Cinco trucos para maximizar la productividad de tu equipo mientras trabajas desde casa

Como propietaria de una pequeña empresa de Create &Cultivate, una plataforma en línea y una serie de eventos sin conexión para mujeres que buscan crear y cultivar la carrera de sus sueños, me enorgullezco de construir una estrecha cultura de colaboración de oficina. Como un equipo pequeño (debido a la naturaleza de nuestro trabajo) estábamos acostumbradas a viajar juntas, trabajar los fines de semana y organizar eventos a gran escala. 

Cuando cambiamos al trabajo desde casa a tiempo completo, nuestro equipo tuvo que hacer ajustes importantes y encontrar nuevas formas de mantener disponibles las líneas de comunicación en toda la organización y al mismo tiempo mantener la moral de los empleados. Mantener la productividad es un desafío durante los mejores momentos y todavía más en el entorno actual. 

En los últimos meses, descubrí un par de trucos que, como equipo, pudimos implementar para impulsar la productividad de nuestro negocio.  

Aprovecha al máximo tus horas de “trabajo” al tomar descansos periódicos y reducir las distracciones

Inicialmente, después de que nuestro equipo realizó la transición completa al trabajo desde casa, estábamos tratando de operar de la misma manera que lo haríamos si estuviéramos en la oficina. La diferencia fue que se reemplazó una rápida conversación de pasillo de cinco minutos para solucionar un problema por una completa reunión mediante videoconferencia de treinta minutos o una oleada de mensajes y chats. Estas sesiones extendidas condujeron inevitablemente a una avalancha de comunicación, además de días completos de reuniones consecutivas. 

Rápidamente me di cuenta de que esto no dejaba tiempo para pensar mucho o para “trabajar”, y mi productividad comenzó a verse afectada. Se hizo evidente que necesitaba reorganizar mi día, incluso los momentos para “preparar el almuerzo”; de lo contrario, era fácil quedar atrapada en la computadora de 7 a. m. a 7 p. m. sin ningún descanso

Para las propietarios de pequeñas empresas, nuestro negocio es nuestro medio de vida, y ahora más que nunca, existe una presión extrema para cumplir y operar a la velocidad normal, pero primero debes presentarte tú misma.  

  • Reserva tiempo personal en tu calendario. Cuando ya no estábamos trabajando en la oficina, era como si las horas no significaran nada y los límites hubiesen desaparecido. La forma en que las restablecimos fue al agregar bloques de tiempo a nuestro calendario. Durante ese período, podía salir a caminar, almorzar y tomarme un momento para mí, lo cual era fundamental para aclarar mi mente antes de volver al trabajo. Al programar horarios de NO MOLESTAR, pude equilibrar mi familia, mi vida y mi trabajo de manera más eficiente. Si no planificara esto a propósito y tratara de conseguirlo, me desmotivaría y las tareas requerirían más tiempo del necesario. Al contar con estos bloques de tiempo del calendario, nuestro equipo mantiene una sensación de cordura y tiene la posibilidad de alejarse de la computadora para que podamos volver renovadas y listas para comenzar. 
  • Minimiza las distracciones mientras trabajas. Le recomiendo a mi equipo que establezca su estado de chat en No molestar, lo que entrega tiempo para un trabajo productivo. Con el aumento de las videollamadas y las conversaciones por mensajería instantánea, pasamos gran parte de nuestro día comunicándonos en lugar de trabajar. En una oficina, alguien puede ver que la puerta está cerrada, pero en casa, no existe una puerta virtual para hacer lo mismo. Entonces, cuando tengo proyectos o propuestas importantes, configuro mi estado en No molestar para no recibir notificaciones que distraigan ni que aparezcan solicitudes ad-hoc mientras trato de concentrarme. Descubrí que esto me ha ayudado a terminar las tareas más rápido y a mantener el enfoque y la motivación. 

Maximiza el uso de la nube

El diseño es una parte considerable de Create & Cultivate. A diario desarrollamos nuevas obras creativas que requieren una amplia retroalimentación y colaboración entre departamentos. Recuerdo los primeros días cuando no estábamos en la nube, y el camino hacia la aprobación creativa era agotador. Recibía un archivo, enviaba un correo electrónico con todas mis notas y así sucesivamente hasta que las conversaciones de correo electrónico se tornaban largas y complicadas, y el control de versiones pasaba a ser un problema. 

Como mantener nuestros documentos en un solo lugar, ahorramos mucho tiempo al eliminar la necesidad de revisar el correo electrónico una y otra vez para encontrar ese viejo comentario y asegurarnos de que estamos trabajando en la última versión. El trabajo desde casa ha demostrado el valor de operar mediante una solución basada en la nube, especialmente la capacidad de crear documentos en conjunto. 

La directora creativa adjunta y yo revisaremos presentaciones creativas simultáneamente. Puedo colocar las imágenes que necesita para diapositivas específicas y ella puede darles formato en tiempo real. Al mismo tiempo, puedo seguir trabajando y dejarle notas en la diapositiva 9 mientras ella trabaja en la diapositiva 7 terminando la copia, por ejemplo. Al agrupar el proceso, podemos hacer que nuestro tiempo en conjunto sea lo más eficiente posible, ya que ambas somos capaces para abordar el mismo documento al mismo tiempo. 

Graba las reuniones para ahorrarles tiempo a los otros 

En este nuevo entorno de teletrabajo, las personas se enfrentan a múltiples responsabilidades. A menudo, esta situación les impide asistir a la misma cantidad de reuniones que hubiesen podido si hubiesen estado en la oficina. Los padres tienen que educar a sus hijos en casa, los cónyuges tienen que compartir un espacio de trabajo y las reuniones podrían coincidir en horario, además de los muchos otros factores que todos tenemos que enfrentar cada día. El hecho de tener que hacer malabarismos con estas responsabilidades, nuevas y antiguas, dificulta el acceso a algunas llamadas.  

Debido a todo esto, mi equipo comenzó a grabar las reuniones. Ahora, no tenemos que entrar en pánico si nos perdemos una llamada, o una parte de esta, ya que podemos ponernos al día en nuestro propio tiempo. 

No tenemos que confiar en el resumen que realice alguien más de nuestro equipo. Al mirar la grabación, podemos retroceder y volver a revisar lo que nos perdimos durante esos cinco minutos mientras tu hijo tenía una crisis, o cuando el conductor de Uber Eats llamó a nuestra puerta.    

Implementa un saludo diario

Cuando todas estábamos en la oficina, nuestra cadencia habitual de reunión era ligera, ya que podíamos hablar en voz alta al otro lado de la habitación o llamar la atención a nuestra compañera de junto si teníamos una pregunta. Rápidamente nos dimos cuenta de que una vez que hicimos la transición al trabajo remoto, esta cadencia no funcionaba, ya que sucedían muchas cosas a diario. Además de eso, nos faltaban las conversaciones informales que se tienen en un entorno de trabajo presencial. 

Con todas las variables desconocidas, implementamos un saludo al final del día para conocer nuestro avance como equipo hacia los entregables urgentes. También descubrimos que estas bases de contacto diarias no necesitaban extenderse por una hora. Al tener saludos periódicos más breves, nuestro equipo no necesita ocupar una gran parte de su día. 

Sin embargo, todas se mantienen informadas sobre lo que está sucediendo. Las conexiones diarias nos ayudan a mantenernos enfocadas en la tarea y a ser más productivas, a la vez que proporcionan una forma rápida de solucionar problemas y adelantarnos a posibles obstáculos para evitar retrasos en el progreso. 

Mantén viva la cultura de oficina y la moral del equipo alta

Los equipos felices son más productivos, y mantener la moral durante estos tiempos inciertos es la prioridad de Create & Cultivate. Cuando trabajábamos de forma presencial, era mucho más fácil mantener el ánimo porque podíamos hacer eventos en persona, como happy hours todos los jueves, con invitados especiales, buena comida y excelentes conversaciones. 

Gracias a estos happy hours, se nos ocurrieron algunas de nuestras mejores ideas para eventos. Queríamos hallar una manera de mantener esta conexión social y mantenernos conectadas, por lo que pasamos a organizar dos happy hours virtuales a la semana para llevar a cabo sesiones de lluvia de ideas informales mediante el chat de video. Hemos descubierto que, especialmente en estos tiempos difíciles, estos momentos de cierta ligereza con nuestro equipo nos han ayudado a compensar la falta de tiempo cara a cara, a la vez que mantenemos el pulso sobre cómo se están acostumbrando las personas al nuevo entorno. 

Otra técnica que hemos utilizado para elevar la moral son los correos electrónicos semanales, con consejos y sugerencias para el equipo, que van desde con qué programas de televisión hacer un maratón el fin de semana hasta ideas de ejercicios para realizar en el hogar. La comunicación ayuda a recordarles que todas estamos juntas en esto y refuerza ese sentimiento de camaradería en equipo.  


Durante estos tiempos sin precedentes, es más importante que nunca volver a evaluar y adaptar nuestros flujos de trabajo para que se ajusten a la realidad actual del teletrabajo. Lo que impulsó la productividad y la moral en nuestro entorno de oficina tradicional puede no necesariamente funcionar de la misma manera hoy. Pero, sí es posible realizar cambios sencillos. Como propietaria de una pequeña empresa, descubrí que estos trucos me han ayudado a maximizar mi tiempo y me han mantenido a mí y a mi equipo trabajando eficientemente, sin sacrificar el tiempo personal tan necesario para relajarnos y recobrar energía. 

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