En el complejo entorno empresarial actual, hacer un seguimiento de todas las partes móviles de una pequeña empresa puede ser difícil. Pero la metodología Agile es un enfoque de administración de proyectos que le da a su equipo el enfoque para lograr sus objetivos empresariales.
¿Qué es la metodología Agile en la administración de proyectos?
El método Agile es un proceso de administración que le permite a usted y a su equipo responder a la naturaleza cambiante de los negocios. Utiliza secuencias de trabajo iterativas, que también se conocen como sprints.
En el corazón de cualquier administración de proyectos Agile está el trabajo. Mantener el enfoque en el proyecto permite a los equipos reflexionar sobre las necesidades inmediatas habitualmente y ajustar el rumbo según sea necesario. Seguir el estilo Agile también ayuda a crear un entorno más eficiente, sostenible y de apoyo que hace que sea más fácil para todos entregar su mejor trabajo.
Pero, como todo, Agile no ofrece un camino único para el éxito. Con Agile, hay opciones, así que echemos un vistazo a dos metodologías populares, Scrum y Kanban, para que pueda decidir cuál es la mejor para su equipo. Además, exploraremos un enfoque híbrido para la administración de proyectos en el que Agile se encuentra con Waterfall (que es un enfoque diferente y más rígido que Agile).
Usar Agile Scrum
Agile Scrum funciona para proyectos que se ajustan a sprints de una a dos semanas. La metodología Agile Scrum le brinda a usted y a su equipo el poder de compartir responsabilidades con otros a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Los equipos Scrum suelen ser pequeños, con solo tres roles estándar:
- Dueño del producto: la parte interesada clave del proyecto define la visión del proyecto, administra el trabajo atrasado, asigna dependencias, prioriza las necesidades, prevé las necesidades del cliente y actúa como enlace entre el equipo y el cliente.
- Scrum Máster/Gerente de proyecto: dirige el equipo y trabaja para organizar reuniones, supervisar el progreso y eliminar cualquier obstáculo para terminar el trabajo.
- Equipo: contribuyentes individuales o un grupo autogestionado sin líder formal. El equipo utiliza su experiencia y recursos para lograr los objetivos del proyecto.
La metodología Agile Scrum es ágil, rápida y simple, pero no es para todos ni para todos los proyectos. Revisemos algunos de sus pros y contras:
Pros de Agile Scrum
- La retroalimentación constante del cliente o parte interesada ayuda al equipo a comprender las necesidades y a ajustarse en consecuencia
- La responsabilidad compartida puede ayudar a los equipos a hacer más cosas en menos tiempo
- Hace a todos responsables, lo que mantiene la motivación alta
- Los problemas pueden abordarse y resolverse durante las reuniones diarias
- El desarrollo rápido significa que los proyectos se pueden impulsar rápidamente
Contras de Agile Scrum
- Requiere un equipo capacitado, experimentado y comprometido
- El tiempo ajustado significa que si alguien se enferma o se va a mitad del proyecto, es probable que haya demoras
- Los cambios constantes pueden llevar a un problema de alcance y a retrasos: programar reuniones diarias puede ser difícil
- Si los miembros del equipo están en múltiples proyectos se pueden retrasar los entregables, ya que sus prioridades cambian.
¿Qué es Agile Kanban?
A diferencia de Agile Scrum, que se enfoca en líneas de tiempo cortas, la metodología Agile Kanban no tiene sprints de longitud fija. Esto significa que el trabajo es continuo y también lo es la entrega del producto.
En teoría, un tablero Agile Kanban (o tablero de tareas) no mostrará una línea de tiempo para un proyecto o tarea. En su lugar, simplemente debe mostrar el elemento y cuándo finaliza ese entregable. Un lanzamiento se puede realizar sin tener que esperar un hito.
Además, no hay roles establecidos. No hay un “maestro Kanban” que hace que todo funcione sin problemas. En cambio, todo el equipo es dueño del tablero y deben ser ágiles y capaces de adaptarse a las prioridades cambiantes.
Con su estructura más flexible, Kanban puede ayudar a fomentar la colaboración, o puede crear caos. Es fundamental tener un equipo que sea comunicativo, comprometido y motivado. Asegúrese de echar un vistazo a algunos de los pros y los contras de Kanban antes de decidir si es adecuado para usted.
Pros de Agile Kanban
- Los paneles Agile Kanban se limitan estrictamente a la cantidad de trabajo en progreso, lo que puede ayudar a mantener a su equipo enfocado en lo que es importante
- Se pueden agregar nuevos elementos siempre que haya capacidad disponible (no solo cuando se completen todas las tareas)
- No es necesario realizar reuniones diarias.
- Brinda a los miembros del equipo la capacidad de cambiar de dirección si es necesario, sin afectar un plazo
- Cuando termina el trabajo, se puede lanzar, lo que permite realizar mejoras continuas
Contras de Agile Kanban
- Sin plazos, puede que los miembros del equipo no sientan una sensación de urgencia o la necesidad de completar una tarea
- Ninguna persona es responsable de asegurarse de que el equipo se alinee con los objetivos y procedimientos recomendados
- Sin un dueño, los tableros pueden volverse demasiado complicados y quedar obsoletos, lo que genera problemas de desarrollo y confusión
Un enfoque híbrido: Agile + Waterfall
Si su proyecto o estilo de trabajo no se ajusta a una metodología Agile, infundirlo con un modelo Waterfall podría ser justo lo que necesita. La metodología Waterfall es simplemente una lista de actividades del proyecto, dividida en fases secuenciales lineales. Cada fase depende de los entregables de la anterior.
Al combinar esta metodología Waterfall tradicional con los mecanismos de retroalimentación integrados en la administración de proyectos Agile, puede descubrir problemas durante el desarrollo y abordarlos rápidamente. Algunos escenarios que podrían beneficiarse de un enfoque híbrido incluyen:
1. Tiene un proyecto corto con entregables definidos y un presupuesto fijo, mediante el uso de la estructura de Waterfall y con la velocidad y el trabajo en equipo que caracterizan a la administración de proyectos Agile. Este enfoque le permite dividir el proyecto en partes más pequeñas, fomentando una mayor colaboración entre el equipo y el cliente/la parte interesada, y lo más importante, crear un producto que cumpla con sus promesas
2. Tiene un proyecto que debe representar a una gran variedad de partes interesadas, mitigar los riesgos y completase dentro de un plazo acotado. Si bien un enfoque Agile es excelente para limitar los riesgos y cumplir con las fechas límite, una solución Waterfall suele ser la mejor opción para incorporar información y retroalimentación de diversas partes interesadas, y al usar una solución híbrida, puede satisfacer ambas necesidades fácilmente.
Pros del enfoque híbrido
- Debido a que la planificación sigue la metodología Waterfall, los equipos pueden obtener información valiosa sobre los requisitos del proyecto y ofrecer estimaciones más precisas de tiempo y costos
- El trabajo se realiza en segmentos pequeños e iterativos, lo que facilita la adaptación a las necesidades y los requisitos cambiantes
- Fomenta la colaboración entre equipos y partes interesadas
- Permite plazos y presupuestos fijos
Contras del enfoque híbrido
- Puede parecer restrictivo para quienes acostumbran usar un enfoque Agile más flexible
- El equipo debe estar comprometido con un enfoque de colaboración
- Requiere un gerente de proyecto calificado para definir y asignar sprints
- Demasiadas partes interesadas y cambios en el camino pueden causar superación del presupuesto e incumplimiento de plazos
En pocas palabras: la administración de sus proyectos es obligatoria. Esto se aplica si tiene un equipo grande o pequeño, un proyecto grande que puede ejecutarse durante meses o algo que solo puede llevar una semana. Desde las soluciones Scrum hasta los tableros Kanban y el enfoque bimodal Agile + Waterfall, la administración de proyectos Agile le brinda la flexibilidad de elegir lo que es correcto para el proyecto, para que pueda entregar su mejor trabajo.
