Funciones del software para administración de proyectos

Desde plantillas integradas y herramientas de programación familiares, hasta colaboración instantánea y fácil acceso entre los dispositivos, no es ningún secreto que un software de administración de proyectos correcto puede aumentar la productividad para los jefes de proyecto y sus equipos, al permitir ejecutar proyectos de forma rápida y sencilla. ¿Pero las organizaciones están pasando por alto algunas herramientas menos obvias que tienen disponibles?

De acuerdo con un estudio reciente, las herramientas de planeamiento de proyectos más codiciadas incluyen el uso compartido de archivos, seguimiento de horas, integración de correo y diagramas de Gantt. No hay sorpresas. ¿Pero cuáles son las herramientas que es menos probable que usen las organizaciones? Es interesante que las videollamadas, el chat en tiempo real, la integración con medios sociales y el acceso móvil son, aparentemente, las opciones olvidadas del software de administración de proyectos (project management software). Pero, con la comunicación como aspecto más importante de una administración de proyectos exitosa, ¿los jefes de proyecto se están perdiendo una mina de oro? Aquí encontrarás un análisis más detallado de cinco recursos no explotados y cómo pueden ayudarte a ejecutar proyectos de forma más sencilla y eficiente:

1 y 2. Chat de video/en tiempo real: elegir un software para administración de proyectos con herramientas de comunicación integradas permite a miembros de equipo del proyecto colaborar mediante voz, video o chat desde dentro del proyecto. ¿En qué medida es eso importante para el éxito del equipo? Un informe del Project Management Institute (PMI) reveló que una de las principales causas del fracaso de los proyectos comunicadas por las compañías es la mala comunicación. Tener la capacidad de comunicarse en tiempo real con los miembros del equipo dentro en el mismo edificio o en la otra punta del mundo con herramientas diseñadas para transmitir tus conversaciones más importantes de forma rápida y segura podría ser clave para el éxito de un proyecto.

3. Integración con medios sociales: los medios sociales ya no se limitan a las actualizaciones de Facebook y los tweets de las últimas tendencias, sino que impulsan el nivel de comunicación entre los equipos y las partes interesadas del proyecto. Las investigaciones revelaron que usar los medios sociales facilita las “conversaciones triviales” lo que, a su vez, “facilita la familiarización que ayuda a estrechar lazos y crear un entorno más enriquecedor, de apoyo, de colaboración y de confianza”. Entonces, ¿por qué no aprovechar esos beneficios para impulsar el éxito del proyecto? Usar software con funciones sociales empresariales (como los suministros de noticias dedicadas de Yammer en SharePoint) puede resultar útil para comunicarse con colegas en tiempo real para discutir detalles del proyecto.

4. Acceso móvil: usar software disponible en Windows, iOS y Android es fundamental para garantizar que todos puedan actualizar tareas en sus dispositivos de elección y consultar las escalas de tiempo y los informes desde cualquier lugar. Con el seguimiento de horas como componente crítico del éxito de la administración de proyectos, es importante encontrar una solución que les permita a los miembros del equipo enviar actualizaciones desde cualquier lugar. Una entrada mejorada para tiempo y tareas otorga a los jefes de proyecto visibilidad instantánea para tomar decisiones informadas más rápidamente.

5. Configuraciones aptas para patrocinadores: entre los proyectos rotulados como “de alto desempeño”, más del 80% tiene patrocinadores con participación activa. Una y otra vez, las investigaciones revelaron que tener un patrocinador ejecutivo que respalde un proyecto desde su inicio hasta su finalización es fundamental para el éxito. Si bien un patrocinador no será parte de las tareas diarias, necesita tener acceso suficiente como para brindar apoyo al equipo cuando es necesario. Para ello, necesitan estar al tanto del avance y los beneficios del proyecto, y apoyarlo siempre que sea posible. Dicho esto, es importante tener un software que le permita a tu Departamento de Gestión de Proyectos (PMO) o patrocinador administrar configuraciones de administración de cartera de proyectos (PPM) sin ayuda adicional.

Con un número creciente de equipos que trabajan de forma remota, incluso de forma global, las habilidades de comunicación y la administración del tiempo son más importantes que nunca. Tener acceso a las herramientas que permiten a las partes interesadas administrar desde cualquier lugar y compartir las últimas actualizaciones, conversaciones y escalas de tiempo de proyectos rápidamente a través de un sitio de proyecto dedicado hace que todos estén conectados e informados. Obtén más información sobre cómo lograr mayor visibilidad del desempeño de un proyecto, además de reducir presupuestos, aumentar los ahorros y más.

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