Por Sam Marshall, autor invitado de Microsoft
Si eres parte de una organización en crecimiento, tal vez encuentres que las cosas que solían ser sencillas cuando todos estaban en la misma oficina, ahora se tornaron frustrantes.
A medida que las personas están más dispersas, trabajan desde casa o se ubican en múltiples plantas, es más difícil coordinar actualizaciones y noticias. Algunas personas desaparecen de las listas de correo y otras empiezan a quejarse porque no pueden encontrar el documento correcto. Todos estos son signos de que necesitas una intranet.
Puedes pensar en una intranet como un sitio web privado. Funciona como el mejor lugar para encontrar noticias, buscar información y compartir. Las cinco razones principales para obtener una intranet son las que siguen:
1) Comunicarse de forma eficiente. Las listas de correo solo funcionan hasta que la gente se queja de recibir demasiados mensajes o hasta que un anuncio importante pasa desapercibido al quedar sepultado debajo de actualizaciones triviales. Una intranet te permite retomar el control porque puedes fijar la noticia principal en la parte superior de la página.
Esas actualizaciones administrativas sobre el estacionamiento o las actualizaciones de TI seguirán ahí, pero puedes mantenerlas apartadas y sacarlas de las bandejas de entrada.
2) Colaborar de forma efectiva. Si sigues usando discos compartidos y adjuntos de correo para trabajar en documentos de forma conjunta, tal vez te haya sucedido que alguien se pasara toda la noche trabajando en actualizaciones de la versión equivocada del documento.
Eso no tendría por qué suceder. La mayoría de las intranets modernas te ofrecen un lugar donde múltiples personas pueden trabajar en un mismo archivo, y tener siempre la última versión.
Y no solo eso, sino que ofrecen un espacio para el debate para que todos puedan ver los comentarios y acordar lo que se debe hacer.
3) Facilitar la búsqueda de información. Tu intranet puede albergar toda tu valiosa información. Puedes asegurarte de que solo haya una copia y de que todos tengan acceso a las últimas políticas, procedimientos e información del producto. Esto no solo ahorra dinero, sino que puede ser fundamental para el cumplimiento cuando necesitas asegurarte de que se respetan los procesos actuales.
4) Reducir el riesgo. Las personas solo quieren terminar el trabajo. Si usaron una herramienta práctica en su vida personal, tal vez quieran empezar a usarla también para el trabajo. Pero usar herramientas no profesionales para compartir archivos o debatir en grupo supone un riesgo a tu seguridad. ¿Qué pasaría si las personas dejan la empresa y comienzan a trabajar con un competidor, pero siguen teniendo acceso a todos esos archivos? Podrías simplemente bloquear los servicios, pero es mucho mejor ofrecer una intranet como solución debidamente administrada.
5) Reducir los costos de administración. ¿Cuánto tiempo se pierde en una administración ineficiente? ¿En llamadas reiteradas para saber si se completó una solicitud? ¿En correos para solicitar la actualización de registros de RR. HH.? Una intranet te ofrece una forma sencilla de subir formularios online, para que puedas hacer que las cosas se hagan bien en el primer intento.
Configurar una intranet puede ser un proceso rápido y económico. Consulta mi otro artículo para saber cómo elegir el software de intranet adecuado para tu empresa.
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Sam Marshall es el propietario de ClearBox Consulting. Publica tweets como @sammarshall
