Las conferencias telefónicas gratuitas no implican sacrificar la calidad.

La tecnología ha cambiado cómo y dónde trabajamos. Un servicio gratuito de conferencias telefónicas simplifica las comunicaciones de tu empresa al conectar gente desde todos lados, lo que permite que los equipos sigan siendo productivos sin importar dónde se encuentre cada persona. Un estudio reciente concluyó que, desde 2005, quienes trabajan habitualmente en casa han aumentado aproximadamente un 173 por ciento. Además, dadas las actuales exigencias de distanciamiento social a nivel mundial, las empresas se enfrentan a un aumento sin precedentes en los empleados que trabajan de forma remota. 

No es muy probable que esta tendencia de trabajar remotamente se detenga. Según un estudio de LinkedIn, el 82 por ciento de los trabajadores quiere trabajar desde casa al menos un día a la semana, mientras que el 57 por ciento quiere hacerlo tres o más días a la semana. Dirigir un negocio es difícil y el margen de error es escaso. 

El auge del trabajo remoto ha aumentado la necesidad de comunicarse rápida y fácilmente con los compañeros de trabajo, lo que hace que sea fundamental encontrar las herramientas de productividad adecuadas. El correo electrónico, la mensajería instantánea y las videoconferencias gratis tienen sus usos en el mundo de los negocios y las conferencias telefónicas son, con frecuencia, el principal medio de comunicación corporativo para los equipos dispersos. 

Evalúa tus requisitos 

Probablemente te cueste creer que haya algo gratis actualmente, pero sí existen servicios gratuitos de conferencias telefónicas. Es importante tener en cuenta que un servicio de este estilo es beneficioso para empresas de todos los tamaños, desde emprendimientos y pequeñas y medianas empresas (PYMES) a incluso corporaciones de nivel empresarial. 

Cada servicio gratuito de conferencias telefónicas ofrece distintas características y funcionalidades, por lo que te puede llevar un tiempo encontrar el servicio adecuado. Para empezar, evalúa las necesidades específicas de tu negocio. El software de productividad que permite que te integres con otras herramientas, como videoconferencias gratuitas o incluso pantallas compartidas gratis, puede simplificar tu trabajo y hacer que tus reuniones sean más productivas. Tener una herramienta de productividad conectada e integrada resulta importante, porque trabajar con herramientas desconectadas puede ser costoso debido a los datos dispersos, la gestión deficiente del tiempo y los altos costos operativos.   

En general, las conferencias telefónicas gratuitas te pueden ahorrar tiempo, esfuerzo e incluso dinero a tu empresa. Esta herramienta de comunicación en tiempo real te ayuda a mantener los equipos al día con las comunicaciones internas y externas. Son especialmente útiles cuando surgen asuntos urgentes, lo que te permite configurarlas para conectarte rápida y fácilmente con cualquier persona, en cualquier lugar, en cualquier momento. Sin tarifas mensuales y con una reducción en los costos de viaje, los emprendimientos y las pequeñas empresas puedan conservar el dinero donde más lo necesitan: como capital circulante.   

Todas las empresas tienen preocupaciones financieras. Para los emprendimientos y las PYME, se trata de garantizar un gasto moderado. En el caso de corporaciones de tamaño empresarial, es el gasto no identificado. 

Las empresas deben controlar los gastos no identificados, porque pueden representar un alto porcentaje de sus gastos. Un servicio gratuito de conferencias telefónicas puede brindar a una empresa la capacidad de disminuir los gastos no identificados, con el beneficio adicional de permitir que varios equipos prueben la funcionalidad y la implementación en toda la organización sin la molestia que implican los contratos complicados o las tarifas mensuales.  

Mitos sobre las conferencias telefónicas gratuitas 

1. La calidad de las conferencias telefónicas gratuitas es deficiente

Ante todo, la calidad es imprescindible. Contrariamente a la creencia popular, la calidad no suele ser un problema con los servicios gratuitos de conferencias telefónicas. La mayoría de las veces, estos servicios pueden ser tan buenos como sus contrapartes de pago, aunque pueden surgir problemas. Complicaciones como el volumen bajo, el siseo, las interrupciones de sonido y el desvanecimiento se deben por lo general a una mala conexión a Internet y no al servicio mismo.  

Te puedes preparar y así asegurarte de que tendrás una llamada con la mejor calidad posible. Aquí hay algunos consejos útiles.  

  • Asegúrate de estar en un lugar tranquilo 
  • Prueba tu conexión a Internet antes de la llamada para ver si es estable 
  • Usa una cámara web y un micrófono de alta calidad 
  • El micrófono tiene que estar lejos de otros dispositivos electrónicos para que no haya problemas de ruidos o sonido nos deseados 

2. Las empresas no deberían usar conferencias telefónicas gratuitas 

Muchos servicios gratuitos de conferencias telefónicas son de nivel empresarial y ofrecen calidad de audio HD, así como números de teléfono de alcance mundial.  

En 2018, más de la mitad de las empresas mexicanas sufrieron ciberataques, por lo que no sorprende que la seguridad sea una de las principales preocupaciones de las empresas. Los controles de seguridad pueden marcar la diferencia entre mantener una conversación privada o poner en peligro los datos de tu empresa. Por lo tanto, los servicios gratuitos de conferencias telefónicas tienen consideradas estas inquietudes. 

La mayoría de las personas no se da cuenta de que muchos de los servicios gratuitos de conferencias telefónicas cumplen o incluso superan los estándares de seguridad a nivel industrial. Según las necesidades de tu empresa, ya sea que se trate de encriptación, la capacidad de restringir a los asistentes o incluso la autenticación multifactor, es frecuente que la seguridad se pase por alto, pero no debido a los servicios gratuitos de conferencias telefónicas.  

Sin compromisos 

Como hemos visto, un servicio gratuito de conferencias telefónicas no significa que tengas que comprometer aspectos importantes para que una herramienta de llamadas de conferencia sea exitosa para tu empresa. Cualquiera sea el servicio que elijas, querrás asegurarte de que te ofrezca calidad y seguridad. 

Y lo que es más importante, querrás saber si es capaz de acompañar el crecimiento de tu negocio. A medida que tu empresa crezca, es probable que las herramientas de productividad que necesites cambien. Cuando pienses en pasar de un servicio gratuito de conferencias telefónicas a un servicio de pago, échale un vistazo a este artículo sobre cuándo cambiar de servicios de conferencias telefónicas.  

Primeros pasos con Microsoft 365

Es el Office que conoces, más las herramientas para ayudarte a trabajar mejor juntos, para que puedas mejorar la productividad en cualquier momento, en cualquier lugar.

Comprar ahora
Contenido relacionado
Tecnología empresarial

3 formas de utilizar las herramientas de videoconferencias para mejorar los negocios

Más información
Tecnología empresarial

5 formas en que el alojamiento de correo electrónico en la nube es imprescindible para tu negocio

Más información

Ideas para negocios no constituye asesoramiento profesional financiero ni impositivo. Debes comunicarte con un profesional de finanzas o impuestos para debatir tu situación.