7 consejos para hacer de tu planeación de proyectos un éxito

Ser líder de proyectos es como ser un malabarista que hace girar varios platos en el aire a la vez. Hay exigencias constantes que demandan tu tiempo, personas que coordinar, presiones para realizar cierta cantidad de trabajo en lo que suele parecer como un plazo imposiblemente corto de tiempo y mucho más.

Pero también es un rol necesario que puede aportar un valor extraordinario a tu compañía. De hecho, según un estudio de PricewaterhouseCoopers, más del 60 por ciento de los fracasos en proyectos está asociado a problemas internos como recursos insuficientes o plazos incumplidos, es decir, situaciones que un jefe de proyecto puede ayudar a evitar.

Además, se trata de un sector en expansión, a medida que cada vez más compañías se dan cuenta de la importancia de una sólida administración de proyectos. Particularmente, un estudio independiente del Project Management Institute calculó que se crearán casi 16 millones de nuevos puestos de administración de proyectos alrededor del mundo entre 2010 y 2020, y que el sector crecerá en $6.61 billones. Dicho esto, la administración por proyectos es una enorme responsabilidad, independientemente de quién sea tu empleador. Si eres un jefe de proyecto oficial o simplemente eres líder de un proyecto determinado, los siguientes siete consejos te ayudarán y orientarán en la planeación de proyectos para que tengas éxito.

Consejo 1: Establece objetivos claros para el proyecto

Observa todo el panorama y determina qué quieres lograr con este proyecto. Si un cliente o una parte interesada externa participan en el proyecto, las fuentes externas obviamente ayudarán a determinar tus objetivos. Entre los objetivos generales que debes considerar se incluyen:

  • Evitar el síndrome del lavadero, lo cual significa impedir que el alcance del proyecto crezca excesivamente.
  • No sobrepasar un presupuesto determinado.
  • Completar todos los aspectos del proyecto.
  • Entregar un trabajo de calidad.
  • Completar el trabajo a tiempo.
  • Garantizar los recursos adecuados con anticipación.

Consejo 2: Fija expectativas desde el principio

Todos deben estar en sintonía para poder garantizar un proyecto exitoso. Compartir de forma clara tus expectativas como líder de proyecto y pedirles a los demás que comuniquen las suyas es un paso importante en la preparación de cualquier proyecto. Estas expectativas deben incluir las maneras específicas en que tu equipo puede lograr los objetivos que ya estableciste. Además, sería recomendable que incluyas lo siguiente:

  • Lista de entregas y fechas límite.
  • Declaración sobre el alcance.
  • Roles y responsabilidades definidas.
  • Proceso de control de calidad.
  • Plan de comunicación, incluida la frecuencia con la que piensas comunicarte con las partes interesadas o el cliente.

Consejo 3: Esboza los riesgos potenciales y la forma en que los administrarás en caso de peligro

Hay que ser realistas: incluso si planeaste todo hasta el detalle más pequeño, lo imprevisto aún puede ocurrir. ¿Qué debe hacer un buen jefe de proyecto? Haz un plan para lo imprevisto, desde luego. Obviamente, no puedes predecir el peligro exacto que puede recaer sobre tu proyecto (todo puede ocurrir: desde inclemencias meteorológicas hasta agitación política y fallos de la tecnología), pero aún es posible reducir el impacto potencial de los peligros a través de la administración de riesgos.

Consejo 4: Minimiza el número de reuniones

Un estudio de Verizon Conferencing encontró que solo el 22 por ciento de las reuniones se consideran "extremadamente productivas" y el 44 por ciento "muy productivas". Eso deja el 34 por ciento de las reuniones como solo un poco o para nada productivas. Obviamente, las reuniones son una parte necesaria de la planeación de proyectos, pero realmente plantéate si una reunión es el mejor uso de tu tiempo o si el email u otra forma de comunicación (como el software de planeación de proyectos, que te permite compartir archivos, asignar tareas e intercambiar ideas sin tener que reunirte) puede resolver el problema igual de bien. Cuanto más tiempo dediques a las reuniones menos tiempo tendrás para las entregas reales. Tenlo en cuenta antes de enviar otra invitación a una reunión.

Consejo 5: Planea una reunión inicial perfecta

Hablando de reuniones, la reunión inicial sienta las pautas de todo el proyecto. Al planear esta reunión, asegúrate de adherirte a los siguientes estándares:

  • Invita a las personas indicadas y asegúrate de que los actores clave asistan.
  • Crea una agenda detallada en la que se exponga de qué tratará la reunión. Esto será útil para que todos se mantengan enfocados y entiendan el objetivo de la reunión.
  • Determina si puede ser una reunión en línea o si debe llevarse a cabo en persona. Esto difiere según el tamaño del proyecto, si estás trabajando con un cliente nuevo, el presupuesto del proyecto, etc. Ten en cuenta que las reuniones en persona por lo general son más complicadas de planear y también más costosas, sobre todo si implican viajes.
  • Reprograma si los actores clave no pueden asistir. No tiene caso llevar a cabo una reunión sin ellos. A menudo tendrás que llevar a cabo otra reunión para actualizarlos o que den su opinión.
  • Antes de conformar la agenda, asegúrate de entender el objetivo de la reunión y la información que las personas deben conocer al salir de la reunión.

Consejo 6: Crea informes a lo largo del proyecto

La única forma de saber si tu proyecto va por buen camino es creando informes coherentes. Puedes lograrlo a través de tu software de administración de proyectos. Los informes te ayudan a medir la eficiencia de tu asignación de recursos y garantizan que vas por buen camino para alcanzar tus objetivos de presupuesto y cumplir los plazos.

Consejo 7: Consigue las herramientas adecuadas

Si bien hay muchas herramientas de administración de proyectos en el mercado, no todas son iguales. Decide lo que realmente necesitas y compara los productos que te interesan. Como mínimo, asegúrate de elegir una herramienta que te permita hacer lo siguiente:

  • Organizar y vincular tareas para crear escalas de tiempo y planes.
  • Compartir ideas que te ayuden a comunicar mejor el progreso.
  • Comprender rápidamente cómo se usa la interfaz.
  • Personalizar tu plan para satisfacer las necesidades de tu equipo.

Aunque sea difícil ser un excelente jefe de proyecto, sí es posible. Simplemente necesitas las habilidades, los conocimientos y las herramientas adecuadas para realizar el trabajo y lograr los resultados correctos.

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