Aprovecha al máximo las videoconferencias gratuitas

El mundo en el que trabajamos cambia constantemente, y ahora, más que nunca, los equipos están dispersos y los empleados trabajan de forma remota. En los últimos diez años, el crecimiento del trabajo remoto ha aumentado en un 91 %, así como nuestra necesidad de herramientas de productividad que nos permitan colaborar en tiempo real.  

La comunicación cara a cara es una herramienta poderosa. Aproximadamente el 55 % de la comunicación corresponde al lenguaje corporal, el 38 % al tono y el 7 % a las palabras habladas. Estudios recientes apuntan al hecho de que el 84 % de las personas prefieren las reuniones remotas. 

Aun así, casi la totalidad de las personas cree que las reuniones cara a cara son esenciales para las relaciones comerciales a largo plazo. Por lo tanto, comunicarse a través de videoconferencias gratuitas ayuda a satisfacer las necesidades de los trabajadores y equipos remotos de interacción cara a cara, al tiempo que ayuda a mejorar la comunicación y la comprensión entre los participantes de una videoconferencia.  

¿Por qué elegir un servicio gratuito de videoconferencias?

Las videoconferencias gratuitas no son nuevas, son un estándar comercial en muchas industrias y, generalmente, están disponibles como parte de una plataforma de comunicaciones unificadas. Es una excelente herramienta para reuniones y colaboración con compañeros de trabajo, y con el aumento de los trabajadores remotos, su uso está experimentando un alza. Pero, ¿quién puede beneficiarse del uso de videoconferencias gratuitas? Las empresas pequeñas, los emprendedores e incluso las empresas grandes.  

Ser una empresa pequeña o un emprendedor no es fácil. Cada peso importa, por lo que invertir en hardware o software costosos no suele ser una opción. Las videoconferencias gratuitas son una excelente manera para que estas empresas aprovechen las herramientas de colaboración de primer nivel con poca o ninguna inversión. Para las empresas, el beneficio proviene de probar múltiples programas gratuitos de videoconferencias para saber qué productos satisfacen las necesidades de la empresa. 

Funciones esenciales de las videoconferencias que se deben buscar

Las funcionalidades de un programa gratuito de videoconferencias son vitales y difieren de un programa a otro, pero ¿estás aprovechando al máximo el tuyo?  

Estas son algunas características que pueden diferenciar a un producto de otro:  

Pantalla compartida  

¿Buscas una manera de aumentar la productividad en tus reuniones? Si estás utilizando las videoconferencias gratuitas, es probable que tú o alguien con quien trabajes se encuentre en una ubicación remota. La pantalla compartida y la videoconferencia ayudan a mantener a los equipos conectados mientras hacen que la colaboración en tiempo real sea fácil y eficaz. Les permite a los asistentes de la reunión ver lo mismo, lo que garantiza que todos estén en la misma página. 

Uso compartido de documentos 

Asegúrate de que el programa gratuito de videoconferencias que elijas cuente con capacidades para compartir documentos. El uso compartido de documentos elimina la necesidad de enviar los documentos por correo electrónico antes o después de la reunión. Con esta función, puedes darles acceso instantáneo a los participantes a documentos y presentaciones relevantes durante la reunión. Como beneficio adicional, ayuda a que la reunión se desarrolle sin problemas y el tema no se desvíe. 

Controles de moderador 

Las videoconferencias en línea pueden incluir dos o cien (o más) personas, por lo que es fundamental contar con controles específicos. Todos hemos estado en una llamada en la que alguien olvida silenciar el micrófono, lo que distrae y puede entorpecer rápidamente el impulso de una reunión. Con los controles de moderador, el responsable de la reunión tiene la facultad de hacerse cargo cuando sea necesario. Busca la capacidad de silenciar y activar el micrófono de los participantes a fin de eliminar a los participantes que no deberían estar allí.  

Capacidades de chat de texto 

Las capacidades de chat de texto permiten a los participantes colaborar, hacer preguntas, participar, etc., sin interrumpir el flujo de la reunión. Ya sea que se trate de un mensaje privado a una persona o se dirija a un grupo completo, el chat de texto es una característica de alto valor.  

Consejos para una videoconferencia gratuita exitosa 

Prepárate 

  • Debes saber cómo usar el programa y sus funcionalidades. El dominio de la herramienta te ayudará a controlar mejor la reunión, lo que proporciona una mejor experiencia para todos los participantes. 
  • La causa de la mala calidad de las llamadas de audio y video generalmente es la conectividad. Asegúrate de tener una conexión a Internet estable y evitar errores vergonzosos.   

Asegúrate de que sea segura

  • Cada 39 segundos se produce un ataque de seguridad. Y las videoconferencias no son inmunes a los ataques de los hackers. Puedes evitar este problema si te aseguras de que el programa que estás utilizando ofrece cifrado.  
  • No siempre una amenaza externa es la que puede arruinar tu día. Asegúrate de eliminar toda la información confidencial o de tu propiedad del fondo o usa un desenfoque del fondo si el programa gratuito de videoconferencias lo ofrece.  

Trabaja de forma más inteligente 

  • Independientemente de la herramienta que utilices, asegúrate de que mejore (no inhiba) la capacidad de tus equipos para trabajar de manera más inteligente. Si las videoconferencias gratuitas no ofrecen oportunidades para participar y colaborar, puede que no sea la herramienta adecuada.  

El valor de la videoconferencia gratuita 

La forma en que trabajamos cambia casi a diario, pero la necesidad de comunicarse cara a cara sigue siendo una parte importante de la experiencia humana. La videoconferencia gratuita nos ayuda a cerrar la brecha y establecer conexiones con compañeros de trabajo de todo el mundo. 

Cuando nos ven, nos sentimos escuchados y nos comunicamos de manera natural, incluso con lenguaje verbal y no verbal. Con cada vez más empleados que trabajan de forma remota o en diferentes ubicaciones de oficina, las videoconferencias gratuitas seguirán siendo una herramienta valiosa que todos en el mundo de los negocios utilizarán, solo asegúrate de aprovecharlas al máximo. 

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