Cómo elegir el diagrama de flujo más efectivo

¿Qué es un diagrama de flujo? 

Los diagramas de flujo permiten representar de forma visual gráfica un proceso o sistema utilizando formas o una combinación de formas y palabras. Se puede utilizar desde imágenes rápidas y dibujadas a mano hasta diagramas sólidos generados por computadora que dividen las ideas complejas en facetas fáciles de entender. Además, las personas técnicas y no tan técnicas pueden utilizar diagramas de flujo en prácticamente cualquier campo. 

Son particularmente útiles en una gran gama de situaciones, incluyendo:  

  • Documentar y analizar procesos 
  • Desarrollar software o redes informáticas 
  • Comunicar o estandarizar procesos 
  • Identificar redundancias, obstáculos e ineficiencias en los procesos 
  • Crear un plan o estructura para un nuevo proyecto, departamento o negocio 
  • Planear la carga del proyecto con múltiples partes interesadas 
  • Entender la forma en la que los usuarios navegan un sitio web o una tienda 
  • Ilustrar un proceso de fabricación 
  • Crear un nuevo producto o servicio 

 Ventajas de los diagramas de flujo 

Además de la capacidad de funcionar para casi cualquier situación, los diagramas de flujo ofrecen grandes ventajas, entre las cuales se encuentran:  

Visualización de la información 

Un diagrama de flujo puede ser una gran ventaja, ya que proporciona una visión de cómo debería funcionar un producto o servicio, cómo debería fluir un proyecto o cómo puede funcionar una red antes de que se construya. Al permitir identificar dependencias, eficiencias, necesidad de personal y otras variables que pudiesen impactar al proyecto en una etapa tardía, los diagramas de flujo pueden ayudar a ahorrar tiempo y dinero. 

Documentación 

Con un creador de diagramas de flujo, se pueden guardar todos los archivos de forma digital, distribuirlos al instante e inclusive crear una biblioteca de plantillas de diagramas de flujo. De esta forma, los archivos siempre estarán disponibles, los equipos pueden mantenerse actualizados con la información, la compañía puede mantenerse al tanto y no será necesario repetir todo desde el principio la próxima vez que se requiera diseñar un diagrama similar. 

Comunicación simplificadas 

Los diagramas de flujo permiten ver de forma clara y concisa cada detalle, lo cual brinda a los equipos la capacidad de entender de forma rápida las tareas a realizar, y quién y cómo las va a realizar. Esta información significa menos juntas, realizar menos preguntas y permitir a todos más tiempo para el trabajo. Los diagramas de flujo también son útiles para manuales informativos o inclusive para incorporar nuevos empleados. Básicamente, los diagramas de flujo añaden contexto a conjuntos de instrucciones y proporcionan una mayor eficacia para las tareas recurrentes.  

Fácil realización 

Las plantillas en línea facilitan el inicio rápido del proyecto a la vez que proporcionan una personalización simple, una colaboración homogénea y con un un control de versiones integrado, es posible crear precisamente lo que necesita la compañía, buscar retroalimentación en cada etapa y saber siempre la ubicación de los últimos y mejores archivos.   

Tipos de diagramas de flujo  

Aunque los diagramas de flujo se pueden utilizar para explicar casi cualquier cosa, la mayoría de la gente los utiliza para uno de tres propósitos: reportar decisiones, mostrar procesos o para visualizar datos, por lo que la mayoría de las plantillas para diagramas de flujo entran dentro de una de esas tres categorías. Dicho esto, echemos un vistazo en que consiste cada tipo de diagrama de flujo y cuándo y por qué usarlos.  

1. Árbol de decisión 

Piensa en un árbol de decisión como decir “” si hacemos esto, entonces pasa esto otro. Al permitir crear un mapa para los posibles resultados basados en un conjunto específico de elecciones, un árbol de decisiones puede facilitar el despejar un objetivo posible y ponderar las posibles opciones para lograrlo. 

Los árboles de decisión usualmente comienzan con un nodo único (la pregunta) y se ramifican en dos posibles opciones (decisiones) y esas opciones conllevan a nodos adicionales (resultados posibles). Debido a su naturaleza, los árboles de decisión son especialmente útiles para resaltar diversas probabilidades y beneficios y pueden incluso utilizarse para diseñar algoritmos que ayuden a predecir resultados. 

2. Diagramas de flujo del proceso 

Al permitir la posibilidad de diagramar y analizar el flujo de actividades al producir un producto o servicio, un diagrama de flujo permitir encontrar huecos y redundancias en los procesos, identificar en dónde se requieren recursos, equipo o gente específicos, revelar posibles embotellamientos o áreas problemáticas y descubrir posibles ineficacias.  

Además de mostrar cómo debería funcionar una actividad o las disposiciones de un producto o servicio, los diagramas de flujo del proceso también permiten incorporar a nuevos empleados, capacitar a equipos existentes o ayudar a proveedores o consultores externos a entender el negocio y en dónde encajan en el mismo. 

3. Diagramas de flujo de datos 

Cuando se requiera analizar los datos a profundidad, un diagrama de flujo de datos puede ser de ayuda. Mediante el uso de símbolos y etiquetas para mostrar entradas y salidas de datos, puntos de almacenamiento y vías de tránsito, pueden resumir la información en una representación gráfica de algo que puede ser díficil llevar a términos verbales y debido a que los pueden utilizar equipos técnicos y otras partes interesadas, son una gran opción a considerar cuando se requiera mostrar datos a un público más amplio.  

diagrama de flujo de datos dibujado en un bloc de notas
Ejemplo: Diagrama de flujo de datos

Consejos para diagramas de flujo 

Realizar un diagrama de flujos, en especial cuando se utiliza una plantilla, es algo bastante simple, pero realizar un buen diagrama de flujo requiere un poco más de esfuerzo. Así que echemos un vistazo a algunas ideas para crear un diagrama de flujo que no sólo pueda informar, sino que se vea impresionante. 

  • Realiza diagramas fáciles de leer. Siempre crea un diagrama de flujo con el público final en mente, lo cual asegura que su disposición y composición ayude a sus lectores a saber en dónde empezar y hacia dónde seguir. Ajustar la alineación según sea necesario, utilizar una gramática adecuada, títulos claros y evitar el uso de argot permite que el diagrama sea fácil de entender (Consejo: Si se tienen dudas, es bueno probar el diagrama con alguien externo al proyecto.) 
  • Sé consistente. Cuando se utilizan formas, fuentes, colores y nombres de forma consistente durante el diagrama, el público puede entenderlo de forma más fácil.  
  • Contrasta. Utilizar colores de forma consistente es algo fundamental, pero no es necesario utilizar el mismo color o el mismo tono para cada forma. Si se utilizan distintos colores, se pueden resaltar pasos o acciones y al utilizar fuentes en colores que resalten del fondo, el diagrama será más fácil de leer. 
  • Utiliza un creador de diagramas de flujo. Al incluir plantillas, control de versiones, colaboraciones y la opción de editarlas en cualquier momento, pueden ayudar a probar los nuevos diseños y crear y gestionar tus propios diagramas según se ajuste a tus horarios y necesidades.   

Integra tu diagrama de flujo 

Ya sea que se requiera tomar una decisión, explicar un proceso o compartir datos con el CEO de la empresa, anexar diagramas de flujo a otras aplicaciones y herramientas de la compañía puede aumentar de forma exponencial la productividad. Al utilizar un creador de diagramas de flujo y herramientas de productividad se puede agregar contenido para los diagramas de todo tipo de fuentes incluyendo documentos, archivos y redes sociales.  

De igual forma, se puede considerar el integrar los diagramas de flujo a herramientas de inteligencia empresarial (BI, por sus siglas en inglés), lo que permitirá al equipo interactuar con los datos y contar una mejor historia. Al combinar los diagramas de flujo con las herramientas de BI, se puede transformar los datos en gráficas visuales atractivas, crear reportes interactivos, explorar datos de forma más detallada y obtener información que permita tomar decisiones rápidas e informadas.  

Existen muchas nuevas formas para crear diagramas de flujo e innovar en el negocio. Para saber más, consulta esta guía paso a paso  para automatizar los diagramas de flujo a partir de datos estructurados en hojas de cálculo y acercarse a herramientas para diagramas de flujo modernos y actualizados.  

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