas, podrá modelar eventos empresariales complejos, como mensajes, temporizadores, reglas comerciales y condiciones de error. Exploremos más en detalle estas versiones intrincadas de BPMN.  

Elementos y símbolos de BPMN 2.0 

La notación de BPMN cuenta con cinco categorías básicas de elementos y, dentro de estos, con muchas formas y símbolos diferentes. A continuación, una rápida descripción general: 

Objetos de flujo 

Estos muestran un comportamiento en el proceso empresarial e incluyen lo siguiente: 

  • Actividades: el trabajo realizado o las tareas de una persona o un sistema (se muestra como un rectángulo con esquinas redondeadas). 
  • Eventos: lo que ocurre durante un proceso: Inicio, Intermedio y Fin (se muestra con círculos). 
  • Puertas de enlace: representan la trayectoria del flujo de secuencia de un proceso (se muestra con diamantes). Entre los detalles adicionales se incluyen los puntos de decisión. 

Objetos de datos 

Estos ofrecen información sobre los datos de un proceso. Los datos se representan de cuatro formas: 

  • Entradas de datos (se muestran como una página con una esquina doblada y una flecha hacia la derecha), que son tareas dependientes de los datos. No pueden seguir avanzando hasta recopilar datos específicos. 
  • Salidas de datos (se muestran como una página con una esquina doblada y una flecha uniforme hacia la derecha), que se utilizan para mostrar en qué momento el proceso genera datos. 
  • Recopilación de datos (se muestra como una página con una esquina doblada con tres líneas uniformes en la parte central inferior), que corresponde a cualquier acto de recopilación de datos requerido en el proceso (por ejemplo, una encuesta).  
  • Almacenes de datos (se muestran como un contenedor), que se utilizan como un lugar para recopilar los datos obtenidos del proceso. 

Objetos de conexión 

Estos conectan los objetos de flujo entre sí u otro tipo de información, además de mostrar el flujo de un proceso: 

  • Flujos de secuencia (se muestran con una flecha uniforme hacia la derecha), que representan el orden de las actividades realizadas. 
  • Flujos de mensaje (se muestran como una flecha discontinua hacia la derecha con un círculo en el lado izquierdo), que representan mensajes y el orden de flujo entre los participantes. 
  • Asociaciones (se muestran como una línea punteada), que vinculan texto y artefactos con un evento. 

Carriles 

Este término representa reservas y calles.  

  • Reserva: el “contenedor” de un único proceso. 
  • Calles: estas clasifican la actividad dentro de la reserva. Se muestran de forma horizontal o vertical y dividen la reserva en secciones para mostrar la responsabilidad y la ubicación de los eventos.  

Artefactos 

Estos brindan detalles adicionales sobre el proceso. Hay dos tipos de artefactos: 

  • Grupos: se muestran como cuadros acanalados que rodean un grupo de elementos para mostrar su relación.  
  • Anotaciones de texto: son simplemente notas (precedidas de un corchete izquierdo simple) que los lectores pueden ver fácilmente sin tener que desglosar. También se conocen como comentarios. 

Simplificación de BPMN con software 

Cuando se trata de crear un diagrama de flujo, no es necesario reinventar la rueda, sobre todo si recién está comenzando con el uso de BPMN.  

El uso de una herramienta de software le permitirá crear los diagramas con mayor rapidez y lograr que el modelo de proceso empresarial sea más eficaz. Asegúrese de elegir un software que le permita hacer lo siguiente: 

  • Comenzar a diagramar rápida y fácilmente creando diagramas de flujo de BPMN profesionales, con plantillas y muestras listas para usar.  
  • Otorgar a los diagramas un aspecto profesional y atractivo con temas y efectos predefinidos. 
  • Aprovechar las funcionalidades intuitivas como arrastrar y soltar, alinear y posicionar y conectar automáticamente para crear diagramas de forma más eficiente.  
  • Trabajar en un ecosistema de contenido que proporcione el conjunto principal de formas de BPMN 2.0 y más allá, lo que constituye cientos de símbolos gráficamente diferentes.  
  • Tener un nivel de apoyo que permita la creación tanto de diagramas de BPMN básicos como de diagramas más detallados con lógica de excepciones, información sobre recursos y funciones, información básica sobre el flujo de datos e información sobre la comunicación entre los participantes. 
  • Verificar si se han cometido errores validando el diagrama frente a 76 reglas lógicas relacionadas con la corrección visual según el estándar BPMN 2.0, además de presentar una lista de problemas para su revisión. 
  • Cargar su propio conjunto personalizado de reglas logísticas relacionadas con la corrección visual.  
  • Compartir libremente el trabajo de forma segura como vínculo basado en web, datos adjuntos, imagen o PDF, y responder a los comentarios en línea. 
  • Colaborar con otros usuarios mediante la coautoría, los comentarios y las anotaciones. 
  • Editar diagramas de forma conjunta con el equipo para mantener una sola versión de la verdad y minimizar conflictos de versiones.  
  • Consultar quién está trabajando en partes específicas del diagrama, obtener notificaciones sobre cambios y elegir cuándo reflejar esos cambios en un archivo maestro. 
  • Integrar diagramas vinculados con datos en un panel de Power BI. Esta integración permite impulsar la inteligencia operacional y empresarial de modo que se pueda comprender mejor el panorama general. 
  • Automatizar personalmente los flujos de trabajo de procesos empresariales a fin de agilizar el proceso de creación y dar más tiempo a TI para centrarse en las iniciativas estratégicas. 
  • Acceder a los diagramas desde casi cualquier lugar con un explorador o la aplicación para iPad®.

Consejos para comenzar 

Desde los propietarios de procesos de empresas establecidas hasta los analistas, se obtienen beneficios al simplificar los procesos empresariales, sin importar lo simples o complejos que resulten ser. Si la información parece un poco abrumadora, tenga en mente lo siguiente: se puede crear un diagrama de flujo de BPMN sencillo y luego construir sobre él desde ahí. 

Si desea verlo en acción, existen muchas plantillas y videos de instrucciones que lo ayudarán a crear un diagrama básico, luego podrá agregar algunos detalles a medida que se sienta más cómodo. Puede aprender más sobre el uso del proceso que cumple con las normas de BPMN y el software con esta guía paso a paso.

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