Ahorra tiempo y dinero usando un mejor software de comunicación

No importa si eres el dueño de una corporación multinacional o trabajas en ella, o si eres parte de una pequeña empresa con clientes en distintos condados, estados o incluso países, existen muchas posibilidades de que los viajes de negocios sean parte de tu rutina. Las reuniones presenciales no solo ayudan a mejorar la comunicación empresarial (es difícil adivinar el tono en un email o mensaje instantáneo) sino que también te permiten ver y escuchar a tus clientes para comprenderlos mejor.

Lamentablemente, los viajes de negocios pueden tener un costo elevado en términos de dinero y productividad, y si se cancelan, demoran o desvían vuelos, esos costos pueden elevarse todavía más. Además del impacto que los viajes de negocios tienen sobre tu empresa, el viaje también afecta a tus empleados ya que los expone a un jet lag crónico, niveles de radiación poco saludables, debilitación de sus sistemas inmunológicos y alteración de su vida cotidiana, todo porque tú o tu equipo necesitan reunirse con un cliente.

Claro que algunas reuniones presenciales son importantes, pero para aquellos momentos en los que no son imprescindibles, existen soluciones de comunicación que te permiten ver y escuchar a tus clientes, aunque estén a kilómetros de distancia. Sí: las videoconferencias son clave para reducir los viajes. Pero no todas las soluciones se crean de la misma forma. Elije el software de comunicación de forma inteligente e intenta encontrar una opción que incluya:

  • videoconferencia en alta definición entre varias entidades. Busca aplicaciones de reuniones empresariales que te den mucho espacio en la línea y en la pantalla, para que todos puedan unirse. Y asegúrate de tener acceso a video y audio de alta definición. De esta forma, podrás ver y escuchar a todos claramente.
  • Compartir contenido. En prácticamente cualquier reunión, el contenido se comparte generalmente en pantalla en una sala de conferencias. Por eso, es una buena idea buscar una herramienta de video conferencias que permita a todas las partes compartir documentos, aplicaciones, URL, presentaciones y pantallas sin dificultad. Además, busca una solución que te permita colaborar en documentos en tiempo real, para facilitar el trabajo conjunto.
  • Controles de producción integrados. Con las herramientas de producción integradas directamente en la aplicación de comunicación empresarial, puedes administrar toda la reunión desde un panel de control. Algunas herramientas te permiten elegir el contenido que verá cada asistente, para administrar tu reunión con más precisión.
  • Participar con un solo toque. Cuantos más pasos deban seguir los usuarios, menos probable será que usen un producto, por eso, busca un software de comunicación que permita participar en una reunión de forma sencilla. Con acceso con un solo toque desde un recordatorio de reunión, calendario, etc., los participantes pueden unirse con un mínimo esfuerzo.
  • Hospedaje de terceros. Al usar una solución de comunicación empresarial hospedada por un tercero, no tendrás que hacer inversiones en infraestructura para obtener las herramientas y la funcionalidad que necesitas. Y todo el mantenimiento es responsabilidad del anfitrión. Eso también puede ayudarte a ahorrar dinero.

Que uno o dos miembros de tu equipo viajen a una reunión puede costarte miles de dólares en vuelos, hoteles, comidas y taxis o alquileres de automóviles, sin mencionar el tiempo que se pierde en el traslado. Y si eso sucede varias veces al año, los costos para ti y tu equipo pueden ser grandes. Por eso, si buscas una solución que no solo te ayude a ahorrar dinero, reducir el estrés de tus empleados y mantener una comunicación empresarial clara y abierta con tus clientes, echa un vistazo a algunos ejemplos de software de videoconferencias disponibles en la actualidad. Creció mucho desde su presentación hace unos diez años, y tal vez sea un servicio revolucionario para tu organización y tus clientes.

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